பொருளடக்கத்திற்கு தாண்டவும் | Skip to navigation

Vikaspedia

பகிருங்கள்
கருத்துக்கள்
  • நிலை: திருத்தம் செய்யலாம்

அலுவலக செய்தித் தொடர்பு

செயலரின் பணிகள் மற்றும் அலுவலகத்தின் செய்தித் தொடர்பு வழிமுறைகள் குறித்து இங்கு விவரிக்கப்பட்டுள்ளன.

செயலர்

செயலரின் பணிகள்

பல சூழல்களில் செயலரின் நிலைமை ஒரு அலுவலக அதிகாரி போன்றதாகும். மற்றபடி அவர் ஒரு மக்கள் தொடர்பு அதிகாரியாகவும் திகழ்கின்றார். மற்றும் மேலாண்மைக்கு ஒரு சிறந்த அறிவுரையாளராகவும் விளங்குகிறார்.

ஒரு அலுவலக அதிகாரியாக அவருடைய பணிகள் பின்வருமாறு உள்ளன.

  1. அலுவலக பணிகளை கண்காணித்தல், ஒருங்கிணைத்தல் மற்றும் கட்டுப்படுத்தல்.
  2. பணியாளர்களுக்கு அலுவலகப் பணியை தேர்ந்தெடுத்தல், நியமித்தல் மற்றும் ஒதுக்கீடு செய்தல்.
  3. அலுவலகத்தில் ஒழுங்கைப் பராமரித்தல். கூட்டங்கள் சம்மந்தமான செயலர் பணிகளை கண்காணித்தல் மற்றும் இன்னபிற.

மக்கள்தொடர்பு அதிகாரியாக, செயலரின் பணிகள் பின்வருமாறு

  1. பணியாளர்களின் விவரங்களை கையாளுதல், வெளியிலிருந்து வருபவர்களை தனியாக வழிநடத்துதல்.
  2. மேலாண்மையின் முடிவுகளை பணியாளர்களுக்கும் தெரிவிக்கும் ஒரு கருவியாக இருக்கிறார்.
  3. மக்கள் தொடர்பை பராமரித்தல். அதாவது பொதுமக்களிடம் நிறும அமைப்பின் நடவடிக்கைகளைப் பற்றிக் கூறுதல்.
  4. பணியாளர்களின் குறைகளை மற்றும் மேலாண்மையின் கொள்கைகள் பற்றி பணியாளர்களின் மாற்று நடவடிக்கைகள் எவையேனும் இருந்தால் அவற்றை மேலாண்மையிடம் தெரிவித்தல்.

செயலர் அவருடைய முக்கியப் பங்கான மேலாண்மைக்கு அறிவுரையாளராக இருத்தலுக்காக அவ்வப்பொழுது அழைக்கப்படுகிறார். இது அவருடைய அந்தஸ்தையும் திறமையையும் பொருத்து அமைகிறது.

நல்ல செயலர்கள் ஆணைகளைப் பெறுபவர்கள் மட்டுமல்லாமல் ஒரு மதிப்புமிக்க அறிவுரையாளர்களாகவும் விளங்குகின்றனர். ஒரு துரிதமான அதிகாரி அல்லது மேலாளர் அவ்வப்பொழுது செயலரை சார்ந்தே இயங்குகிறார், மற்றும் அப்போதைய தகவல்கள் மற்றும் பல விஷயங்களில் அவருடைய கருத்துக்களையும் பெற்றுக் கொள்கிறார். செயலர் மேலதிகாரிக்கு நம்பிக்கை மற்றும் உண்மையை நிலை நாட்டுபவராக இருத்தல் வேண்டும்.

செயலர்களின் பகுப்பு

  • தனிச் செயலர்,
  • அமைப்பு அல்லது மன்றச் செயலர்,
  • ஒரு கூட்டுறவு சங்கத்தின் செயலர்,
  • அரசுத்துறை செயலர்,
  • வெளியுறவுத்துறை செயலர்,
  • ஒரு உள்ளூர் அமைப்பின் செயலர் அல்லது நிறுமச் செயலர்

செயலரின் தகுதிகள்

செயலர்கள் பல்வேறு வகையான பணிகளை செய்ய வேண்டிய நிலையிலிருப்பதால் தங்களுடைய கடமைகளை சரி வரச் செய்ய பல தகுதிகளை பெற்றிருக்கவேண்டும். அவை

  1. சிறந்த பொதுக்கல்வி: ஒவ்வொரு செயலரும் ஒரு சிறந்த மற்றும் சரியான பொதுக் கல்வியைப் பெற்றிருத்தல் வேண்டும். பல்கலைக்கழக பட்டம் ஒரு சிறந்த கல்வித் தகுதியாக கருதப்படுகிறது. மற்றும் இடைநிலைக் கல்விச்சான்றிதழ் ஒரு கீழ்நிலைத் தகுதியாக தேவைப்படுகிறது.
  2. மொழியில் புலமை : ஒரு வெற்றிகரமான செயலராக இருக்க வேண்டுமானால் ஒரு உயர்ந்த தரமான பொதுக்கல்வி தேவைப்படுகிறது. மொழியில் நல்ல திறன் இருத்தல் வேண்டும். மேலும் வணிக கடிதங்களை எழுதவும், அறிக்கைகள், குறிப்புகள் தயாரிக்கவும், நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் கூட்டத்தின் குறிப்புகள் எடுக்கவும் தேவையானதிறன்கள் இருக்கவேண்டும்.
  3. விரிந்த பொது அறிவு செயலர் அறிவில் நன்கு தேர்ந்தவராக இருத்தல் வேண்டும். மேலதிகாரிக்கு அனைத்து வகையான கடமைகளை செய்ய தன்னை ஆயத்தப்படுத்திக் கொள்ள வேண்டும்.
  4. அலுவலக அமைப்பு மற்றும் முறைகளில் தேர்ச்சி : செயலர், இன்றைய அலுவலக மேலாண்மை முறைகளில் சிறந்த செயல்முறை அறிவுபெற்றிருத்தல் வேண்டும்.
  5. கூட்டப் பொது நடைமுறையில் தேர்ச்சி: கூட்டங்களுக்கு தேவையான ஏற்பாடுகளை செய்வது மற்றும் கூட்டங்களை நடத்த தலைவருக்கு உதவி செய்து கூட்டத்தின் நிகழ்வுகளை பதிவு செய்தல், கூட்டத்தை நடத்த பொது நடைமுறையை கடைபிடித்தல் போன்றவையாகும்.
  6. ஆளுமை : திறமையான அலுவலக நடைமுறைக்கு தேவையான பணியாளர்களின் ஒருமித்த ஒற்றுமை தேவைப்படுகிறது. ஒரு செயலர் சிறந்த ஆளுமையை பெற்றிருத்தல் வேண்டும், இதன் மூலம் நல்ல மதிப்பு மற்றும் கீழ்ப் பணியாளர்களிடம் நல்ல நம்பிக்கையை பெற முடியும். அவர் ஒரு உற்சாகமான, சக்தியுள்ள மற்றம் பொறுப்புள்ள திறமையை பெற்றிருத்தல் வேண்டும். ஒரு சிறந்த ஆளுமையானது தலை மற்றும் உள்ளம் சார்ந்த பல தகுதிகளான தன் ஒழுக்கம், தன்னம்பிக்கை, நேர்மை மற்றும் இணைத்தல், தீர்ப்பளிக்கும் திறமை, தன்னடக்கம், திறமை, நல்ல முடிவெடுக்கும் திறன், விழிப்புணர்வு, பொறுப்பு மற்றும் உண்மையாக இருத்தலாகும்.

