அலுவலக பதிவுகளை பாதுகாத்தல்

அறிமுகம் வியாபார நிறுவனங்கள், அரசாங்கம் மற்றும் பிற சமுதாய நிறுவனங்கள் பதிவுகள் அடிப்படையில் தான் நடைபெற்று வருகின்றன. பதிவேடுகள் என்பன ஒரு நிறுவனம் தனது பல்வேறு பணிகளைச் செய்வதற்குப் பயன்படுத்தும் ஆவணங்கள் ஆகும். இப்பதிவுகள் ஒரு நிறுவனத்தின் சிலவகையான புலனாகும். ஆதாரங்களாக இருந்து வருகின்றன. இவை கடிதங்கள், சுற்றிக்கைகள், சான்றுச்சீட்டுகள், படங்கள், அறிக்கைகள் போன்ற ஏதாவது ஒரு வடிவத்தை கொண்டிருக்கும்.

பதிவுகளின் வகைகள் கடிதத் தொடர்பு

கடிதத் தொடர்பு என்பது (அறிவிப்புகள், சுற்றறிக்கைகள், அறிக்கைகள் இன்னபிறவற்றை உள்ளடக்கியது) நிறுவனத்தால் பெறப்பட்ட மற்றும் வெளியில் அனுப்பப்பட்ட கடிதங்கள் மற்றும் கடிதங்களின் படிகள் ஆகும். இது தந்தி மற்றும் ஃபேக்ஸ் தகவல்கள் போன்றவற்றையும் உள்ளடக்கும். இவை நிறுவனத்தால் கையாளப்படும் கொள்முதல் விற்பனை மற்றும் சரக்கிருப்பு தொடர்பான ஆவணங்களை கொண்டுள்ளது. (உ.ம்) விலைப் பட்டியல், விலைப்புள்ளிகள், ஆணைகளின் நகல்கள், மாதிரிகள், நகல் ஆணைகள்.

கணக்குத் துறையின் பதிவுகள்

இவை கணக்குத் துறையுடன் தொடர்புடைய அனைத்துத் தாள்கள் மற்றும் ஆவணங்கள் ஆகும். (எ.டு) இடாப்பு, சில்லறை ரொக்க ஆதாரச் சீட்டுகள், இரசீதுகள், வங்கி அறிக்கைகள், கணக்குப் பேரேடுகள் போன்றவை

பணியாளர் பதிவுகள்

இவை நிறுவனத்தின் பணியாளர்கள் தொடர்பான அனைத்துத் தாள்களையும் உள்ளடக்கியது. (எ.டு) நிரப்பப்பட்ட விண்ணப்பப் படிவங்கள் இன்னபிற மற்றும் பணியாளர்களின் எண்ணப்பாங்கு குறித்த பதிவுகள், பணிக்கு வராமை மற்றும் வருதல், இன்னபிற.

நிர்வாகப் பதிவுகள்

ஒரு நிறுவனத்தின் நிர்வாகம் அல்லது சட்டத்தேவைகள் (உ.ம். காப்பீட்டுத் திட்டாவணங்கள், வாகனப் பதிவுப் புத்தகங்கள், உரிமம், வாடகைக் கொள்முதல் ஒப்பந்தங்கள், பங்குச்சான்றிதழ்கள்) போன்ற நிர்வாகத்துடன் தொடர்புடைய பதிவுகளைக் குறிக்கும்.

பல்வகைப் பதிவுகள்

நவீன வணிக நிறுவனங்கள் மேற்கண்ட பதிவுகளில் அடங்காத பல்வேறு பிற பதிவுகளையும் பேணி வருகிறது. (எ.டு) விளம்பரங்கள், முகாம்கள், சந்தை ஆய்வுகள் தொடர்பான பதிவுகள், இன்னபிற.

பதிவுகள் மேலாண்மை பதிவுகள் மேலாண்மை என்பது ஒரு நவீன வணிக நிகழ்முறை. அது படிவங்களை வடிவமைத்து மறுஆய்வு செய்து கோப்பிடும் நிகழ்வினைத் துணைப்பணியாகத் தழுவிய செயல்முறை ஆகும். இது பதிவுகளை உருவாக்குதல், சமர்ப்பித்தல், பயன்படுத்தல் மற்றும் கழிவு செய்தல் போன்ற செயல்களோடு தொடர்புடைய அலுவலக நிர்வாகம் ஆகும்.

ஃஜேன் கே. கியூபில் என்பவரின் கூற்றுப்படி பதிவுகள் மேலாண்மை என்பது பதிவுகளின் வாழ்க்கைச் சுழலின் உருவாக்கத்திலிருந்து முடித்து ஒதுக்கும்வரை உள்ள நடவடிக்கைகளை வடிவமைத்து, கட்டுப்படுத்தும் செயல் நிகழ்ச்சியாகும். பதிவுகள் மேலாண்மையின் பணிகள் கீழ்க்கண்டவாறு விவரிக்கப்படுகின்றன.

பதிவுகளை உருவாக்குதல்

புதிய படிவங்களும் பதிவுகளும் அவற்றின் தேவை நியாயமானதாக இருந்தால் மட்டுமே உருவாக்கப்படுதல் வேண்டும். அவற்றின் வடிவத்திற்கு அதிக கவனம் செலுத்த வேண்டும். ஆவணங்களில் விவரங்கள் துல்லியமாகவும் முழுமையாகவும் பதியப்பட வேண்டும்.

பதிவுகளை சேமித்தல்

பதிவுகளைச் சேமிக்கும் நிலையில் பதிவுகளை பிரித்தொதுக்கி அவற்றைச் சரியான, எளிதில் எடுக்கக்கூடிய இடத்தில் உள்ள பதிவுக் கருவியில் பதித்து வைப்பதே ஆகும். இப்பதிவுகளை தவறுதலான பயன்பாடு மற்றும் பேரிடர்களிலிருந்து பாதுகாக்கும் வண்ணம் ஒழுங்கமைக்க ஏற்பாடு செய்தல் ஆகும்.

பதிவுகளைத் திரும்ப அளித்தல்

பதிவுகள் திரும்பவும் பயன்படுத்துவதற்காகத்தான் பாதுகாக்கப்படுகின்றன. நல்ல திறமையான நடைமுறை புழக்கத்தில் இருந்தால் மட்டுமே பதிவுகள் சரியான நேரத்தில் பெறப்பட்டு வழங்க முடியும். பதிவுகளின் உருவாக்கத்தைப் பொறுத்துதான் பதிவுகளின் பயன்பாடு அமையும்.

பதிவுகளைக் கழிவுசெய்தல்

பதிவு மேலாண்மையின் கடைசிப்படி பதிவுகளைக் கழிவு செய்தல் ஆகும். மிகவும் முக்கியமான பதிவுகளைப் பாதுகாத்து வைப்பதும் காலாவதியான பதிவுகளை கழிவு செய்வதும் இந்நிலையில்தான். பதிவுகளைச் சேமித்து வைப்பது என்பது காலத்தின் அடிப்படையிலும், தேவையின் அடிப்படையிலும் நடைபெறுகிறது.

பதிவு மேலாண்மையின் நோக்கங்கள் லெஃபிங்வெல் மற்றும் ராபின்சன் அவர்களின் கூற்றுப்படி பதிவு மேலாண்மையின் நோக்கங்கள் கீழ்க்கண்டவாறு விவரிக்கப்படுகிறது.

முன்னேற்றம் குறித்த முறையான பதிவுகள்

ஒரு வியாபாரத்தைப் பற்றிய முன்னேற்றம் குறித்து அறிந்து கொள்ளுவதே அறிக்கைகள், நடவடிக்கைகள் (நிதி குறித்த மற்றும் பிற வகைகள்), ஆவணங்கள், காகிதங்கள், கடிதத் தொடர்பு மற்றும் இன்னபிறவற்றைப் பாதுகாத்து வைப்பதன் நோக்கமாகும். இது பதிவுகளின் வரலாற்றுப்பணி எனக்குறிப்பிடப்படுகிறது.

உண்மை நிலையில் அறிக்கைகளைத் தயாரிக்க வசதியளிக்கிறது - பதிவுகளின் மூலம்தான் வியாபாரத்தைப் பற்றிய உண்மை நிலை உணரப்படும். மாறுபட்ட சூழ்நிலைகளில் வியாபாரத்தைப் பற்றிய இந்த அறிவு வியாபாரம் குறித்த திட்டமிடுதலுக்கும் மிகவும் இன்றியமையாததாகும்.

ஒப்பிடுதலுக்கு வசதியளிக்கிறது - குறிப்பிட்ட காலகட்டத்தில், பல்வேறு காலகட்டங்களுக் கிடையேயான, பொருட்களுக்கிடையேயான மற்றும் பல்வேறு வணிகத்தில் ஈடுபட்டுள்ள பல்வேறு நிறுவனங்களுக்கிடையேயான பதிவுகளை ஒப்பிட வசதியளிக்கிறது. இந்த ஆய்வுப்பணி இன்றைய வியாபாரத்தில் முக்கியப்பங்கு வகிக்கிறது.

