பத்திரங்களை பத்திரமாக வைத்துக்கொள்ள யோசனைகள்

சொத்தின் உரிமையாளரை ஊர்ஜிதப்படுத்தும் ஆவணங்களில் அதிமுக்கியத்துவம் வாய்ந்ததாக அமைந்திருப்பவை பத்திரங்கள். சொத்தை விற்பனை செய்தவரிடம் இருந்து நமது பெயருக்கு பதிவு செய்யப்படும் ஆவணமான பத்திரங்களை பத்திரமாக பாதுகாக்க வேண்டியது அவசியம். கிரய பத்திர பதிவு செய்வதோடு நில உரிமைக்கான ஆவண மாற்றம் முடிந்து விடுவதில்லை.

சரிபார்ப்பு

அதில் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும் விஷயங்கள் அனைத்தும் சரிதானா? என்பதை உறுதி படுத்துவது அவசியம். இடத்தின் நான்கு பக்க அளவுகள், சர்வே எண் விவரங்கள், விற்பனை செய்தவரின் புகைப்படம், கையொப்பம், அரசு முத்திரை, அலுவலரின் கையொப்பம் உள்ளிட்ட அனைத்து விவரங்களையும் சரிபார்த்துக் கொள்ள வேண்டும்.

பத்திரங்களை சார்ந்த இதர விவரங்கள் அனைத்தும் சரியாக குறிப்பிடப்பட்டிருக்கிறதா? அவை பிழை இல்லாமல் எழுதப்பட்டிருக்கிறதா? என்பதையெல்லாம் சரிபார்த்து கொள்வதோடு நின்று விடக்கூடாது. பத்திரம் எப்போதும் நம்மிடம் பத்திரமாக இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக்கொள்ள வேண்டும்.

பாதுகாப்பில் கவனம்

அதாவது சிதிலமடையாமல் பாதுகாப்பாக பராமரிக்கிறோமா? என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். சிலர் பத்திரப்பதிவு செய்த நிம்மதியோடு பத்திரத்தை ஏதாவது ஒரு இடத்தில் பாதுகாப்பாக வைத்து விடுவார்கள். அத்தகைய பாதுகாப்பிலும் கவனிக்க வேண்டிய விஷயம் இருக்கிறது. பத்திரங்களை அடிக்கடி எடுத்து பார்க்க வேண்டும்.

அப்படியே ஓரிடத்தில் நீண்ட நாட்கள் இருந்து கொண்டே இருந்தால் பத்திரத்தின் பக்கங்கள் பழமையாகி சிதிலமடைய கூடும். அதிலும் பருவ காலத்திற்கு ஏற்ப பத்திரங்களையும் எடுத்து தூசு தட்ட வேண்டியது அவசியம். குறிப்பாக மழை, குளிர் காலங்களில் ஈரப்பதம் தொற்றிக்கொள்ள வாய்ப்பிருக்கிறது.

சூரிய வெளிச்சம் பரவட்டும்

ஆரம்பத்தில் அது வெளிப்படையாக தெரியாமல் இருக்கும். குளிர்ச்சி தன்மை பேப்பர்களை சிதிலமடைய வைத்து விடக்கூடும். ஆதலால் ஒரே இடத்தில் அப்படியே இருந்தால் ஒரு பக்கத்தின் மீது மற்றொரு பக்கம் ஒட்டிக்  கொள்ளும் போது அதில் ஈரப்பதம் படர்ந்திருந்தால் பாதிப்பு ஏற்பட வாய்ப்பிருக்கிறது. ஆதலால் பத்திரங்களில் அவ்வப்போது சூரிய வெளிச்சம் பரவும்படி பார்த்துக்கொள்ள வேண்டும்.