அலுவலகக் கடிதப்போக்குவரத்து

ஒரு அலுவலக கடிதம் குறிப்புகளின் மற்றும் ஆணைகளின் அடிப்படையில் தயாரிக்கப்படுகின்றது. அலுவலகக் கடிதங்களை எழுத நல்ல அனுபவமும் சிறந்த அறிவாற்றலும் தேவைப்படுகின்றது. ஒரு அலுவலகக் கடிதம் ஒரு தனிப்பட்ட கடிதம் போல அல்லாமல் மிகவும் முறையாக இருப்பதுடன் எந்த விதமான தனிப்பட்ட உறவையும் குறிப்பதில்லை. இது ஒரு வணிகக் கடிதத்திலிருந்தும் மாறுபடுகிறது. ஏனென்றால் வணிகக் கடிதங்களில் அசல் தன்மைக்கான சுவடே இல்லாமல் உள்ளது. அலுவலகக்கடிதம் முறையான மற்றும் மரியாதை நிமித்தமாக சரியான மற்றும் வரையறுக்கப்பட்ட முறையில் உள்ளது. வணிகக் கடிதங்களை எழுத ஆங்கிலத்தில் சிறந்த அறிவாற்றல் இருத்தல் அவசியமானது. ஒரு நல்ல வணிகக் கடிதத்தை வரைவது ஒரு அலுவலகக் கடிதத்தை எழுதுவதைவிட பலமுறை கடினமான செயலாகும்.

அலுவலக செய்தி தொடர்பின் வகைகள்

செய்தித் தொடர்பு பல வகையான விதங்களில் நேரத்திற்கு ஏற்றார்போலவும், தகவலின் முக்கியத்துவத்தைப் பொறுத்தும், கடிதம் எழுதப்படுபவரின் அந்தஸ்து போன்றவற்றைப் பொறுத்தும் அமைகிறது. பலவகையான செய்தி தொடர்புகள் கீழே பட்டியலிடப்பட்டுள்ளன.

  • கடிதங்கள்,
  • தந்திகள்
  • செயல்குறிப்புகள்
  • மேலெழுதுதல்
  • சுற்றறிக்கைகள்
  • அறிக்கைகள்
  • தீர்மானங்கள்

கடிதங்கள்

பெரும்பாலான அலுவலக கடிதப் போக்குவரத்து கடிதங்கள் வாயிலாக நடைபெறுகிறது. கடிதங்கள் மூன்று காரணங்களுக்காக எழுதப்படுகின்றன. (அ) தகவல் தொடர்பின் பொருள் முக்கியமானதாக இருக்கும் பொழுது (ஆ) கடிதம் யாருக்கு எழுதப்படுகிறதோ அவர் அந்தஸ்து வாய்ந்த மனிதராக இருக்கும் பொழுது (இ) கடிதம் எழுதப்படும் நபர் ஒரு அலுவலராகவும் அவருடைய தரம் கடிதம் எழுதும் நபரைவிட அதிகமாக அல்லது சமமாக இருத்தல். ஒரு அலுவலகக் கடிதம் எழுதும்பொழுது பின்வரும் குறிப்புகளை மனதில் கொள்ள வேண்டும். அவை கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.

அலுவலகக் கடிதத்தின் முகப்பில் கடிதத்தை விநியோகிக்கும் துறையின் பெயர் அச்சிடப்பட்டுள்ளது. சில எடுத்துக்காட்டுகள் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.

  1. தமிழ்நாடு அரசு சிறுபான்மையினர் நலத்துறை தலைமை அலுவலகம் மத்தியில் அச்சிடப்படுகிறது.
  2. கடித எண் : ஒவ்வொரு அலுவலக கடிதமும் ஒரு பார்வை எண்ணைக் கொண்டுள்ளது. இப்பார்வை எண்ணே கடித எண் எனப்படும். இக்கடித எண்ணின் முக்கியத்துவம் யாதெனில் இதற்கான பதில் கடிதம் எழுதும் பொழுது இவ்வெண் குறிப்பிடப்படுமானால் பெறுபவர் இது எதற்காக எழுதப்பட்ட பதில் கடிதம் என்று தெரிந்துக் கொள்ள உதவியாக இருக்கும்.
  3. எழுதுபவரின் பெயர் மற்றும் பதவி : கடிதத்தில் குறிப்பிட வேண்டிய மற்றொன்று கடிதம் எழுதுபவரின் பெயரும் பதவியுமாகும். 'அனுப்புநர் என்று எழுதி ஆரம்பித்தல் வேண்டும். அனுப்புநர்’ என்றவார்த்தைக்குப் பிறகு நிறுத்தற்குறி இடக்கூடாது. வணிக இயக்குநர், தமிழ்நாடுஅரசு.
  4. கையெழுத்து : வணக்க முடிவுக்குப்பிறகு அலுவலர் தன்னுடைய கையெழுத்தை இடுகிறார். கடிதம் மற்றொருவருக்காக கையெழுத்திடப்பட்டால் 'காக’ என்ற சொல் அவருடைய அலுவலகப் பதவிக்கு பின் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

தந்தி

கொடுக்கப்படும் செய்தி அவசரமாக மற்றும் உடனடியாக தெரிவிக்கும்படியாக இருந்தால் மட்டுமே தந்தி கொடுக்கப்படுகிறது. கொடுக்கப்படும் சொற்களின் எண்ணிக்கையைப் பொறுத்தே கட்டணம் வசூலிக்கப்படுகிறது. வணக்கவுரை மற்றும் வணக்க இறுதிகள் தவிர்க்கப்படுகின்றன.

பல தருணங்களில் செய்தி மட்டுமே சில வார்த்தைகளுடன் அனுப்பப்படுகிறது. இலக்கண விதிகள் இதில் பின்பற்றப்படுவதில்லை. கொடுக்கப்படும் செய்தி தெளிவாக இருக்கின்றதா என்று மட்டும் கவனிக்கப்படுகிறது. தந்தி முகவரி இதில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. தந்தி அனுப்பிய படிகள் பெறப்பட்டு வருங்கால பார்வைக்கு வைக்கப்படுகிறது. தந்தியின் உண்மைத் தன்மையை அறிய கடிதம் அனுப்பப்பட்டு செய்தி உறுதியாக்கப்படுகிறது.

தந்திகள் துரிதமாகவோ, சாதாரணமாகவோ இருக்கலாம். சாதாரண தந்திகள் அவை பெறப்படும் வரிசையில் உள்ளன. தந்திவழியில் ஏதேனும் தடங்கல் ஏற்பட்டால் சாதாரண தந்திகள் தாமதமாகும் வாய்ப்புள்ளது. ஆனால் துரிதத் தந்தி அனுப்பப்படும் போது சாதா தந்தியைவிட அதற்கு அதிக வாய்ப்புகள் கொடுக்கப்பட்டு வேகமான தகவல் உறுதியாக்கப்படுகிறது.

செயல் குறிப்புகள்

நிகழ்ச்சி பதிவுக் குறிப்பு தகவல் முக்கியமில்லாமல் இருக்கும் பொழுதும், கடிதம் அனுப்பப்படுபவர் இளநிலை அலுவலராக இருக்கும் பொழுது, தனியாள் மற்றும் கீழ்நிலை தரம் உடையவராக இருக்கும் பொழுதும் எழுதப்படுகிறது. விண்ணப்பக் கடிதங்களுக்கு எழுதப்படும் நினைவூட்டுகள் அல்லது பதில்கள் பொதுவாக நிகழ்ச்சிக் குறிப்புப்படிவத்திலேயே இருக்கும். அறிக்கைகளுக்கு நான்கு முக்கிய அம்சங்கள் உள்ளன. அவை மூன்றாம் நபருக்கு எழுதப்படுகின்றன.