தவறுகளையும் விரயங்களையும் கண்டுபிடிக்கிறது - தவறுகளும் விரயமும் சரியான பதிவுகளைப் பேணுவதன் மூலமாகவும் மற்றும் மேலாண்மை செய்வதன் உதவியாலும் தெரிய வருகிறது. பதிவுகள் மேலாண்மை, தவறுகளையும் விரயத்தையும் அகற்றுவதற்கான தொழில் நுணுக்கங்களின் தோற்றுவாயாக உருவாவதற்கு வசதியளிக்கும் ஒரு கட்டுப்பாட்டுப்பணி ஆகும்.

சட்டச் சம்பிரதாயங்கள்

பல்வேறு சட்டங்களுக்கிணங்க சில பதிவுகளை குறிப்பிட்ட காலம் வரை காப்பாற்றிவைப்பது அவசியமாகிறது. (எ.டு) விற்பனைப் பதிவுகள் விற்பனைச் சட்டப்படி சில வருடங்கள் வரை வைத்திருப்பது அவசியமாகிறது. வருமான வரிச் சட்டப்படி பெறுதல், செலுத்தல் சான்றுச் சீட்டுகளும், கணக்குப் புத்தகங்களும் சில வருடங்கள் வைத்திருக்க வேண்டியது அவசியமாகிறது.

பதிவுகளைப் பேணுவதற்கான தத்துவங்கள் கீழ்க்கண்ட வழிகாட்டுதல்கள் பல்வேறு வகையான காலங்களுக்கு எவ்வகையான பதிவுகள் சேமிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை திர்மானிப்பதற்கு பின்பற்றவேண்டும்.

நடுவுநிலைமை : பதிவுகளைப் பேணுவதற்கான காரணங்கள் நியாயமானதாக இருக்கவேண்டும். ஏதாவது நோக்கம் இல்லாமல் பதிவுகளைப் பேணுவதில் எந்தப் பொருளும் இல்லை. சரிபார்த்தல் : பதிவுகள் உண்மைச் சான்றுகளாக இருக்க வேண்டும். வதந்திகள் மூலமாக உருவாக்கப்படும் பதிவுகளைப் பேணுவது பொருளற்றது. காலம் : பதிவுகள் அவை எந்தக் காலம்வரை பேணப்பட வேண்டுமோ அந்தக் காலம் வரை பேணப்படவேண்டும். பிரித்தொதுக்குதல் : தேவைப்படும் பொழுது எடுத்துக் கொடுக்கும் வண்ணம் பதிவுகள் பேணப்பட வேண்டும். இக்காரணத்திற்குத்தான் பதிவுகள் சரியாகப் பிரித்தொதுக்குவது அவசியமாகிறது. பாதுகாப்பு : பதிவுகள் பாதுகாப்பாக வைக்கப்பட வேண்டும். பதிவுகளின் முறைமை நெகிழ்வுத் தன்மை உடையதாக இருக்க வேண்டும். அப்பொழுது தான் மாற்றங்களை எளிதில் செய்ய இயலும். சிக்கனம் : பதிவுகள் நியாயமான விலையில் வாங்கப்பட்டு பேணப்பட வேண்டும். பதிவுகள் பேணுவதனால் கிடைக்கும் பயன்கள் அவற்றைப் பேணுவதற்காகும் செலவுகளை விட அதிகமாக இருக்கவேண்டும் கோப்பிடல் பெரும்பாலான பதிவுகள் எதிர்காலத்திற்காக பாதுகாத்துவைக்கப்பட வேண்டியவை ஆகும். அதே சமயத்தில் அவை எளிதில் கிடைப்பவையாகவும் இருக்க வேண்டும். இது எந்த வழியில் செய்யப்படுமோ அதுவே கோப்பிடல் ஆகும். கோப்பிடல் வேறுவிதமாகவும் விவரிக்கப்படலாம். அதாவது கோப்பிடல் என்பது பதிவுகளை ஒழுங்கமைத்து, சேமித்து வைத்து, தேவையான போது காண்பிக்க பயன்படும் நடைமுறையே ஆகும். இதன் முக்கியத்துவம், சேமித்து வைப்பதிலும் இடம் குறித்துக் காட்டுவதிலும் உறுதிபடுத்தப்படுவதால் இதன் நடைமுறையை கோப்பிடலும் கண்டுபிடித்தலும் என்று கூறலாம். கோப்பிடல் பதிவுகளை முறைப்படி அமைத்துப் பாதுகாத்தலைக் குறிக்கும். இது ஒரு நூலகப் பணி போன்றது. ஏனெனில் பதிவுகள் சேமித்து வைக்கப்பட்டு எதிர்காலப் பார்வைக்கு வைக்கப்படுகின்றன.

G. R. டெர்ரி அவர்கள் கோப்பிடல் பற்றிக் கூறுகையில் "கோப்பிடல் என்பது ஆவணங்களையும் காகிதங்களையும் ஏற்றுக் கொள்ளக்கூடிய பேழைகளில் ஏற்கனவே தீர்மானித்தபடி ஒரு ஒழுங்கான ஏற்பாட்டில் இடம் குறித்துவைப்பதாகும். ஆகையால்தான் அவை தேவைப்படும்போது விரைவாகவும் வசதியாகவும் எங்கிருக்கிறது என்று கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது.”

ஸேன் K. க்விபிள் அவர்களின் கூற்றுப்படி "கோப்பிடல்” என்பது "பதிவேடுகள் மேலாண்மை நிகழ்வின் ஒரு செயல்பாடாகும். இதன் மூலமாக பதிவுகளை சேமிப்பு முறையாக வகைப்படுத்தி, குறியிட்டு, வரிசைப்படுத்தி வைக்கப்படுகிறது.”

கோப்பிடலின் நன்மைகள் பதிவுகள் பொருத்தமான கோப்பிடல் முறைப்படி சேகரிக்கப்பட வேண்டும். ஏனெனில் அப்போதுதான் கீழ்க்கண்ட நன்மைகள் அல்லது நோக்கங்களை அடைய முடியும்.

உடனடிப்பார்வை : பதிவுகள், கடந்தகால நிகழ்வுகளுடன் தொடர்புடைய செய்திகளின் சேகரிப்பு மையமாகத் திகழ்கிறது. அவை நல்ல முறைப்படி கோப்பிடப்பட்டு வைக்கப்படுமேயானால் வசதியாக எடுத்து அவற்றைப் பார்வையிட முடியும். மேலும் அவற்றிற்கு சுட்டகராதியும் தேவைப்படுகிறது.

பாதுகாப்பான பதிவேடுகள் : கோப்பிடுதல் பலவகைப்பட்ட பதிவுகளின் பாதுகாப்பான சேமிப்பிற்கு உறுதியளிக்கிறது. கடிதங்களும் பிற ஆவணங்களும் வேறுபட்ட மடிப்பான்களில் பொறுத்தப்பட்டு அதற்கான அறைகளில் வைக்கப்படுகிறது. இவ்வாறு பதிவேடுகளை எதிர்பாரா நிகழ்வுகளான திருட்டு, தீ போன்றவற்றிலிருந்து காக்கின்றது.

ஆவணச் சான்றுகள் : பதிவுகளும், ஆவணங்களும், கருத்துமாறுகள் மற்றும் தர்க்கங்களின் போது சான்றுகளாகப் பயன்படுகிறது. பதிவுகளின் படிகள் பல்வேறு பிரிவினர்களின் கோருரிமைகளுக்கு சமர்பிக்க உதவுகிறது. சட்டத்தின் முன்னிலையில் பல்வேறு வாத பிரதிவாத நடைமுறைகளுக்கிடையே குறிப்பிட்ட பிரிவினர்களுக்காக சமர்ப்பிக்கப் பயன்படுகிறது.

சரியான முறையில் கடிதத் தொடர்பு மேற்கொள்ள உதவுகிறது : கடிதத் தொடர்புகளை தங்கு தடையின்றி மேற்கொள்ள கோப்பிடல் உதவுகிறது. இது நிறுவனத்தின் நன்மதிப்பை உயர்த்துகிறது. மேலும் ஆணைகளைப் பெறவும் உதவுகிறது.

சட்டப்பூர்வமான தேவைகள் : நிறுமச்சட்டம், வருமான வரிச் சட்டம், தொழிற்சாலைகள் சட்டம் போன்ற பல்வேறு சட்டங்களின் சரத்துகளுக்கிணங்க பதிவுகளைப் பேண கோப்பிடல் உதவுகிறது.

முன்னேற்றத்தின் அளவை மாணி : கோப்புகள் கடந்த காலங்களின் பதிவுகளை கிடப்பில் வைக்க உதவுகிறது. நிகழ்கால செயல்நிறைவேற்றங்களைக் கடந்த காலத்துடன் ஒப்பிட உதவுகிறது. இவ்வாறாக கோப்பிடல் நிறுவனம் மற்றும் துறைகளின் திறமையை அளவிடும் ஒரு முக்கியமான உபகரணமாகத் திகழ்கிறது.

முடிவெடுத்தல் மற்றும் கொள்கைகளை உருவாக்குதல் : முக்கியமான முடிவுகளை எடுப்பதற்கும் கொள்கைகளை உருவாக்குவதற்கும் நாளது வரையான செய்திகள் அவசியம் தேவைப்படுகிறது. சில முடிவுகள் அனுமானத்தின் அடிப்படையிலோ உள்ளுணர்வின் அடிப்படையிலோ எடுக்கப்படும் போது இடரின் அளவு அதிகரிக்கிறது. எனவே சரியான உண்மைகள் மற்றும் எண்ணிக்கைகளின் அடிப்படையில்தான் முடிவுகளும் கொள்கைகளும் அமையவேண்டும்.