ஓய்வாக இருக்கும் சமயங்களில் பத்திரங்களின் ஒவ்வொரு பக்கங்களையும் தனித்தனியாக பிரித்து எடுத்து சூரிய ஒளியில் படுமாறு சிறிது நேரம் உலர்த்துவது அவசியமானது. லட்சக்கணக்கில் செலவு செய்து வாங்கும் சொத்துக்கு ஆதாரமான ஆவணங்கள் விஷயத்தில் அசட்டையுடன் இருக்கக்கூடாது. பத்திரங்களை பாதுகாப்பாக வைத்திருக்க வேண்டும் என்பதற்காக அவைகளை லேமினேஷன் செய்வதற்கு முக்கியத்துவம் கொடுக்கக்கூடாது.

தனியாக பராமரிக்க வேண்டும்

அதனால் பின்னாளில் ஏதேனும் பாதகம் ஏற்பட வாய்ப்பிருக்கிறதா? என்று சிந்தித்து முடிவெடுக்க வேண்டும். மேலும் பத்திரங்கள் பத்திரமாக இருக்க வேண்டும் என்ற எண்ணத்தில் அதனுடன் ரசாயன உருண்டை போன்றவைகளை போட்டு வைக்கக்கூடாது. நாளடைவில் அவை பத்திரங்களில் படிந்து சேதப்படுத்த வாய்ப்பு இருக்கிறது.

அதுபோல் பத்திரங்களை வேறு ஏதேனும் பொருட்களுடன் சேர்த்து வைத்தும் பத்திரப்படுத்த கூடாது. அவைகளை தனியாக பைல்களில் போட்டு பராமரிப்பதே சிறந்ததாக இருக்கும். மேலும் ஓரிஜினல் ஆவணங்களை போல் நகல் ஆவணங்களுக்கும் பாதுகாப்பு கொடுக்க வேண்டும். அவை இரண்டையும் ஒன்றாக இணைத்து வைக்கவும் கூடாது. நகல் ஆவணங்களை வேறொரு இடத்தில் தனியாக வைத்து பாதுகாப்பதும் நல்லது.

நகல் ஆவணம்

அவசர தேவைகளுக்கு எடுப்பதற்கு வசதியாகவும் இருக்க வேண்டும். அதுபோல் பத்திரங்களின் சர்வே எண், பத்திரப்பதிவு எண் போன்ற எண் சார்ந்த விவரங்களை தனியாக நோட்டிலோ, டைரியிலோ குறிப்பெடுத்து வைத்துக்கொள்வது நல்லது. மேலும் மனதில் பதிய வைத்து கொள்வதும் நல்லது. திடீரென்று எதிர்பாராத விதமாக ஆவணங்கள் சிதிலமடைந்தாலோ, தொலைந்து போனாலோ நகல் ஆவணங்கள் பெறுவதற்கு எளிதாக இருக்கும்.

மழை வெள்ள பாதிப்பின்போது பல வீடுகளில் புகுந்த தண்ணீர் ஆவணங்களையும் பதம் பார்த்து விட்டது. ஆவணங்கள் சிதிலமடைந்து பாழ்பட்டு போயிருந்தால் உடனே நகல் ஆவணம் பெறுவதற்கு முயற்சிக்க வேண்டும். பிறகு பார்த்துக்கொள்ளலாம் என்று தாமதப்படுத்த கூடாது.

கண்காணிப்பு

பத்திரங்கள் நம்மிடம் பத்திரமாக இருந்தால் மட்டும்போதாது. அரசு ஆவணங்களிலும் அவை நமது பெயரில் தான் தொடர்ந்து இருக்கிறதா? என்பதையும் கண்காணித்து வர வேண்டும். குறிப்பிட்ட ஆண்டு இடைவெளியில் வில்லங்க சான்றிதழ் பெறுவது, அடிக்கடி இணையதளம் வாயிலாக ஆவண சரிபார்ப்பு மேற்கொள்வது போன்றவை தொடர்ந்து கொண்டிருக்க வேண்டும். பத்திரங்கள் தவிர பட்டா, சிட்டா, அடங்கல் போன்ற இதர ஆவணங்களையும் பத்திரப்படுத்துவதோடு சரிபார்த்தும் வர வேண்டும்

டிஜி லாக்கர்

ஆதாரம் : தினதந்தி நாளிதழ்