  1. அவைகளுக்கு வணக்கவுரை அல்லது வணக்க முடிவு இல்லை
  2. அவை தலைமை உதவியாளர் அல்லது தலைமை குமாஸ்தா அல்லது ஏதேனும் ஒரு இளநிலை பணியாளரால் கையொப்பமிடப்படுகின்றன.
  3. பெறுநருடைய முகவரி கீழே இடதுபக்க மூலையில் கொடுக்கப்படுகின்றது.

மேலெழுதுதல்

சில நேரங்களில் ஓர் கடிதம் அல்லது ஆவணம் ஒரு அலுவலகத்திலிருந்து மற்றொரு அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்பட்டால் அல்லது ஒரு அறிக்கை உரிய நடவடிக்கைக்காக வந்தால் அந்த அசல் கடிதம் அல்லது ஆவணத்துடன் எந்த கடிதமும் அனுப்பாமல் அந்த கடிதத்தின் இறுதியில் மேலெழுதுதல் செய்தால் மட்டும் போதுமானது, கடிதத்தின் அசல் பிரதி அல்லது அதன் நகலை அனுப்பலாம். மேலெழுதுதலை ஒர் மூன்றாம் நபருக்காக செய்யலாம். ஆனால் அதில் தேதியிட்டு எண் அளிக்கப்படவேண்டும்.

சுற்றறிக்கை

ஒர் செய்தியை பல்வேறு அலுவலகங்களுக்கு அல்லது தனிப்பட்டவர்களுக்கு அளிப்பதற்கு சுற்றறிக்கை அளிக்கப்படுகிறது. சுற்றறிக்கைகள் கடிதங்கள் அல்லது குறிப்பேடுகள் அல்லது மேலெழுதுதல் போன்று எந்த வகையை சார்ந்ததாக வேண்டுமானாலும் இருக்கலாம், அது அந்த செய்தியின் தன்மையைப் பொறுத்து அமைகிறது.

நேர்முகக் கடிதங்கள்

அலுவலகக் கடிதங்கள் தனிப்பட்ட அல்லது தனிச்செய்தி படிவத்தில் இருந்தால் அவை நேர்முக அலுவலகக் கடிதங்கள் எனப்படுகின்றன. ஒரு நேர்முக கடிதம் என்பது ஒரு அலுவலரிடமிருந்து மற்றொரு அலுவலருக்கு பொது நலன் கருதி பல காரணங்களுக்கு எழுதப்படுகிறது.

இதில் முக்கியமானவைகள்

  1. தனித்தன்மையை பராமரித்தல்
  2. பொது வியாபாரத்தைக் கண்டுப்பிடித்தல்
  3. அலுவலகக் கடிதத் தொடர்பு மூலம் கூடுதல் விவரங்களைப் பெறுதல்.

நேர்முகக் கடிதங்கள் தனிக் கடிதங்கள் போன்றே உள்ளன. வணக்கவுரை, வணக்கமுடிவு போன்றவை எழுதுபவர் மற்றும் பெறுபவரிடையே உள்ள தனிப்பட்ட அணுகு முறையைப் பொறுத்து அமைகிறது.

அறிக்கைப் பத்திரம் : இவை அலுவலக விவரங்களான அலுவலர்களின் நியமனம், பதவி உயர்வு, மாறுதல், ஒய்வு, பணி விலகல் மற்றும் அவை சம்பந்தமான உரைகளாகும்.

குறிப்பாணைகள் : ஒரு தனிப்பட்ட நபருக்காக குறிப்பதில்லை. ஆனால் மக்களுடைய தகவலுக்காக கொடுக்கப்படுகிறது. அவை மூன்றாம் நபருக்காக எழுதப்பட்டு அலுவலக வெளியீட்டில் (Official Gazatte) வெளியிடப்படுகிறது. அவை அதை அளிக்கும் அலுவலகத்தின் தலைமை பொறுப்பில் இருப்பவருடைய கையொப்பத்தை பெற்றிருக்கும்.

தீர்மானங்கள்

கலந்துரையாடல் அல்லது விசாரணையின் பொருள் அடிப்படையில் தீர்மானங்கள் சிறப்பாக அக்காரணங்களுக்காக வெளியிடப்படுகின்றன மற்றும் பங்குதாரர்களுடைய கவனத்தைப் பெறுகின்றன. தீர்மானம் மூன்று பாகங்களைக் கொண்டதாகும்.

  • பொருள் சம்மந்தமாக முக்கியமான ஆவணங்கள் மற்றும் தாள்களைக் கொண்டது.
  • ஒரு தீர்மானம் கட்டுப்பாடுகளைக் கொண்டது மற்றும் கேள்விகளுக்கு வாய்ப்பளிப்பது
  • தீர்மானம் என்பது நபர்களின் தொடர்புடைய பொருள் சார்ந்த கருத்துக்கள் அல்லது முடிவுகள்மீது எழுப்பப்படும் வினாக்களைக் கொண்டது.

வணிகக் கடிதங்கள்

சிறிய மற்றும் பேரளவு வியாபார நிறுவனங்கள் தங்களது விநியோகஸ்தர்கள் வாடிக்கையாளர்கள், மேம்பாட்டாளர்கள், அரசுத் துறைகள் முதலியோருடன் தொடர்புகளைப் பேணுவது அவசியம். அவர்களது வியாபார நடவடிக்கைகள் அதிகரிக்கும் போது விநியோகஸ்தர்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் செயல்பாடுகளும் அதிகரிக்கும். மேற்கூறிய நபர்களுடன் உள்ள தொடர்பு அவர்களுக்கிடையே உள்ள நிலப்பரப்பின் தூரம் அதிகமாகும் போது கடினமாகிறது. இவை அனைத்திற்கும் சிறந்த தீர்வு நல்ல வியாபாரக் கடிதத்தின் மூலமான தொடர்பே ஆகும்.

ஒரு நல்ல வணிகக் கடிதத்தின் தகுதிகள்

துரிதமான பதில் : அலுவலகக் கடிதங்களுக்கு துரிதமான பதில் அளிக்கப்பட வேண்டும். மேலும் பெறப்பட்ட அன்றே பதில் அளிப்பது சிறந்ததாகும்.

பொருள் பற்றிய அறிவு : முந்தைய கடிதப் போக்குவரத்து பற்றிய விவரங்கள் மற்றும் கடிதம் அனுப்பியவரின் தேவையை அறிந்திருந்தல் அவசியமாகும்.

உகந்ததன்மை : வாசிப்பவரின் மனதிற்கு ஏற்றாற்போலவும் சூழ்நிலையின் தேவையை கருத்தில் கொண்டும் கடிதத்தின் மொழியையும், சாரத்தையும் மாற்றியமைத்தல் வேண்டும்.

சரித்தன்மை, முழுமை மற்றும் தெளிவு : அனைத்துகாரணிகள், வரைபடங்கள், பட்டியல்கள், கேள்விகள் இன்னபிற சரியாக இடம்பெற வேண்டும். அவை அனைத்தும் மிகவும் தெளிவுடனும் குழப்பம் இல்லாமலும் இருப்பதால் அவை இடம் பெற்ற காரணம் முழுமையடையும்.

மரியாதை: நாம் சொல்வதை மிகவும் தன்மையாக எடுத்துச் சொல்வதும் மற்றும் செய்யப்பட்ட செயலுக்கு நன்றி தெரிவிப்பதுமாகும்.

கையாளும் திறன் : மரியாதையுடன் கைகோர்த்துச் செல்லும் மற்றொரு தரம் கையாளும் திறனாகும். இத்திறன் மூலமாக தவறை சுட்டிக் காட்டும் கடிதங்கள், திருத்தம் செய்யும் கடிதங்கள் மற்றும் கடன் வேண்டி எழுதப்படும் கடிதங்கள் போன்றவை கையாளப்படுகின்றன. கையாளும் திறனின் முக்கிய நோக்கமானது ஒருவருடைய நற்பெயரைக் காப்பாற்றிக்கொள்வதாகும்.