உயர்த்தப்பட்ட திறமை : கோப்பிடல் அலுவலகத்தின் திறமையை உயர்த்துகிறது. சிறந்த முடிவுகளை எடுப்பதற்குத் தேவைப்படும் செய்திகளை வேகமாகவும், துல்லியமாகவும் கிடைப்பதற்கு வழி செய்வது கோப்பிடலே ஆகும். கடந்த காலச் செய்தித் தொடர்புகள் சார்ந்த பதிவுகள் எளிதில் கிடைக்குமானால் தொடர் நடவடிக்கைகளை உடனடியாக எடுக்கமுடியும்.

கோப்பிடல் முறைமையின் தேவைகள் ஒரு நல்ல கோப்பிடல் முறைமையானது தேவைப்படும் தகவல்களைக் கேட்ட மாத்திரத்திலேயே துல்லியமாக வழங்குவதில்தான் இருக்கிறது.

கோப்பிடல் முறைமையின் அவசியத்தேவைகள்

எளிதில் கிடைக்கும் வண்ணம் இருத்தல் : பார்வைக்குத் தேவைப்படும் காகிதங்கள் கால விரயமின்றி எளிதில் எடுக்கும் வண்ணம் கோப்பிடப்பட வேண்டும். கோப்பிடும் பெட்டி (அ) அலமாரி வசதியாக இடவமைவு செய்யப்பட வேண்டும். எளிமை : கோப்பிடும் முறைமை மிகவும் எளிதானதாகவும் எல்லோராலும் புரிந்துக் கொள்ளக் கூடியதாகவும் பயிற்சியோ, தனி அறிவோ இல்லாமல் செயல்படுத்தக் கூடியதாக இருக்க வேண்டும். சிக்கனம் : நிர்வாகச் செலவு, கருவி மற்றும் உழைப்பு போன்றவற்றிற்கு ஆகும் செலவு கட்டுக்குள் அடங்குவதாக இருக்க வேண்டும். இடச்சேமிப்பு மிகவும் அவசியமாகும். பெரிய நகரங்களில் வாடகை மிகவும் அதிகமாக இருப்பதால் இடச் சிக்கனம் மிகவும் அவசியமாகிறது. தேவைப்படும் காலத்திற்கு மேல் ஆவணங்களை சேர்த்து வைக்காமல் இருப்பது இடச் சிக்கனத்துக்கு பெரிதும் உதவும். நிர்வாகத்தினர்தான் ஒவ்வொரு பதிவுகளின் வாழ்நாளை முடிவு செய்யவேண்டும். அப்பொழுதுதான் தேவையில்லாமல் பதிவுகளைப் பேணுவது தவிர்க்கப்படும். பொருத்தம் : கோப்பிடல் செயல்முறையின் தன்மையும் அளவும் நிறுவனத்திற்கு நிறுவனம் வேறுபடும். கோப்பிடல் முறைமை அந்த நிறுவனத்திற்குப் பொருத்தமானதாக இருக்க வேண்டும். நெகிழ்வுத் தன்மை : கோப்பிடல் முறைமையானது வியாபார வளர்ச்சிக்கு ஏற்றவகையில் விரிவு படுத்தக் கூடியதாக இருக்க வேண்டும். வேறுவகையில் கூறினால் மாறும் சூழ்நிலைக்கு ஏற்ப போதுமான அளவு பின்பற்றும் வகையில் இருக்கவேண்டும். வகைப்படுத்தல் : கோப்பிடல் முறைமை ஒரு சிறந்த வகைப்படுத்தும் முறைமையால் ஆதரிக்கப்ட வேண்டும். அப்போதுதான் தாள்களை நுழைப்பதற்கும், இடம் குறிப்பதற்கும் எளிதாக இருக்கும். பல்வேறு வகையான வகைப்படுத்தல்கள் உள்ளன. அவை அகர வரிசை, எண் வரிசை, அகரளண் வரிசை, நிலப்பரப்பு வரிசை மற்றும் பொருள் வரிசை. அகரவரிசை எல்லா இடங்களிலும் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படுகிறது. ஏனெனில் இவை புரிந்து கொள்ளக்கூடியதாகவும் சுயமாகவே கட்டக்கூடியதாகவும் உள்ளது. குறுக்குப் பார்வை : சில சமயங்களில் தாள்கள் இரண்டு வேறுபட்ட தலைப்புகளில் கோப்பிடப்படக் கூடிய வாய்ப்புகள் உண்டாகின்றன. அது போன்ற சூழ்நிலைகளில் குறுக்குப் பார்வைக் குறிப்புகள் கொடுக்கப்பட வேண்டும். அதாவது ஒரு இடத்தில் இல்லாவிட்டால் வேறு எந்த இடத்தில் இருக்கக் கூடும் என்ற செய்தியை அறியும் வகையில் அந்தக் குறுக்குப் பார்வைக் குறிப்பு இருக்க வேண்டும். அப்போதுதான் அந்த கடிதம் உண்மையில் எங்கு வைக்கப்பட்டிருக்கிறது என்று அறிய முடியும். நடமாட்டம் : எப்பொழுது ஒரு கடிதம் அல்லது கோப்பு, கோப்புக் கட்டிலிருந்து பிரித்தெடுக்கப்படுகிறதோ அப்பொழுது ஒரு வழிகாட்டி அல்லது குறிப்பினை அங்கு இணைக்க வேண்டும். அக்கோப்பின் நடமாட்டம் குறித்த தகுந்த விவரங்களை அதைக் கையாளும் பணியாளரின் கையொப்பத்துடன் குறிக்கவேண்டும். பாதுகாப்பு

கோப்பிடல் முறை, சில அங்கீகாரம் இல்லாத நபர்களால் கோப்புகள் கையாளப்படாமல் இருக்கும் வண்ணம் சில தடுப்பு வழிகளை உள்ளடக்கியதாக இருக்க வேண்டும். கோப்புகள் எலிகள், கரையான்கள் முதலிய இயற்கை விரயக் காரணிகளிடமிருந்து பாதுகாப்பு பெறும் வண்ணம் இருக்க வேண்டும். இந்த நோக்கத்திற்காக கீழ்க்கண்ட நடவடிக்கைகள் எடுக்கப்படவேண்டும்.

நெருப்பிலிருந்து அலமாரிகள், அறைகள் முதலியவை பாதுகாப்பான பொருட்களால் தயாரிக்கப்படவேண்டும். கோப்பிடும் பணியாளர்களைத் தவிரப்பிற பணியாளர்கள் பிரிவில் நுழையக்கூடாது. அங்கீகரிக்கப்பட்ட தேவையின் அடிப்படையில் மட்டுமே கோப்புகள் வழங்கப்பட வேண்டும். கொடுக்கப்பட்ட கோப்புகள் விரைவில் திருப்பி அளிக்கப்படும் வண்ணம் கோப்பு நடைமுறை அமைய வேண்டும். சுட்டகராதி

அகர வரிசைப்படி கோப்புகள் வகைப்படுத்தப்படவில்லையெனில் கோப்பிடலுக்கு கண்டிப்பாக சுட்டகராதி பேணப்பட வேண்டும். அட்டைச் சுட்டகராதி, புலனாகும் அட்டைச் சுட்டகராதி முறைமை போன்றவை எடுத்துக்காட்டுகளாகும். சுட்டகராதி, கோப்புகள் இருக்கும் இடத்தைச் சுட்டிக்காட்டுகிறது.

தக்க வைத்திருத்தல் : ஒரு குறிப்பிட்ட பதிவுத் தக்க வைக்கும் கொள்கை இருக்க வேண்டும். பதிவுகள் பேணப்பட வேண்டிய காலத்தை தெளிவாக நிர்ணயம் செய்ய வேண்டும். வழக்கில் உள்ள பதிவுகள் மட்டுமே இழுப்பறைகளில் வைக்கப்பட வேண்டும். ஏனெனில் இக்காலத்தில் இடம், மிகவும் செலவினை உண்டாக்கக் கூடியது. காலம் கடந்த பதிவுகள் தகுந்த நடைமுறையுடன் களையப்படவேண்டும். கோப்பிடலை ஒழுங்கமைத்தல் கோப்பிடல் பணியானது பதிவுகளைத் தகுந்தபடி பராமரிக்க உதவுகிறது. பதிவுகள் தேவைப்படும் பொழுதெல்லாம் கிடைக்கும் வண்ணம் பேணப்பட வேண்டும். பயிற்சி பெற்ற பணியாளர்களையே கோப்புகளை வகைப்படுத்தி ஒழுங்குபடுத்துவதற்கு நியமிக்க வேண்டும். இத்துறைக்கு முதன்மை பதிவாளர் மற்றும் கோப்பிடும் அதிகாரி ஒருவர் பொறுப்பேற்க வேண்டும். இத்துறைக்கு தேவையான இழுப்பறைகள் மர அலமாரிகள் முதலியவற்றை வழங்க வேண்டும். இத்துறை இரண்டு முறைகளில் ஒழுங்கமைக்கப்படலாம்.