தூண்டுதல் : இதன் மூலமாக மக்களின் மனதை வென்று நாம் சொல்வதை அவர்கள் மீது திணிக்காமல் அவர்களுக்கு நாம் என்ன நன்மை செய்கிறோம் என்பதை நல்ல முறையில் தெரிவித்திட வேண்டும்.

உறுதி : சரியல்லாத மற்றும் தேவையில்லாத விவரங்கள் இருக்கக் கூடாது (எ.டு) "இருந்தால்', "ஆனால்’ என்பது போன்ற சொற்கள் நீக்கப்பட வேண்டும். கடிதம் மிகவும் உறுதியாக இருந்தால்தான் அது மிகவும் திறமை வாய்ந்ததாகவும், தெளிவாகவும் இருக்கும்.

விற்பாண்மை : நம் மேஜையிலிருந்து செல்கின்ற ஒவ்வொரு கடிதமும் நிறுமத்தின் தூதுவனாகும். இவை நிறுவனத்தின் நற்பெயரை உயர்த்துவதாக இருக்கவேண்டும்.

"நீங்கள்" என்கின்ற மனப்பான்மை : வாசிப்பவருடைய கோணத்தை மனதில் வைத்து கடிதத்தை எழுத வேண்டும். நான், நாம் என்ற வார்த்தைகளைத் தவிர்த்து நீங்கள் என்ற வார்த்தையை அவ்வப்பொழுது சேர்த்துக்கொள்ள வேண்டும்.

சரியான மற்றும் அமைதியான அணுகுமுறை : "இல்லை', 'மன்னிக்கவும் போன்ற வார்த்தைகளைத் தவிர்க்கவும். அவை வரவேற்பில்லாத சொற்களாகும். சரியான மற்றும் அமைதியான சிந்தனையை நிலைநாட்ட வேண்டும். இல்லை என்ற வார்த்தைக்குப் பதிலாக மற்றொரு முறை மற்றும் மன்னிக்கவும்’ என்பதற்கு பதிலாக நான் முயற்சிக்கிறேன்’ போன்ற சொற்களைக் கொண்டுவரலாம்.

வணிகக் கடிதத்தின் வடிவமைப்பு

வணிகக் கடிதத்தின் பகுதிகள் அல்லது பாகங்கள்

ஒரு தரமான வணிகக் கடிதம் சரியான வடிவத்திலும், நடையிலும் எழுதப்பட வேண்டும். வணிகக் கடிதங்களின் வடிவம் பல வருடங்களுக்கு முன் இருந்த பழக்கம், அனுபவம் மற்றும் அவசரத் தேவைகளால் உருவானதாகும். இது கீழ்க்கண்ட முக்கியப் பகுதிகளை கொண்டது.

  • தலைப்பு
  • பெயர் மற்றும் முகவரி
  • வணக்கவுரை
  • பொருள்
  • கடிதத்தின் நடை
  • உபச்சார முடிவு
  • கையொப்பம்
  • இணைப்புகள்
  • பின் குறிப்பு
  • அடையாளக்குறிகள்

தலைப்பு  : பெரும்பாலான நிறுவனங்கள் இந்நாட்களில் அச்சடிக்கப்பட்ட தலைப்புகளையே பயன்படுத்துகின்றன. தலைப்பு கீழ்க்கண்ட தகவலை பெற்றிருக்கிறது.

அ. அனுப்புபவரின் பெயர்

ஆ அனுப்புபவரின் முகவரி

இ. அனுப்புபவரின் வணிகத் தன்மை (அதாவது ஏற்றுமதியாளர், உற்பத்தியாளர், பயண முகவர்கள் இன்னபிற).

ஈ. கடிதம் எழுதும் துறையின் பெயர்

உ. தொலைபேசி எண், கைபேசி எண், மிண்ணணு - அஞ்சல் முகவரி, இன்னபிற.

ஊ. கடிதத்தின் பார்வை எண், இது எழுதுபவரின் அடையாள குறிப்புகளை அளிக்கும்.

எ. கடிதம் எழுதப்படும் தேதி

தேதி : எந்த முறையில் தேதியிட வேண்டும் என்பது பல எழுத்தர்களால் சர்ச்சைக்குரிய விஷயமாக கருதப்படுகிறது. ஆனால் உண்மையாக இதில் சர்ச்சைக்குரிய விஷயம் ஏதுமில்லை. தேதியிட மூன்று முறைகள் உள்ளன.

  1. ஆங்கில நடை : ஆங்கிலேயர்கள் பொதுவாக "23வது ஜனவரி 1993’ என்று தேதியிடுவர்.
  2. அமெரிக்க நடை : அமெரிக்கர்கள் "ஜனவரி 23, 1993’ என்று தேதியிடுவர்.
  3. ஆக்ஸ்ஃபர்டு பல்கலைக் கழக நடை : இங்கு ஆங்கிலேய நடை ஆட்சேபிக்கப்படுகிறது. ஏனென்றால் தேதிக்குப் பிறகு ‘வது' என்று போடத் தேவையில்லை. இப்பல்கலைக் கழகத்தின் கருத்துப்படி தேதி கீழ்க்காணும் வரிசையில் எழுதப்பட வேண்டும். நாள், மாதம் மற்றும் வருடம் (உம்) "23 ஜனவரி 1993’. இவையே தேதி எழுதுவதில் பின்பற்றப்படும் மூன்று பாணிகளாகும்.

பார்வை எண் : சில சமயங்களில் பார்வை எண் கடிதத்தில் கொடுக்கப்பட்டிருக்கும். பார்வை எண் அல்லது பார்வை என்ற சொல் எழுதப்பட்டு எண் எழுதுவதற்கு போதுமான இடம் விடப்பட்டிருக்கும். கடிதத்தைப் பெறுநர், அக்கடிதத்துக்கு பதிலளிக்கும் போது, அவர் இவ்வாறு கடிதத்தை தொடங்குகிறார். “பார்வைக்கு ! உங்கள் கடித எண் .  இதை கண்டவுடன், கடிதத்தை அனுப்பியவருக்கு இது எந்த கடிதத்துக்கான பதில் என்பது தெளிவாகிறது. இம்மாதிரியான பார்வை பெரிய நிறுவனங்களுக்கு பெரிதும் உதவியாக உள்ளது. ஏனென்றால் அங்கு கடிதப் போக்குவரத்து பெரிய அளவில் உள்ளது மற்றும் முந்தைய கடிதப் போக்குவரத்தை பார்வை எண் கொண்டுதான் எளிதில் கண்டு பிடிக்க இயலும்.

உள் முகவரி: இக்கடிதப் பகுதி மூலமாக கடிதம் எழுதப்பட்ட நபர் அல்லது நபர்க் குழுவின் பெயர் மற்றும் முகவரி தெளிவாகிறது. கடிதம் ஒரு தனிப்பட்டவருக்கு எழுதப்படுமானால் மரியாதை நிமித்தமான சொற்கள் பெயருக்கு முன்னர் இடம் பெற வேண்டும். திரு, திருமதி செல்வி, பூரீ பூரீமதி, குமாரி இன்ன பிற. இது போன்ற தலைப்புகள் சாதாரணமாக மரியாதைக்காக உபயோகப்படுத்தப்படுகின்றன. ஒரு நிறுமத்தோடு தொடர்பு கொள்ளும் பொழுது கடிதம் யாராவது ஒரு அதிகாரிக்கு குறிப்பிட்டு எழுதப்பட வேண்டும். விற்பனை மேலாளர் அல்லது செயலருக்கு எழுதலாம்.