1.மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு 2. துறைப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு

1. பதிவுகளை மையப்படுத்துதல் அல்லது மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு :

பல்வேறு நபர்கள் எளிதில் அடையும் வண்ணம் ஒரே இடத்தில் பதிவுகளை வைப்பது மையப்படுத்தல் ஆகும். வேறு வகையில் கூறினால் பல்வேறு துறைகளோடு தொடர்புடைய பல செயல்கள் சம்பந்தமான பதிவுகளை மையப்படுத்தப்பட்ட சுட்டகராதித் திட்டத்தினால் கட்டுப்படுத்தப்படுமானால் அது மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு முறை எனப்படும். மையப்படுத்தப் பட்ட கோப்புகள் பொதுக் கடிதத் தொடர்போடு தொடர்புடைய காகிதங்களை உள்ளடக்கியது. இவை அலுவலக மற்றும் கிளைக் கடிதத் தொடர்புகள், ஆணைகள், இடாப்புகள், சான்றுச் சீட்டுகள் அனுமானித்த திட்டப்பட்டியல்கள் மற்றும் விலைப் புள்ளிகள், பற்று வரவுச் சீட்டுகள் மற்றும் சில துறைகளின் பார்வைக்குத் தேவையான காகிதங்கள் ஆகும்.

மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பின் நன்மைகள்

இது வேலையை திரும்பச் செய்தலைத் தவிர்க்கிறது. ஏனெனில் ஒருபொருள் சம்பந்தமான அனைத்துக் காகிதங்களும் ஒரே அறையில் கோப்பிடப்படுகிறது. கோப்பிடல் முறையில் சிறப்புப் பயிற்சி பெற்ற பணியாளர் இப்பிரிவில் பணியாற்றுவதால் இம்முறையில் சிறந்த சேவை செய்கின்றனர். சீரான கோப்பிடல் முறைக்கு உறுதியளிக்கிறது. ஒரே இடத்தில் கோப்புகள் சேமிப்பதற்காகவும், கோப்பிடலுக்காகவும் பயன்படுத்தப் படுவதால் காலம் மிச்சமாகிறது. இது இடம், கருவி மற்றும் வழங்குதல்களில் சிக்கனத்தைக் கடைப்பிடிக்கிறது. ஏனெனில் இங்கு பதிவுகள் மற்றும் கருவிகள் ஒவ்வொரு இடத்திலும் பேணுவதும், வாங்குவதும் தவிர்க்கப்படுகிறது. இது மற்ற துறைகளைக் கோப்பிடும் பணியிலிருந்து விடுவிக்கிறது. மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பின் குறைபாடுகள்

துறைகள் கோப்பிடும் அறைக்குத் தொலைவில் அமைக்கப்பட்டிருந்தால் பணியாளர்களுக்குக் கடினமாக இருக்கும். கோப்புகள் மையமாக வைக்கப்பட்டிருப்பதால் தகவல்கள் பிறருக்கு வெளிச் செல்ல வாய்ப்புகள் உள்ளன. பதிவுகள் படியெடுப்பது தவிர்க்கப்படுவதால் பதிவுகள் தொலைவதால் ஏற்படும் பய உணர்வு இருக்கிறது, எனவே கோப்பிடும் அறைக்கு அனுப்புவதற்கு முன் அந்தந்த துறைகளின் பதிவுகளை ஒருபடியெடுத்துக்கொள்வது அவசியம். துறைப்படுத்தப்பட்டகோப்பிடும்முறை

இந்த முறையில் பல்வேறு துறைக்குத் தொடர்புடைய பதிவுகள் அந்தந்தத் துறைகளிலேயே பாதுகாக்கப்படுகின்றன. இம்முறை நடந்து கொண்டிருக்கும் பணி பற்றிய பதிவேடுகளை அவசியமாக பேணுவதாகும். (எ.டு) முழுதும் முடிக்கப்படாத ஆணைகள், செலுத்தப்பெறாத உண்டியல்கள், இன்னபிற. மேலும் சில பதிவுகள் சில துறைகளால் மட்டுமே பயன்படுத்தப்படும். இவை துறைப்படுத்தப்பட்ட கோப்பிடலுக்குத்தான் பொருந்தும். (எ.டு) கொள்முதல் துறையில் உள்ள விலைப் புள்ளிகள், ப்ளுபிரிண்ட் மற்றும் பொறியியல் துறையில் உள்ள வரைபடங்கள் போன்றவை. ஒவ்வொரு துறையிலும் கோப்பிடும் எழுத்தர் கோப்பிடும் வேலையைப்பிற வேலைகளோடு சேர்த்து செய்கிறார்.

துறைக் கோப்பு முறையின் குறைபாடுகள்

மந்தனமான செய்திகளைக் கோப்பிடும் துறைக்கு இந்தக் கோப்பிடும் முறை மிகவும் பொருத்தமானது. கோப்பிடும் துறையிலிருந்து பிற துறைகள் அதிக தூரத்தில் இருக்கும் பட்சத்தில் இம்முறை ஏற்றதாக அமையும். சில காகிதங்கள் ஒரு துறைக்கு மட்டும தொடர்புடையதாக இருந்தால் இம்முறை ஏற்றது. மையப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு முறையில் கோப்புகளைக் கண்டுபிடிப்பதில் காலதாமதம் ஏற்படலாம். காலதாமதத்தினால் ஏற்படும் அசெளகர்யங்களைக் களைய துறைப்படுத்தப்பட்ட கோப்புமுறை பயன்படுத்தப்படுகிறது. துறைப்படுத்தப்பட்ட கோப்பு முறையின் குறைபாடுகள்

கோப்பிடலுக்கான செலவு அதிகம். இடம், கருவி மற்றும் வழங்குதல் இருமடங்காகிறது. ஒவ்வொரு துறையும் கோப்பிடும் வேலையைச் செய்வதால் கோப்பிடலுக்கு என்று தனிப் பணியாளர் தேவை இல்லை. பல்வேறு துறைகளிலும் கோப்பிடும் வாலாயங்கள் மற்றும் சாதனங்கள் சீராக இருக்காது. ஒரு கோப்பு பல துறைகளுக்குத் தொடர்புடையதாக இருந்தால் இம்முறை தொல்லை தருவதாக அமையும் கோப்பிடலின் வகைகள் படுகிடைக்கோப்பு :

இழுப்பறைகளில் படுகிடை நிலையில் அதாவது ஒன்றன் மீது ஒன்றாக வரிசையாகக் காகிதங்கள் கோப்புகளில் (அ) மடிப்பான்களில் வைக்கப்பட்டால் அது படுகிடைக் கோப்பிடல் ஆகும். ஒவ்வொரு கோப்புக்கும் ஒரு எண் வழுங்கப்படும். மேலும் ஒரு சுட்டகராதி தயாரிக்கப்படும்.

ஒரு கோப்பு பார்வைக்காகக் கோப்பிலிருந்து எடுக்கப்படுமானால் அந்த கோப்பின் நடமாட்டத்தைக் குறித்து எழுதப்பட்ட ஒரு வழிகாட்டி அட்டை அந்த இடத்தில் வைக்கப்படுகின்றன. அதன் வகைகளாவன,

விசை வளையக் கோப்பு : ஒரு பலமான அட்டையிலான மடிப்பான்களில் கடின உலோக வளையங்கள் உள்ளன. இதை ஒரு விசை வளையத்தின் உதவியுடன் திறக்கலாம். பதிவுகள் துளைப்பான்களல் துளையிடப்பட்டு உலோக வளையத்தை மேலிருந்து கீழாகத் திறந்து அதன்பின் அதில் வைக்கப்படுகின்றன. விசை வளையக் கோப்பு ஒரு அகர வரிசைப் பிரிவைக் கொண்டுள்ளது. அதில் தடித்த அட்டைகள் பொருத்தமான இடங்களில் வைக்கப்படுகின்றன. இவ்வகையான கோப்பில்தாள்களை மற்ற காகிதங்களின் வரிசையை கலைக்காமல் செருகுவதும் எடுப்பதும் எளிது.

தட்டை வடிவக் கோப்பு : கோப்புகள் அட்டை (அல்லது) தடித்த காகிதங்களால் செய்யப்படுகின்றன. ஒவ்வொரு பொருள் அல்லது வாடிக்கையாளர் தொடர்புடைய அனைத்துக் கடிதத் தொடர்புகளும் காலக்கிரமமாக அடுக்கி ஒரு தனி உறையில் வைக்கப்படுகிறது. தட்டை வடிவக் கோப்பில் உலோகப் பிடிப்புகள் உள்ளன. காகிதங்கள் மற்றும் ஆவணங்கள் துளையிடும் கருவிகளால் துளையிடப்பட்டு உலோகப் பிடிப்புகளில் உள்ள துளைகளில் செருகப்படுகின்றன. காகிதங்கள் தட்டையாக ஒன்றன் மீது ஒன்றாக அடுக்கி வைக்கப்படுகின்றன. இக்கோப்புகள் இழுப்பறைகளில் படுகிடையாக வைக்கப்படுகின்றன.