உள் முகவரி இடதுபக்கத்தில் கடிதத்தலைப்பின் அச்சிட்ட பகுதிக்கு கீழ் எழுதப்படுகிறது. கடித உறையின் முகவரி போலவே உள் முகவரி சரியாக இடம் பெற வேண்டும். பொதுவாக இது மூன்று வரிகளில் எழுதப்படுகிறது. முதல் வரியில் நபர் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயர், இரண்டாவதாக கடையின் எண் மற்றும் தெருவின் பெயர், மூன்றாவதாக இடத்தின் பெயர், கடிதம் பெறுபவர் அந்நிய நாட்டில் இருந்தால் நாட்டின் பெயர் நான்காவதாக எழுதப்பட வேண்டும். அதே போல கடிதம் பெறுபவர் கிராமத்தில் இருந்தால் மாவட்டத்தின் பெயரை நான்காவது வரியில் எழுத வேண்டும்.

வணக்கவுரை

கடிதம் பெறுபவரை வணங்கும் ஒரு வழி வணக்கவுரையாகும். வணக்கவுரையில் உபயோகிக்கும் சொற்கள் கடிதம் எழுதுபவர், கடிதம் பெறுபவர் இடையே உள்ள உறவைப்பொருத்து அமைவதாகும். ஐயா என்பது பழைய முறையிலான வணக்கவுரையாகும். இது பெரும்பாலும் அலுவலகக் கடிதப் போக்குவரத்தில்தான் இடம்பெறுகிறது. வணிகக் கடிதங்களில் இடம் பெறுவதில்லை. தனிப்பட்ட நபருக்கு பெரும்பாலும் ஆணாக இருந்தால் 'அன்புள்ள ஐயா என்றும், பெண்ணாக இருந்தால் 'அன்புள்ள அம்மா’ என்றும் வணக்கவுரை குறிப்பிடப்படுகிறது. ஒரு நிறுமம் முகவரியாக இருக்கும் பொழுது "அன்புள்ள ஐயாக்கள்’ என்பதும் பெண்கள் அந்நிறுமத்திலிருந்தால் "அன்புள்ள அம்மாக்கள்” என்பதும்தான் சரியான வணக்கவுரையாகும்.

சில சரியான வகை வணக்கவுரைகள் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன.

  • பெண்களுக்கு முகவரியிட்ட கடிதங்களுக்கு திருமணமானவர்களாக இருந்தாலும் திருமணமாகாதவர்களாக இருந்தாலும் "அம்மையிர்” என்றே குறிப்பிட வேண்டும். பெண்களுக்கு எப்பொழுதும் அன்பான செல்வி அல்லது அன்பான திருமதி என்று அழைக்கவோ, முகவரியிடவோ கூடாது.
  • வியாபாரங்களில், பொதுவாகப் பயன்படுத்தக்கூடிய மரியாதை வார்த்தை "அன்பான ஐயா’ ஆகும். வியாபாரிகளுக்கு முகவரியிட்ட கடிதங்களுக்கும் "அன்பான ஐயா’வே ஆகும்.
  • பெண் தொழிலதிபர்களுக்கு பொதுவாகக் கூறும் மரியாதை வார்த்தை "அன்பான அம்மா” ஆகும்.
  • ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஆண் அதிகாரிகளை அல்லது / பெண் அதிகாரிகளை நிறுவனங்களில் கடிதத்தொடர்புகொள்ள அன்பான ஐயன்மீர் / அம்மையிர் என்று குறிப்பிட வேண்டும்.
  • கடிதத் தொடர்பு கொள்ளும் நபருக்கு மிகவும் தெரிந்த தொடர்புடைய நபராக இருந்தால் அன்பான திரு குப்தா / எனதன்பு ராஜேஷ் என்று குறிப்பிடலாம்.

பொருள் : கடிதத்திற்குள்ளே இருக்கும் முகவரிக்கும் மரியாதை வார்த்தைக்கும் இடையே உள்ள இடத்தில் பொருள் குறித்து எழுதுவது சகஜமாக உள்ள ஒரு பழக்கம். இவ்வாறு கடிதத்தின் பொருளை இங்கே குறிப்பிடுவது கடிதத்தைப் படிப்பவருக்கு அதில் உள்ள செய்தியைச் சுருக்கமாகத் தெரிவிப்பதாகும். பொருள் எழுதுவதற்கு முன்னர், "பொருள்’ என்று அடிக்கோடிட்டு, நன்றாகத் தெரியும் படி தட்டச்சு செய்ய வேண்டும். பொருள் தலைப்பு என்பது கடிதத்தைக் கடந்த கடிதத் தொடர்புடன் இணைப்பதற்கு மட்டும் உதவுவதோடல்லாமல், அது சம்பந்தப்பட்ட நபரிடம் அக்கடிதத்தை சேர்த்து, சரியான நடவடிக்கையை உடனே எடுக்கச் செய்யவும் உதவுகிறது.

கடிதத்தின் உடற்பகுதி

கடிதத்தின் மிகவும் முக்கியமான பகுதி உடற்பகுதியாகும். ஆனால் எழுதுவதற்கு மிகவும் கடினமானது. இப்பகுதி பல பத்திகளாகப் பிரிக்கப்படுகிறது. முதல் பத்தி, அறிமுகப் பத்தி, கடைசிப்பத்தி, கடிதத்தை முடித்து வைக்கும் பத்தி. நடுவில் உள்ள பத்திதான் பிரதானமான பகுதி. கடிதத்தின் மீதி விவரத்தை உரைக்கக்கூடியது. கடைசிப் பத்தி இது எப்போதும் சொல்லக் கூடிய உபசரிப்பு வார்த்தைகளான "உங்களின் பதிலை விரைவில் எதிர்பார்க்கிறோம்’ போன்ற வார்த்தைகளால் உருவாக்கப்படும்.

அறிமுகப் பத்தி கவனமாக எழுதப்பட வேண்டும். இது நல்ல தன்மையுடன் நட்பு விசாரிப்பு வார்த்தைகளான நாங்கள் “மகிழ்ச்சி அடைகிறோம்'. 'பெருமை அடைகிறோம். "வருத்தப்படுகிறோம்’ போன்ற வார்த்தைகளில் எவை பொருத்தமோ அவ்வார்த்தைகளுடன் தொடங்கவேண்டும்.

அடுத்த பத்தி (அ) பத்திகள் கடிதத்தின் முக்கியமான பொருள் பற்றி இயம்பக் கூடியது. மொத்தப்பொருளையும் நல்ல முறையில் விவரிக்கும் வகையில் பத்திகள் பிக்கப்பட வேண்டும்.

கடைசிப் பத்தி நல்ல எண்ணத்துடனும் செயல் வேகத்துடனும் நல்ல பண்புடனும் எழுதப்பட வேண்டும். ஒரே மாதிரியான வார்த்தைகள் தவிர்க்கப்பட வேண்டும். “நாங்கள் காத்திருக்கிறோம்’, ‘நான்’ போன்ற வார்த்தைகள் பெயர் எச்ச (அ) வினை எச்ச வார்த்தைகளுக்குப் பின்னர்தான் எழுதப்பட வேண்டும். இல்லையெனில் அவை இலக்கணப் பிழைகொண்டதாகும்.

உபச்சார முடிவுகள் (அ) கையொப்பம் : இவை கடிதம் எழுதுபவரால் கடிதத்தைப் படிப்பவருக்கு கொடுக்கப்படும் மரியாதைத் தொடர்களாகும். பொதுவான மரியாதை வார்த்தை என்பது அன்பான ஐயா (அ) "சீமான்’ போன்றவை. இதனுடன் தங்கள் நம்பிக்கையுள்ள என்ற வார்த்தை பயன்படுத்தப்பட வேண்டும். தங்கள் உண்மையுள்ள என்ற வார்த்தையும் இணைக்கப்படலாம். ஆனால் இது அதிகமாகப் பயன்படுத்தப்படுவதில்லை. வழக்கமாக அன்பான திரு. என்ற மரியாதை விளிச்சொல்லில் அழைக்கப்பட்ட நபருக்கு "தங்களின் உண்மையுள்ள” என்ற உபசார முடிவு கொடுக்கப்படலாம். "தங்களின் நேர்மையான’ என்ற வார்த்தை உறவினர்களுக்கும் நெருங்கிய நட்பு உடையவர்களுக்கும் பயன்படுத்தப்படலாம். "தங்களின் மிகவும் நேர்மையுள்ள” “அன்பிற்குரிய, பாசமுள்ள” போன்ற வார்த்தைகள் வணிகக் கடிதத்தில் பயன்படுத்தக் கூடாது. விண்ணப்பக் கடிதங்களில் "தங்களின் மரியாதையுள்ள” என்ற வார்த்தை இளநிலை பதவிகளுக்கு, "ஐயா’ என்ற மரியாதை விளிச்சொல்லுடன் ஆரம்பித்த கடிதங்களுக்குப் பயன்படுத்தலாம். ஆனால் விண்ணப்பிக்கும் பதவி மிகவும் பொறுப்புள்ளதாகவும் உயர் அதிகாரிக்குக் கடிதம் அனுப்பப்படும் போதும், "தங்கள் உண்மையுள்ள’ என்ற உபசரிப்பு முறைப் பயன்படுத்தப்பட வேண்டும்.

கையொப்பம்/கையெழுத்து : உபச்சார முடிவு முடிந்த உடன் கடிதம் எழுதுபவர் கையொப்பமிட வேண்டும். கையெழுத்து என்பது எப்பொழுதும் தெளிவாக இல்லாத ஒன்றுதான். எனவே கையெழுத்திற்குக் கீழ் கையெழுத்திட்டவரின் பெயரைத் தட்டச்சு செய்வது வழக்கம். அக்கையெழுத்திற்குக் கீழ் யாருக்காகக் அக்கடிதம் எழுதப்பட்டதோ அந்நிறுவனத்தின் பெயர் எழுதப்பட வேண்டும்.

கையெழுத்திட்ட நபரின் பதவியும் குறிப்பிடப்பட வேண்டும். அக்கடிதத்தின் முக்கியத்துவமே அதில் கையொப்பமிடுபவரின் தகுதி நிலை(status)யைப் பொறுத்து அமையும். யாரால் இக்கடிதம் எழுதப்பட்டது என்பதற்கான அதிகாரபூர்வமான சான்றே இக்கையெழுத்துதான். கையெழுத்தைப் பொறுத்த விதிகள் கீழ்வருமாறு

  1. கடிதம் தனிநபரால் எழுதப்பட்டால் அவரே கையெழுத்திட வேண்டும்.
  2. ஒரு கூட்டாண்மை நிறுவனத்தால் எழுதப்பட்டிருந்தால் ஏதேனும் ஒரு கூட்டாளி கூட்டாண்மை நிறுவனத்திற்காக கையெழுத்திட வேண்டும்.
  3. ஒரு கூட்டாண்மை நிறுவனத்தின் பணியாளர்(எ.டு) (மேலாளர்) நிறுவனத்தின் பெயர் அதற்கான அதிகாரம் அளிக்கப்படாமல் கையொப்பம் இடமுடியாது. அவருக்கு சட்டப்பூர்வமாக அதிகாரம் வழங்கப்பட்டிருப்பின் அவர் கையொப்பமிடலாம்.
  4. பின்குறிப்பு கடிதம் எழுதுபவர் கடிதத்தை எழுதி முடித்த உடன் ஏதாவது எழுத மறந்துவிட்டிருந்தால் அவற்றை சிறுகுறிப்புகளாக்கி கடிதத்தின் முடிவில் குறிப்பது வழக்கம். பின்குறிப்பின் கீழே கடிதம் எழுதியவரின் பெயரின் முதல் எழுத்துக்களைக் குறிப்பிட வேண்டும். முடிந்தவரை இத்தகைய பின்குறிப்புகள் எழுதுவதைத் தவிர்ப்பது நல்லது. ஆனால் சில சூழ்நிலைகளில் இந்தப் பின் குறிப்புகள், கடிதத்தில் உள்ள சில முக்கியமான அறிவிப்புகளை பெரிய எழுத்துக்களில் அறிவிப்பதற்கு சிறந்த முறையில் பயன்படுத்தப்படுகிறது.

கடிதத்தின் முடிவில் எழுத்தர் தனது பெயரின் முதல் எழுத்தைத் தட்டச்சுச் செய்கிறார். இது தட்டச்சுசெய்தவரை பொறுப்பாக்கும் நோக்கத்துடன் செய்யப்படுகிறது.