படுகிடைக் கோப்புகளின் நன்மைகள்

இது மிகவும் எளிமையானது. மேலும் இயக்குவதும் எளிது. காகிதங்கள் காலவரிசையாக அடுக்கப்படுவதால் கடிதங்களை இடம் குறிப்பது எளிது. இதனை நிறுவுதல் சிக்கனமானது. உள்ளடக்கங்கள் சுத்தமாக இருக்கிறது. தூசுகளிலிருந்து விடுவிக்கப்பட்டு அலமாரிகளில் சேமித்து வைக்கப்படுகிறது. காகிதங்கள் விசை வளையங்களில் பொருத்தப்பட்டுள்ளதால் அவை அந்த இடத்தை விட்டு அகலாது. காகிதங்களைக் கோப்புகளிலிருந்து அகற்றாமலேயே எளிதில் பார்வையிட முடியும். படுகிடைக் கோப்புகளின் குறைபாடுகள்

இது பேரளவு நிறுவனங்களுக்கு மட்டுமே ஏற்றது. தட்டை வடிவக் கோப்புகளில் கால வரிசையில் ஒன்றன் மீது ஒன்றாக அடுக்கி வைக்கப்படுவதால் ஒன்றைக் கலைக்காமல் மற்றதை எடுக்க முடியாது. ஒரு குறிப்பிட்ட அளவுக்குமேல் இந்தக் கோப்பினை விரிவாக்கம் செய்யமுடியாது. கோப்பினைக் கண்டுபிடிக்க இதற்கு ஒரு சுட்டகராதி தேவை. செங்குத்துக் கோப்பு முறை

இம்முறையில் காகிதங்கள் செங்குத்தாக நிற்கும் நிலையில் வைக்கப்படுகின்றன. கோப்புகள் மற்றும் பதிவுகள் மடிப்பான்களில் பொருத்தப்பட்டு இழுப்பறைகள் அல்லது (அ) எண் வரிசையில் வைக்கப்படுகிறது. இது மிகவும் நவீனமானது. இது வியாபாரத்தில் வளர்ந்து வரும் தேவைக்கு ஏற்ப தோன்றியுள்ளது.

செங்குத்துக் கோப்பின் நன்மைகள்

1. காகிதங்கள் மற்றும் ஆவணங்களை உடனடியாகப் பார்க்க முடிகிறது.

2. எல்லா வகையான வகைப்படுத்தலுக்கும் எளிதில் வளைந்து கொடுக்கிறது. (எ.டு)1 அகர வரிசைப்படி, 2. எண் வரிசைப்படி, இன்னபிற.

3. இது சிக்கனமானது, மடிப்பான்கள் மலிவானது. ஒரே கோப்பிடும் அறையில் வைப்பதற்கேற்றது.

4. கோப்பிடும் அறையில் மேலும் விரிவுபடுத்த வாய்ப்பளிக்கிறது. ஒரே ஒரு இழுப்பறை பல மடிப்பான்களை வைத்துக்கொள்ள இடமளிக்கிறது.

5. இவை பாதுகாப்பு மட்டுமல்லாது காகிதங்களை தூசியிலிருந்து பாதுகாத்து சுத்தமாக வைக்கிறது.

செங்குத்துக்கோப்பின் குறைபாடுகள்

இது மற்ற முறைகளைப் போல் அதாவது பார்வை அட்டைக் கோப்பு, சுழலும் அட்டைக் கோப்பு போல வேகமானது அல்ல. இழுப்பறைகளில் இருந்து மடிப்பான்கள் விழ வாய்ப்புள்ளது. அதனால் மடிப்பான்கள் பழுதாகவோ அல்லது கிழியவோ வாய்ப்புள்ளது. கோப்புகளை வகைப்படுத்தல் பல்வேறு காகிதங்களும் ஆவணங்களும் வகைப்படுத்தப்பட்டு கோப்புகளிலும் மடிப்பான்களிலும் வைக்கப்பட வேண்டும். எதிர்காலத்தில் வசதியாக கிடைக்கும் வகையில் காகிதங்களும் ஆவணங்களும் வகைப்படுத்தப்பட்டு காக்கப்படுவதே வகைப்படுத்தலின் நோக்கம் ஆகும்.

வகைப்படுத்தலின் முக்கியமான வகைகளாவன

அகர வரிசை வகைப்படுத்தல் வியாபார நிறுவனங்களில் கடிதங்களை வகைப்படுத்த இம்முறை பின்பற்றப்படுகிறது.

இது பெரிய நிறுவனங்களிலும் சிறிய நிறுவனங்களிலும் எங்கு கடிதங்களின் பெயர்களுக்கு முக்கியத்துவம் கொடுக்கிறார்களே அங்கு மிகவும் பயனுள்ளதாக அமைகிறது. இம்முறையில் ஒவ்வொரு மடிப்பான்களும் கடிதத்திற்குத் தொடர்புடைய பெயரை கொண்டுள்ளது. வாடிக்கையாளர்களின் பெயர்களை அகரவரிசைப்படி அடுக்கி வைக்கிறது.

பல பெயர்கள் ஒரே எழுத்தைக் கொண்டு இருக்குமானால் அவை அகராதியில் வகைப்படுத்தியுள்ளது போல துணை எழுத்துக்களால் ஒழுங்கமைக்கப்படுகிறது

இம்முறை மிகவும் எளிமையானது. ஏனெனில் அனைவரும் அகராதியைப் பயன்படுத்தியதால் இது பிரபலமான முறையாகும். இது சுய சுட்டகராதியாக இருப்பதால் தனியாக சுட்டகராதி அவசியம் இல்லை.

நன்மைகள்

இதை புரிந்து கொள்வதும் இயக்குவதும் எளிது இது ஒரு சுயசுட்டகராதி. தனிச்சுட்டகராதி தேவை இல்லை. இது நெகிழ்வுத் தன்மையுடையது. வகையினை மாற்றாமல் எந்த தலைப்பையும் இதில் அறிமுகப்படுத்த முடியும். இது நேரடிப் பார்வைக்கு உதவுகிறது. விரைவாக சரிபார்க்க முடிகிறது. தவறுதலான கோப்பிடுதலுக்கான வாய்ப்புகள் மிகவும் குறைவு. குறைபாடுகள்

இம்முறைகளில் காகிதங்களை கண்டுபிடிக்க நீண்ட நேரம் தேவைப்படுகிறது. இதனால் துரிதமான இயக்கம் குறைக்கப்படுகிறது. பலபொதுப் பெயர்கள் இருப்பதால் குழப்பம் உருவாகிறது. பெயர்களின் சொற்கள் தவறாக இருப்பதால் கோப்பிலும் தவறாக செய்யப்படுகிறது. அகரவரிசையில் ஒவ்வொரு சொல்லின் இடத் தேவையை கணிப்பது கடினமாக உள்ளது. எண் வரிசை வகைப்படுத்தல் ஒவ்வொரு வாடிக்கையாளருக்கும் ஒவ்வொரு எண் வழங்கப்படுகிறது. ஒரு வாடிக்கையாளர் (அ) சரக்களிப்போர் அல்லது பொருள் வாரியாக ஒவ்வொரு மடிப்பான்களுக்கும் குறிப்பிட்ட எண் வழங்கப்படுகிறது.

எண்கள் வாரியாக மடிப்பான்கள் வகைப்படுத்தப்படுகிறது. அந்த மடிப்பான்கள் இழுப்பறைகளில் எண்வரிசையில் ஒழுங்கமைக்கப்படுகிறது. வழிகாட்டி அட்டைகள் அவற்றை 10 (அ) 20 கோப்புகள் கொண்ட பொருத்தமான குழுக்களாக பிரிக்கப்படுகின்றன. இவ்வாறு ஒரு வாடிக்கையாளருக்கு 51 என்ற எண் வழங்கப்பட்டிருந்தால் அவரோடு தொடர்புடைய அனைத்துக் காகிதங்களும் 51 என்ற எண் கொண்ட மடிப்பானில் காணப்படும். வழிகாட்டி அட்டை (அ) சுட்டகராதி அட்டையின் உதவியுடன் சரியான அறையில் அந்தப் பதிவை அடையாளம் காண்பது மிகவும் எளிது.

நன்மைகள்

எண் வரிசைக் கோப்பு எளிதில் கண்டுபிடிக்க முடியும். இவை தவறுதலாக மாற்றி அடுக்கப்படுவதற்கான வாய்ப்புகள் குறைவு. கோப்பிடலில் மிகுந்த துல்லியத்தன்மை கடைப்பிடிக்கப்படும். தவறுதலாக கோப்பிடுவதற்கான வாய்ப்புகள் குறைவு. மிக அதிகமான விரிவாக்கத்திற்கு வாய்ப்புகள் உண்டு. எளிதில் அமைக்கவும் இயக்கவும் முடியும். குறைபாடுகள்

கோப்புக்களை எளிதில் அடையாளம் காண தனியான அகர வரிசை சுட்டகராதி தயாரிக்கப்பட வேண்டும். எந்த ஒரு கோப்பை தேடவும் சுட்டகராதியைப் பார்வையிடுவது அவசியமாகிறது. இச் சுட்டகராதிக்கு ஆகும் செலவும் இடமும் இந்த முறைமையை செலவீனமுடையதாக மாற்றுகிறது. பலவகை காகிதங்களுக்கான கோப்புகளை எளிதில் ஒழுங்கமைக்க முடியாது. காலாவதியான கோப்புகளுக்கான வரிசை எண்கள் நீக்கப்படுவதில்லை. எண்ணிடுவதில் ஏற்படும் சிறு தவறுகள் கூட தவறுதலாக கோப்பிட வாய்ப்புள்ளதால் அதிக சிரமத்தை ஏற்படுத்தக் கூடும். தவறுதலாக எண்ணைக் கூறிவிட்டாலும் அது அதிக கடினத்தை உண்டாக்கிவிடும். அகர எண் வரிசையில் வகைப்படுத்தல் இந்த எண் வரிசை முறையானது. அகர வரிசை முறையுடனும் இணைக்கப்படலாம். அப்போது A1 A2 A3 மேலும் பிற, இது போன்ற முறை அகர எண் வரிசைமுறை என அழைக்கப்படுகிறது. பல்வேறு கோப்புகளை தேவையான பொழுது இதில் எளிதில் சேர்க்கமுடியும்.