கடிதத்தை அனுப்புதல்

  1. கடிதங்களைத் திரட்டுதல் : பல்வேறு துறைகளால் தயாரிக்கப்பட்ட கடிதங்கள் சரியான நேரத்தில் கடிதங்கள் அனுப்பும் பிரிவுக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும். பல்வேறு வியாபார நிறுவனங்களில் பல்வேறு துறைகளுக்கு கடிதங்கள் தட்டச்சு செய்யப்பட்டு சரியாக கையொப்பம் இடப்பட்டு முகவரி இடப்பட்ட உறைகளில் அனுப்புகைப் பிரிவுக்கு அனுப்பப்படுகிறது. “வெளிச்செல்லும் கடிதங்கள்’ என்ற பெயரிடப்பட்ட தட்டில் வைக்கப்பட வேண்டும். ஒரு தூதர் அனைத்து துறைகளுக்கும் குறிப்பிட்ட இடைவெளியில் சென்று வெளிச்செல்லும் கடிதங்களை திரட்டி வர வேண்டும். ஒருநாளைக்கு மூன்று (அ) நான்கு முறை இக்கடிதங்கள் திரட்டப்பட வேண்டும்.
  2. வெளிச்செல்லும் பதிவேட்டில் கடிதங்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு பதிவு செய்தல் வேண்டும் : அனுப்புகைப் பிரிவை அடைந்த உடன் கடிதங்கள் வகைப்படுத்தப்பட்டு அவை நிறுவனத்திற்குள்ளே (அ) உள்ளூர் (அ) வெளியே அனுப்ப வேண்டியவையா என்ற பிரித்தல் வேண்டி ஒரே தன்மையுள்ளவற்றை ஒரே உறையில் இடலாம். வகைப்படுத்தியபின் அஞ்சலகத்திற்கு அனுப்ப வேண்டிய கடிதங்களை மட்டும் வெளிச்செல்லும் தபால் பதிவேட்டில் பதிகின்றனர். ஒவ்வொரு கடிதங்களும் அனுப்புகைப்புத்தகம் (அ) தூதுவர்புத்தகப்படி ஒரு வரிசை எண் இடப்படுகின்றது
  3. மடித்து உள்ளே வைத்தல்: வகைப்படுத்திய உடன்கடிதங்கள் மடிக்கப்பட்டு உறைகளுக்குள்ளே இடப்படுகின்றன. பொதுவாக துறைகளாலேயே முகவர்கள் உறைகளின் மேல் தட்டச்சு செய்யப்பட்டு உறைகள் கடிதத்துடன் அனுப்பப்படுகின்றன. அனுப்புகை எழுத்தர் கடிதத்தை உள்ளே வைக்கும் முன் கடிதத்தில் உள்ள முகவரி உறையின் மேல் உள்ள முகவரியுடன் ஒத்துப்போகிறதா, இணைப்புகளின் எண்ணிக்கை கடிதத்தில் குறிப்பிட்டுள்ளவாறு இருக்கிறதா என்று உறுதி செய்ய வேண்டும். சரியான நேரத்தில் தபால்கள் சென்று சேர வேண்டுமானால் உறைகள்மீது அஞ்சல்குறி எண் சரியாக எழுதப்பட்டிருக்க வேண்டும்.
  4. உறைகளை ஒட்டுதல் : உறைகள் சரியாக மடிக்கப்பட்டு பசையினால் ஒட்டப்படுதல் வேண்டும். சாளர உறைகள் பயன்படுத்தப்படுமானால் முகவரி முழுமையாகத் தெரியும் வகையில் இருக்கிறதா என்று உறுதி செய்ய வேண்டும். ஒட்டிய உடன் பலவிதமான அஞ்சல்கள் அதாவது நூல் அஞ்சல், பதிவு அஞ்சல், பதிவுக்கட்டுமம் இன்னபிற போன்றவற்றின் அஞ்சல்விதிகளுக்கு ஏற்ப அனுப்ப வேண்டும். உடன் தயார் நிலையில் உள்ள ரப்பர் முத்திரைகள் இந்த நோக்கத்திற்கு பயன்படுத்தலாம்.
  5. முத்திரையிடுதல் : அஞ்சலிடும் எழுத்தர் தபால் கட்டணங்கள் குறித்த ஒரு முழுமையான அறிவு பெற்றிருக்க வேண்டும். அப்போதுதான் குறை கட்டண முத்திரைகள் அடிப்பதைத் தவிர்க்கலாம்.
  6. பெரிய வியாபார நிறுவனங்களில் அஞ்சல்வில்லை பதிக்கும் பொறி மூலம் இப்பணி நிறைவேற்றப்படும்.
  7. அஞ்சலில் சேர்த்தல் (அ) ஒப்படைத்தல் : வெளிச்செல்லும் தபால்களைக் கையாளுவதில் அஞ்சலில் சேர்த்தல் (அ) ஒப்படைத்தல் ஒருவரிசைக்கிரமம் ஆகும். உள்ளூரில் சேர்க்க வேண்டிய அஞ்சல்கள் நேரடியாக அலுவலக உதவியாளர்களால் சேர்ப்பிக்கப்படுகிறது. சாதாரண அஞ்சல்கள் அஞ்சல் பெட்டிகளில் சேர்க்கப்படுகிறது. மற்ற முக்கிய கடிதங்கள், ஆவணங்கள் போன்றவை பதிவு அஞ்சல் மூலமாக மட்டும்தான் அனுப்ப வேண்டும். தனியார் கூரியர் சேவைகளும் அவசர அஞ்சல்களுக்கு அனுப்பிவிடலாம்.
  8. அஞ்சலக சேவைகள் : அஞ்சல் அலுவலகங்கள் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதத் தொடர்புகளில் ஒரு முக்கிய அங்கம் வகிக்கிறது.

அஞ்சலகங்களால் வழங்கப்படும் சில பணிகள்

1. அஞ்சல் பணவிடை (Money Order) : அனைத்து அஞ்சல் நிலையங்களும் அஞ்சல் பணவிடை வசதியை பொதுமக்களுக்காகச் செய்கிறது. அஞ்சல் பணவிடைப் படிவங்களிலும் அனுப்புனர், பெறுனர் முகவரிகள் எழுதப்பட்டு அஞ்சலகங்களில் சேர்க்கப்டுகின்றன. பணத்துடன் அதற்கான கழிவும் சேர்த்துக்கொடுக்கப்படும். அஞ்சலகம் அதற்கான இரசீதினைத் தந்துவிடும்.

2. அஞ்சல் ஆணைகள் : பணத்தைச் செலுத்தும் நடவடிக்கைகளில் அஞ்சல் பணவிடை பெரும் பங்கு வகிக்கிறது. இந்த பணவிடைகள் எல்லா மதிப்பீடுகளிலும் தரப்படுகிறது. 50 காசுகளிலிருந்து நூறு ரூபாய் வரை கழிவு விதிக்கப்படுகிறது. இவற்றை இந்தியாவின் எந்த அஞ்சலகத்தில் கொடுத்தாலும் இதற்கு பணம் தரப்படும். அஞ்சல் பணவிடை ஆறு மாதங்கள்வரை செல்லும் (விடுக்கப்பட்ட நாளின் மாதக் கடைசி நாளிலிருந்து) இக்காலக்கட்டத்தில் அவை செலுத்துகைக்குச் சமர்ப்பிக்கப்படலாம்.

3. காப்பு அஞ்சல் : ரூபாய் நோட்டுகள் (அ) மதிப்புமிக்க ஆவணங்கள் அஞ்சல் நிலையங்கள் மூலம் காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகளில் அனுப்பப்படுகிறது. காப்பீடு செய்யப்பட்ட உறைகளின் ரூபாய் நோட்டுகள், ஆவணங்கள் இருந்தால் அவை ஒட்டப்பட்டு எவ்வளவு தொகைக்கு காப்பீடு செய்யப்பட்டுள்ளது என்று குறிக்கப்பட வேண்டும். ஒப்படைப்பு ஒப்புகைச் சீட்டு ஒன்றும் நிரப்பப்பட்டு சமர்ப்பிக்க வேண்டும். காப்பீடு செய்யப்பட்ட மதிப்புக்கு இணையாக காப்பீட்டுக் கட்டணம் செலுத்தப்படவேண்டும்.

4. அஞ்சல் மற்றும் தபால் தந்தி மாற்றம் : இந்த வகை செலுத்துகையில் இது இரண்டு வகைப்படும். ஒன்று அஞ்சல் மாற்றம், மற்றது தந்தி மாற்றம். அஞ்சல் மாற்றம் என்பது செலுத்துகைக்காக ஒரு வங்கியின் கிளை மீது பிரிதொரு வங்கியின் கிளை விடுக்கும் ஆணை. இது அஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்பட்டால் அஞ்சல் வழிமாற்றம். இதே ஆணை தந்திமூலம் அனுப்பப்பட்டால் அது தந்திவழி மாற்றம்.

5. கடிதத்தொடர்பு பணி: இது தபால் அலுவலகத்தால் வழங்கப்படும் மிகவும் சிக்கனமான அஞ்சல் சேவையாகும். சரியான நேரத்தில் தொடர்ந்து விரைவாகச் செல்லும் அஞ்சல் பணி அஞ்சலகக் கடிதத் தொடர்பினால் வழங்கப்படுகிறது. இவை தொழிலுக்கும் வியாபாரத்திற்கும் மிகவும் இன்றியமையாதது. சீராக வரும் அஞ்சல் சேவைகள், கடிதங்கள், அஞ்சல் அட்டைகள், அச்சகப் பிரதிகள் கட்டுமங்கள் போன்றவற்றை அஞ்சலில் அனுப்புதல் ஆகும்.

6. செய்திகளை அனுப்பும் வசதிகள்:  அஞ்சல் அலுவலகங்களின் செய்திச் சேவைகள் தொலைபேசி, டெலக்ஸ், தந்தி முதலியவை ஆகும். இவை மூலம்தான் செய்திகள் உலகெங்கிலும் அனுப்பப்படுகின்றன.

7. மதிப்பு செலுத்தத்தக்க அஞ்சல் (VPP) வியாபார நிறுவனங்கள் இந்த சேவையைப் பொருட்களை வாடிக்கையாளர்களுக்கு அனுப்புவதற்குப் பயன்படுத்துகின்றனர். பொருட்களை சேர்ப்பித்துவிட்டு அதன் மதிப்பினை பெற்றுக் கொள்கின்றனர். பதிவுசெய்யப்பட்ட பொருட்களை மதிப்பு செலுத்திய அஞ்சல் மூலம் அனுப்புவது வழக்கம். கடிதங்கள், கட்டுமங்கள், புத்தகங்கள், செய்தித்தாள்கள் போன்றவையும் இதில் அடங்கும். அஞ்சலகம் அதற்கான தொகையுடன் கழிவுத் தொகையும் சேர்த்து வசூல் செய்து பொருளை அனுப்பியவருக்கு அனுப்பிவிடுகின்றனர்.