நிலப்பரப்பு வரிசையில் வகைப்படுத்தல் வாடிக்கையாளர்கள் அவர்கள் இருக்கும் இடத்தின் அடிப்படையில் வகைப் படுத்தப்பட்டுப் பின்னர் அகர வரிசையிலோ எண் வரிசையிலோ வகைப் படுத்தப்படுகிறார்கள். இது குறிப்பிட்ட இடங்களில் விற்பனையை அதிகரிப்பதில் கவனம் செலுத்த முடிகிறது. இந்த நிலப்பரப்பு வரிசையை மேலும் உபவகைப்படுத்தவும் செய்யலாம். நிலப்பரப்பு வரிசை வகைப்படுத்தல் வேகமாக கோப்புகளைக் கண்டபிடிக்க உதவுகிறது. பல இடங்களில் உள்ள வாடிக்கையாளர்கள் பற்றிய தெளிவான விவரங்களையும் கொடுக்கிறது. இந்த வகைப்படுத்தல் முறை ஒரு சரியான சுட்டகராதி முறையை சார்ந்திருத்தல் வேண்டும். ஏனெனில் ஒருவரது முகவரி தெரிந்தால்தான் அவரது கோப்புகள் எங்கிருக்கிறது என்று கண்டுபிடிக்க வேண்டும். நேரடி கோப்பிடல் மற்றும் துரிதமான இடம் குறித்தல் மிகவும் எளிதாகிறது. சந்தை மேலாளர், பல்வேறு இடங்களில் அவரது செயல் நிறைவேற்றம் வெற்றியைக் கொடுத்துள்ளதா? அல்லது தோல்வியைக் கொடுத்துள்ளதா? என்பது போன்ற ஆய்வுகளை நிலப்பரப்பு அடிப்படையில் அமைந்துள்ள கோப்புகள் மூலம் மேற்கொள்ளுவது எளிது. அவர் பொருத்தமான கொள்கைகளை ஒவ்வொரு வட்டாரத்திற்கும் கையாளுவதுடன் இந்தக் கோப்பிடல் மூலம் பெறும் வட்டார அடிப்படையிலான செய்திகளை கவனமாக ஆய்வு செய்ய இயலும்.

குறைபாடுகள்

வட்டார இட அமைவுகள் பற்றிய அறிவு தேவை, இல்லாவிடில் தவறுதலான கோப்பிடலில் வி ரைவான மற்றும் எளிதான பார்வைக்கு ஒரு சுட்டகராதி தயாரிக்கப்பட வேண்டும். சிறந்த விளைவுகளைக் கொடுக்க வேண்டுமானால் இந்த முறையில் அகர மற்றும் எண் வரிசை முறைகள் இணைக்கப்பட வேண்டும். பொருள் வரிசை வகைப்படுத்தல் கடிதத் தொடர்பை விடக் கடிதத்தில் உள்ள பொருள் மிகவும் முக்கியமானதாக உள்ள அலுவலகங்களில் மட்டுமே இந்த கோப்புமுறை கையாளப்படும். எல்லாக் கடிதங்களும் பதிவுகளும் சில பொருளை அகர வரிசைப்படி கோப்பிட வேண்டும். அதிகாரிகள், ஒப்பந்தக்காரர்கள், வழக்கறிஞர்கள், கட்டிடக்கலை வல்லுநர்கள், வட்டாரக் குழுக்கள் மற்றும் கல்வி நிறுவனங்கள் இந்த முறையை கடைப்பிடிக்கின்றனர். பொதுவாக இம்முறை நூலகங்களில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. புத்தகங்கள் முதலில் பாடவாரியாக வகைப்படுத்தப்படுகின்றன. (உ.ம்) கணக்குப் பதிவியல், பொருளியல், வரலாறு, சட்டம், மேலாண்மை இன்ன பிற. அதன்பிறகு அவை அகர எண் வரிசைப்படி வகைப்படுத்தப்படுகின்றன. இது சிறிது குழப்பத்தை உண்டாக்குமாதலால் பயிற்சி பெற்ற பணியாளர்களே இம்முறையைக் கையாள வேண்டும். இம்முறையின் பெரிய பலன் என்னவென்றால் இம்முறையில் ஒரு பொருளைக் குறித்த கோப்புகள் குறித்து அனைத்து செய்திகளும் கிடைக்கும். எப்படியிருந்தாலும் பொருள் வரிசை வகைப்படுத்தல் பல்வகை ஆவணங்களுக்குப் பொருத்தமானதல்ல.

நன்மைகள்

ஒரு பொருள் குறித்த காகிதங்கள் ஒரு கோப்பில் இணைக்கப்பட்டு எளிதில் பார்வைக்கு கிடைக்கும் வண்ணம் வைக்கப்படுகிறது. விரிவுபடுத்தலுக்கு வாய்ப்புள்ளது. ஒவ்வொரு புதிய பொருளுக்கும் ஒரு புதிய கோப்பு உருவாக்கப்படுகிறது. மேலும் ஏற்கனவே உள்ள பதிவுகள் கலைக்கப்படாது. பொருள் பற்றிய அறிவு இருக்கும் போது இவ்வகைப்படுத்தல் எளிதான பார்வைக்கு வசதியளிக்கிறது. குறைபாடுகள்

ஒரு காகிதம் இரண்டு பொருளுடன் தொடர்புடையதாக இருந்தால் அக்காகிதத்தை எந்தக் கோப்புடன் இணைப்பது என்ற குழப்பம் ஏற்படும். ஒரு குறிப்பிட்ட பொருள் பெரிய அளவினதாக இருக்கும்போது ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட கோப்புகள் பேண வேண்டியது அவசியமாகிறது. கோப்புகள் அதிகமாக இருக்கும் போது அதற்கென்று சுட்டகராதி பேண வேண்டியது அவசியமாகிறது. காலக்கிரமமான வகைப்படுத்தல் இம்முறையில் பதிவுகள் தேதி வாரியாக அமைக்கப்படுகின்றன. ஒரே தேதியாக இருந்தால் நேரம் கணக்கில் கொள்ளப்படுகிறது. சான்றுச் சிட்டுகளும் இடாப்புகளும் அந்தந்தக் கணக்குகளுடன் தொடர்புபடுத்தி கால வாரியாக தேதிப்படி வகைப்படுத்தப்படுகிறது. பதிவுகள் அகரவரிசைப்படி அமைத்துக்கொண்டு பின்னர் தேதி வாரியாக ஒவ்வொரு மடிப்பான்களிலும் வைக்க வேண்டும். ஆகவே இம்முறை வரிசைப்படுத்தல் தனிப்பட்ட முறையில் செயல்படுத்த முடியாது.

நன்மைகள்

தேதிகள் தெரியும்போது இம்முறை பயனுள்ளதாக இருக்கும். ஒட்டுமொத்த வகைப்படுத்தலை சிறப்பாக செய்ய ஏதுவாகிறது. (உம்) பல்வேறு ஆண்டுக்கான தொடர்புகள் இயக்குவது மிகவும் எளிது. குறைபாடுகள்

பேரளவு வியாபார நிறுவனங்களுக்கு ஏற்றதல்ல தேதிகள் தெரியாமல் இருக்கும்போது இம்முறை பயனுள்ளதாக இருக்காது. உள்வரும் செய்திகள் வெளிச் செல்லும் செய்திகளிலிருந்து பிரிக்கப்பட வேண்டும். சுட்டகராதி சுட்டகராதி என்பது ஒன்றைக் குறிப்பிடுவது அல்லது சுட்டிக் காட்டுவது ஆகும். சுட்டகராதி என்பது "விவரங்களின் திரட்டு அல்லது பதிவுகளின் சேகரிப்பிற்கு வழங்கப்படும் இடம் குறிப்பான்களைத் தயாரிக்கும் முறையே ஆகும். சுட்டுதல் எனும் பதம் வகைப்படுத்தல் என்னும் பதத்திலிருந்து வேறுபட்டது. வகைப்படுத்தல் என்பது கோப்பிடலின் ஒருமுறை. கட்டுதல் என்பது காரண இருப்பிடத்திற்கு தரப்படும் பார்வையை உருவாக்கும் முறையாகும்.

சுட்டுதலின் நோக்கம்

கோப்பிடலுக்கு துணை புரிவது தான் சுட்டகராதியின் நோக்கமாகும். அப்போதுதான் கோப்புகளும் காகிதங்களும் எளிதாகவும் வேகமாகவும் கண்டுபிடிக்கப்படும். இவ்வாறு, சுட்டுதல், கோப்பிடுதல் முறைகளைத் திறமையுடனும் வேகத்துடனும் செயல்படுத்த உதவுகிறது. சுட்டுதலில் சரியான முறைமை கையாளப்பட்டால்தான் அது முழுமையான பயனுள்ளதாக இருக்கும். அதாவது கோப்புகள் நிலப்பரப்பு அடிப்படையிலும் அகர வரிசை அடிப்படையிலும் அமைக்கப்பட்டாலோ (அ) அகர வரிசை முறையில் மட்டும் அமைக்கப் பட்டிருந்தாலோ சுட்டகராதி தேவையில்லை. மற்ற வகைப்படுத்தும் முறைகளில் வாடிக்கையாளர்கள், கரக்களிப்போர் மற்றும் கடன் அளவீடுகள், தொலைபேசி எண்கள் போன்றவைகளுக்கு சுட்டகராதி முதன்மைத் தேவையாக அமைகிறது. பல்வேறு பதிவேடுகள் மற்றும் பேரேடுகளுக்கு சுட்டகராதி தேவைப்படுகிறது.

நல்ல சுட்டகராதி முறையின் தேவைகள்

இவை எளிமையாக இருக்க வேண்டும். இயக்குவதில் சிக்கனம் இருக்க வேண்டும். வேகத்திற்கு அனுமதிக்க வேண்டும். நிறுவனத்தில் உள்ள கோப்பிடல் முறையுடன் ஒத்துபோக வேண்டும். தேவைப்படும் போது விரிவுபடுத்த நெகிழ்வுத்தன்மை இருக்கவேண்டும். ஒரு சிறந்த சுட்டகராதி முறைமையின் நன்மைகள்

ஒரு நல்ல சுட்டகராதி முறைமை நிறுவனத்தின் கோப்பிடும் முறைமையுடன் நன்கு ஒத்து செல்லவேண்டும். அவை கோப்புகள் மேலாண்மையில் கீழ்க்கண்ட நன்மைகளை வழங்குகிறது.

எளிதில் கண்டுபிடிக்க உதவுகிறது. தேவைப்படும் காகிதங்களும் ஆவணங்களும் நல்ல சுட்டகராதி மூலம் எளிதில் கண்டறியப்படுகிறது. எனவே பார்வையிலிருந்து எளிதாகிறது. இது கடினமான நடைமுறை அல்ல. குறுக்குப்பார்வை எளிதாகிறது. நல்ல சுட்டகராதி முறை குறுக்குப் பார்வையிட உதவுவதன்மூலம் நேரத்தை மிச்சமாக்குகிறது. குறைந்த செலவு பதிவுகள் நிர்வாகத்தில் இயக்கச்செலவு குறைகிறது. ஏனெனில் உயர்ந்தரக திறமையான சுட்டகராதி முறையினால் இது சாத்தியப்படுகிறது. சுட்டகராதியின் மூலம் நேரம் விரயமாவது தடுக்கப்படுகிறது. சுட்டகராதி முறையின் வகைகள் சுட்டகராதி கீழ்க்கண்டவாறு வகைப்படுத்தப்படுகிறது.

அ. பக்கச்சுட்டகராதி,

ஆ. அட்டைச்சுட்டகராதி,

இ. புலனாகும் சுட்டகராதி

அ) பக்க (அ) புத்தக சுட்டகராதி : இம்முறையும் அகரவரிசை முறைப்படிதான் அமைந்துள்ளது. ஏனெனில் இம்முறையிலும் உயிரெழுத்துக்கள் அடிப்படையில்தான் வரிசைப்படுத்தப்படுகிறது.

ஒரு பக்கம் (அல்லது) ஒரு மடல் ஒரு எழுத்திற்கு ஒதுக்கப்படுகிறது. அவ்வெழுத்து அப்பக்கத்தில் தனியாகக் காட்டப்படும். அப்பக்கத்தில் தொடர்புடைய பக்க எண்கள் குறிக்கப்பட்டிருக்கும். இப்பக்கங்கள் ஒரு நல்ல அட்டையிடப்பட்ட புத்தகத்தில் இருக்கும் ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் கடிதத் தொடர்புப் பட்டியலின் முதல் எழுத்து குறிக்கப்பட்டு அவ்வெழுத்துக்கான கடிதங்கள் இருக்கும். பக்கம் குறிக்கப்பட்டிருக்கும் (எ.டு) அ எழுத்துடன் ஆரம்பிக்கும் எல்லாப் பெயர்களும் அதாவது அஞ்சலி, அனு, ஆரத்தி போன்ற பெயர்கள் அ, ஆ என எழுத்துகள் உள்ள பக்கத்தில் குறிக்கப்பட்டிருக்கும். அவரவர் பெயருக்கெதிரில் கடிதத் தொடர்ப்பு மடிப்பான்களின் எண்கள் குறிக்கப்பட்டிருக்கும்.

பக்கச் சுட்டகராதி கெட்டிப் புத்தகச் சுட்டகராதி மற்றும் விடுதாள் பேரேட்டுச் சுட்டகராதி என இரு பிரிவாகப் பிரிக்கப்படுகிறது.

பேரளவு புத்தகச் சுட்டகராதி

பெரிய புத்தகம் (அ) பதிவேடு இவற்றை அகரவரிசைப்படி பிரித்து நபர்களின் பெயர்கள் அதில் பதியப்படுகிறது. ஒவ்வொரு பிரிவிலும் வலது பக்கத்தின் மேல்பகுதி சிறிது வெட்டப்பட்டதுபோல் சிறப்பான அம்முனை அமைக்கப்பட்டு பெயரின் முதல் எழுத்து அங்கு குறிக்கப்பட்டிருக்கும். பார்த்த மாத்திரத்திலேயே கண்டுபிடிக்கும் வகையில் இது அமையும். இது மிகவும் சிக்கனமானது மற்றும் நீண்ட காலம் இருக்கக் கூடியது. இதில் பக்கங்கள் மாற்றியமைக்கவோ (அ) தொலைந்து போகவே வாய்ப்பில்லை. இது ஒரு நெகிழ்வுத் தன்மையற்ற முறை ஏனெனில் இதில் மாற்றங்கள் செய்வது கடினம். எனவே இதில் குறைந்த பதிவுகள் மட்டுமே செய்யமுடியும்.(எ.டு) தொலைபேசிச்சுட்டகராதி

விடுதாள் பேரேட்டுச் சுட்டகராதி

தனித்தாள்கள் உலோகப் பிடிப்புகளில் அமைக்கப்பட்ட தாள்களை எடுக்கவும் வைக்கவும் வசதியாக அமைந்திருக்கும். இவ்வகை சுட்டகராதிக்கு பூட்டு ஒன்று பொருத்தப்பட்டிருக்கும். இவை வணிக வங்கிகள் கூட்டுப்பங்கு நிறுமங்களில் பயன்படுத்தப்படுகிறது. அவர்களது பங்குதாரர், கடனிட்டுப்பத்திரதாரர் போன்றோரின் பதிவுகளை இவ்வகைச் சுட்டகராதி மூலம் பயன்படுத்த உதவும். விடுதாள் சுட்டகராதி நெகிழும் தன்மை உடையது. மற்றும் பலர் பயன்படுத்தக் கூடியதாகும். இதன் மூலமாக விரிவாக்கம் செய்ய அதிக சாத்தியக்கூறுகள் உள்ளன மற்றும் தொலைந்து போய்விடுதலும், சேதங்கள் ஏற்படுவதும் இதனுடைய தீமைகளாகும்.

நன்மைகள்

இது ஒரு செலவு குறைந்த மற்றும் எளிமையான முறையாகும். இதற்கு சிறிய இடமே போதுமானதாகும். ஒரு இடத்திலிருந்து மற்றொரு இடத்திற்கு கொண்டு செல்ல முடிகிறது. குறைபாடுகள்

சொற்களின் வரிசைப்படி பெயர்களை ஒவ்வொரு பக்கத்திலும் கொண்டு வருவது சாத்தியமற்றதாகும். பெயர்கள் இனி பயன்படாமல் போனால் அவற்றை நீக்கி விட வேண்டும். இது ஒரு அழுக்கடைந்த தோற்றத்தை அளிக்கும். இது ஒரு நெகிழும் தன்மையற்ற முறையாகும். விடுதாள் சுட்டகராதி முறையிலும் பதிவுகளை ஒர் அளவுக்குத்தான் செய்ய இயலும். உயிரெழுத்துச் சுட்டகராதி

கடிதத் தொடர்புகள் பேரளவில் இருக்கும் பொழுது அகர வரிசை வகைப்படுத்தல் உயிரெழுத்து சுட்டகராதியாக விரிவுபடுத்தப்படுகிறது. இதில் கடிதத் தொடர்புகள் பெயரின் முதல் உயிரெழுத்தால் ஆரம்பிக்கப்படுகிறது. ஆங்கிலத்தில் ஆஷிதா என்ற பெயர் இப்பெயரில் முதல் உயிரெழுத்து. எனவே அவர் A என்று வகைப்படுத்தப்படுவாள். அட்டை சுட்டகராதி இம்முறையில் சீரான அளவு கொண்ட அட்டைகளில் விவரங்கள் பூர்த்தி செய்யப்படுகின்றன. இந்த அட்டைகளில் பெயர்கள், கோப்புகளின் எண்கள் மற்றும் தேவையான இதர விவரங்கள் உள்ளன. அட்டைகளை சொற்களின் வரிசைப்படியோ அல்லது எண்களின் வரிசைப்படியோ பெட்டிகளில் அல்லது மேஜை இழுவைகளில் வைக்கப்படுகின்றன. இதல் கம்பி ஒன்று ஒரு முனையிலிருந்து மறு முனைக்கு செலுத்தப்பட்டு அட்டைகளை தாங்கிய வண்ணம் உள்ளது.