8. விரைவு அஞ்சல் (Speed Post) எந்த ஒரு அவசர செய்தியும் விரைவு அஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படுகிறது. இது அஞ்சல் நிறுவனத்தால் வழங்கப்படும் சிறப்புச் சேவையாகும். முக்கியமான கடிதங்கள், மதிப்புமிக்க மருந்துகள், கேட்புவிடைகள் போன்றவை இவ்விரைவு அஞ்சல்மூலம் அனுப்பப்படும் பொருட்கள் ஆகும்.

9. தபால்பெட்டி (PostBox):  எல்லாப்பெரிய அஞ்சல் நிலையங்களிலும் இந்த தபால்பெட்டி சேவை வழங்கப்படுகிறது. இதற்கு இரண்டு சாவிகள் வழங்கப்படும். ஒரு சாவி அஞ்சல் நிலைய மேலாளரிடமும் மற்றொன்று பெட்டியை வாடகைக்கு எடுப்பவரிடமும் வழங்கப்படுகின்றது. ஒவ்வொரு பெட்டிக்கும் ஒவ்வொரு எண் வழங்கப்படும். பெட்டி எண்ணைத் தாங்கி வரும் கடிதங்கள் அந்தந்த பெட்டியில் இடப்படுகின்றன. வாடகைக்கு எடுப்பவர் (அ) அவரது அதிகாரம் பெற்றவர் அஞ்சலக வேலை நேரத்தில் எப்பொழுது வேண்டுமானாலும் அஞ்சலகம் சென்று அப்பெட்டியில் உள்ளவற்றை எடுத்துக்கொள்ளலாம்.

10. அஞ்சல் பை (Post Bag) . அஞ்சல் பெட்டிகளை விட அஞ்சல் பைகள் மிகவும் பாதுகாப்பானவை. இந்த ஏற்பாட்டில் வாடகையாளர் அஞ்சலகத்திற்கு ஒரு பூட்டுடன் மாற்றுச்சாவி பொருத்தப்பட்ட பையினைத் தருகின்றார். மூலச்சாவி அஞ்சலக மேலாளரிடம் இருக்கும். அஞ்சல் பணியாளர்கள் குறிப்பிட்ட எண்ணிற்கு வரும் அஞ்சல்களை அந்தப் பையில் வைத்துவிடுகின்றனர். அதைப் பூட்டியும் விடுகின்றனர். வாடகையாளரின் தூதர் அந்தப் பையினை அஞ்சல் அலுவலகப் பிரிவிலிருந்து பெற்றுக்கொள்கின்றனர்.

அஞ்சல் குறியீட்டு எண் ஆறு எண்களைக் கொண்டது. முதல் மூன்று எண்கள் அந்த அஞ்சல் அலுவலகம் இருக்கும் மாநிலம் மற்றும் ஊரினைக் குறிக்கும். கடைசி மூன்று எண்கள் அஞ்சலகத்தின் எண்ணைக் குறிக்கும். முகவரி சரியாக இல்லை என்றாலும் குறியீட்டு எண் மிகவும் பயனுள்ளதாக இருக்கும். (எ.டு) 600 008 அஞ்சல் குறியீட்டு எண் இதில் முதல் மூன்று எண்கள் 600 அஞ்சல் அலுவலகம் இருக்கும் இடத்தையும் இறுதி மூன்று எண்கள் 008 அஞ்சலக எண்ணையும் குறிக்கும்.

கடல் கடந்த நாடுகளுக்கிடையே தொடர்பு கொள்ளும் அயல்நாட்டுச் சந்தாதாரர் அழைப்பு (STD) போன்ற ஒரு தொடர்பு முறை. நேரத்திற்கும் நாட்டிற்கும் ஏற்ப கட்டணங்கள் மாறுபடும். ஒவ்வொரு நாட்டிற்கும் குறியீட்டு எண் வழங்கப்படும். நாட்டின் குறியீட்டு எண், உள்ளூர் குறியீட்டு எண் மற்றும் வாடிக்கையாளர் குறியீட்டு எண்களை டயல் செய்து தொடர்பினை பெறலாம்.

பொது அழைப்பு

இது உள்ளூர் அழைப்புகள் என்றும் அழைக்கப்படுகிறது. உள்ளூர் அழைப்புகள் மக்களைத் தொடர்பு கொள்ள தொலைத் தொடர்புத் துறையால் அவர்கள் வசிக்கும் எல்லைகளுக்குள் வழங்கப்படும் சேவையாகும்.

தனியார் கிளை இணைப்பு (PBX) அஞ்சல் தந்தித் துறையால் வழங்கப்படும் புற அகத்தொடர்பு முறையாகும். இம்முறையில் அகத் தொலைபேசி இணப்புகள் அனைத்தும் ஒன்றாகக் கொணரப்பட்டு ஒரு விசைப்பொத்தான் பலகையில் இணைக்கப்பட்டு ஒன்றுடன் ஒன்று தொடர்பு கொள்ளுவதைக் கட்டுப்படுத்துகிறது. அதன் விரிவாக்கம் பல்வேறு துறைகளுடன் தனியார் கிளை இணைப்பால் இணைக்கப்படுகிறது. பெறுபவர் அழைப்பினை எடுத்த உடன் விசைப்பொத்தான் பலகையில் மின் ஒளிர்வு ஏற்படுகிறது (light). இயக்குபவர் தேவையான எண் எதுவென்று கேட்டு குறிப்பிட்ட எண்ணுடன் தொடர்பினை ஏற்படுத்துகிறார். அதேபோல வெளியிலிருந்து வரும் அழைப்புகளை ஏற்று குறிப்பிட்ட துறையுடன் இணைப்பினை ஏற்படுத்த வேண்டும். அரசு அலுவலகங்களிலும் மருத்துவமனைகளிலும் வியாபார நிறுவனங்களிலும் இம்முறை மிகவும் பிரபலமானது.

தனியார் தானியங்கி கிளை இணைப்பகம் (PABX): இது தபால் தந்தித் துறையின் உதவியுடன் ஏற்படுத்தப்படுகிறது. இவ்விணைப்பில் 50 இணைப்புகளை மேற்கொள்ளலாம். 25க்கு மேற்பட்ட இணைப்புகள் இருந்தால் ஒரு இயக்குபவர் தேவை ஆவார். இப்பிரிவில் உள்வரும் அழைப்பு வந்த உடனே இயக்குபவர் தேவைப்பட்ட இணைப்பு எண்ணை அழுத்தித் தொடர்பு ஏற்படுத்துகிறார். இச்சேவையில் அழைப்புகளை மீண்டும் அழைக்கவும் மற்றவரை இணைப்பதில் மாற்றம் செய்யவும் முடியும். இச்சேவை தனிநபர்களால் இயக்கப்படும் இணைப்பினால் ஏற்படக்கூடிய குறைபாடுகளை நீக்குகிறது.

ஆதாரம் : தமிழ்நாடு ஆசிரியர் கல்வியியல் ஆராய்ச்சி நிறுவனம்

2.79310344828
கருத்தைச் சேர்

(மேற்கண்ட தகவலில் உங்களுக்கு ஏதாவது கருத்துக்கள்/ஆலோசனைகள் இருந்தால், இங்கே பதிவு செய்யவும்)

Enter the word
நெவிகடிஒன்
Back to top