இந்த இழுவைகள் சொற்களின் வரிசைப்படி பிரிக்கப்பட்டு துணை அட்டைகளால் இணைக்கப்பட்டுள்ளன.

அட்டை சுட்டகராதி பயன்படுத்துவதற்கான காரணங்கள்

நூல்நிலையத்தில் உள்ள புத்தகங்களின் விவரங்களை பெற்றிருத்தல். வங்கியில் வாடிக்கையாளர்களுடைய கையொப்ப மாதிரியை பெற்றிருத்தல் வாடிக்கையாளர்களுடைய முகவரி மற்றும் இதர விவரங்களை பெற்றிருத்தல் சரக்குப் பொருட்களின் கணக்குகளைப் பராமரித்தல் வேலையாட்களின் வரலாற்றை பராமரித்தல் தவணை முறை விற்பனையின் பதிவேடுகளை வைத்திருத்தல் நன்மைகள்

இவ்வட்டைகளில் வியாபார நிகழ்வுகள் செய்யும் நபர்கள் அல்லது நிறுவனங்களில் பெயர், முகவரி, தொலைபேசி எண்கள் கொண்ட முழுமையான பட்டியல் உள்ளது. ஒவ்வொரு அட்டையில் அதில் இடம் பெறும் விவரங்களுக்குத் தக்கபடி கோடுகள் போடப்படுகின்றன. பலவிதமான தேவைகளுக்கு விவரங்கள் தயார்நிலையில் உள்ளது. (உம்) ஒரு குறிப்பிட்ட இடத்தில் வாடிக்கையாளர்களின் எண்ணிக்கையை தெரிந்திருத்தல். இதற்கு அதிக நெகிழ்த்தன்மை இருப்பதால் நம்முடைய விருப்பப்படி அட்டைகளை குறைக்கவோ கூட்டவோ செய்யலாம். அட்டைகளை எந்த விதத்திலும் எந்த வரிசையிலும் அடுக்கலாம் அல்லது மறுபடியும் ஒழுங்குபடுத்தலாம். இவ்வகை சுட்டகராதி உயிருள்ளது. ஏனென்றால் தேவையில்லாத மற்றும் காலாவதியான அட்டைகள் அகற்றப்பட்டு காலாவதியான அட்டைகளைக் கொண்ட அலமாரிக்கு மாற்றப்படுகின்றன. அட்டை சுட்டகராதியை பல நபர்கள் ஒரே நேரத்தில் பயன்படுத்தலாம். குறைபாடுகள்

தனியாகவுள்ள அட்டைகள் நபர்களால் இழுவைகளிலிருந்து எடுக்கப்பட்டு தொலைந்துபோகும் வாய்ப்புள்ளது. தேவையான விவரங்களை பெறுவது கடினமாகிறது. ஏனென்றால் அட்டைகள் தாராளமாக இழுவைகளிலிருந்து எடுக்கப்படுகின்றன. அட்டை சுட்டகராதி, குருட்டுத்தனமானது. ஏனென்றால் ஒரே தடவையில் புலனாகாதது. பக்க சுட்டகராதியை விட அட்டை சுட்டகராதி மிகவும் விலை உயர்ந்ததாகும். அடிக்கடி கையாளப்படுவதால் அட்டைகள் கிழிந்தோ அல்லது கெட்டுப் போகலாம். ஆதலால் அவைகளை அவ்வப்பொழுது மாற்றிவைக்க வேண்டும். அட்டை பேரேடுகள் உள்ள இடங்களில் அட்டைகளை மாற்றி வைக்க வாய்ப்புக்கள் உள்ளன. தவறை செய்யவோ, செய்த தவறை மறைக்கவோ இவ்வாறு செய்யப்படலாம். இக்குறைபாடுகளை கொண்டிருந்தாலும் சுட்டகராதி முறை விரிவுபடுத்தக் கூடியது. எளிதாக செயல்படுத்தக் கூடியது மற்றும் நூல் நிலையங்கள், வங்கிகள், மருத்துவமனைகளில் அதிக அளவில் பயன்படுத்தக் கூடியதாகும். (மாதிரி கையெழுத்தைப் பராமரித்தல்) மற்றும் இதர அலுவலகங்களிலும் பயன்படுத்தப்படுகிறது. (கடன் பதிவேடுகள் மற்றும் பணியாளர்களின் பதிவேடுகளை வைக்க உதவுகிறது) புலனாகும் சுட்டகராதி அட்டை சுட்டகராதியின் பெரிய குறைபாடு என்னவென்றால் பல எண்ணிக்கை கொண்ட அட்டைகளை ஒரே நேரத்தில் காண இயலாது. இந்த குறைப்பாட்டை புலனாகும் சுட்டகராதி மூலமாக நிவர்த்தி செய்யலாம்.

புலனாகும் அட்டை சுட்டகராதி, துண்டு சுட்டகராதி மற்றும் சக்கரசுட்டகராதி, புலனாகும் சுட்டகராதியின் வகைகளாகும்.

புலனாகும் அட்டை சுட்டகராதி

புலனாகும் சுட்டகராதி சமீபகாலங்களில் பிரபலமடைந்துள்ளது. இது "அட்டையைப் பார், அதற்காகப் பார்க்காதே’ என்ற தத்துவத்தின் அடிப்படையில் அமைந்துள்ளது. புலனாகும் அட்டை சுட்டகராதி மூலமாக சில பதிவேடுகளான பெறுதல்குரிய கணக்குகள், பணியாளர்களின் தன் வரலாறு, மற்றும் வாடிக்கையாளர்களின் கையெழுத்து மாதிரிகள் போன்றவை வைக்கப்படுகின்றன. மேலும் அவை நல்ல நிரந்தர நிலையில் பராமரிக்கப்பட்டு அடிக்கடி விவரங்களை தருவதற்கு உதவுகின்றன. அதனுடைய துரிதம் அதாவது அட்டைகளை எளிதில் கண்டு பிடித்தல் மற்றும் தேவையான பதிவுகளை செய்தல் மூலமாக அட்டைகோப்பிடும் சாதனத்தின் பயன்பாடும், விலையும் நியாயப்படுத்தப்படுகிறது

புலனாகும் கோப்பிடலின் முக்கிய அம்சமானது அதனுடைய முக்கியமான தகவலைப் பெறுதலாகும். ஒவ்வொரு அட்டையிலும் அனைத்து நேரங்களிலும் விவரங்கள் பார்வைக்கு உள்ளன. அட்டைகள் ஒன்றின் மேல் ஒன்றுபடும் வண்ணம் அடுக்கப்பட்டுள்ளது. மேலும் கீழே ஒரு சிறிய துண்டில் பெயர், தொலைபேசி எண் மற்றும் பொருள் புலப்படும் வகையில் அட்டைகள் அடுக்கப்பட்டுள்ளன.

நன்மைகள்

துரிதமாக விவரங்களை பெறும் வண்ணம் உள்ளது. ஏனென்றால் வாடிக்கையாளர்களின் பெயர்கள் மற்றும் பொருள் புலனாகும் வகையில் உள்ளது. புலனாகும் சுட்டகராதி அதிக விலை கொண்டதாக இருந்தாலும், நேரத்தையும் உழைப்பையும் சேமிக்கிறது மற்றும் கூடுதல் செலவுகளை குறைக்கின்றன. அட்டைகளை எளிதாக அகற்றவும், நுழைக்கவும் முடிகிறது. அட்டைகள் மிகவும் எளிதாக சேர்க்கவும் எடுக்கவும் முடிகிறது. புலனாகும் சுட்டகராதி மிகவும் கைக்கு அடக்கமாக உள்ளது. மற்றும் ஒவ்வொரு தட்டிலும் பல எண்ணிக்கையிலான அட்டைகளை வைக்க முடிகிறது. மேலாண்மை, கொள்முதல் சரக்கு, விற்பனை, உற்பத்தி மற்றும் வியாபாரத்தின் இதர பணிகளைக் கட்டுப்படுத்தவும் உதவுகிறது. குறைபாடுகள்

புலனாகும் அட்டை சுட்டகராதி சாதனம், அட்டை சுட்டகராதி சாதனத்தைவிட விலை அதிகமானதாகும். கோப்பிடும் பணியாளர்களுக்கு கோப்பிடும் சாதனங்களை இயக்குவதில் சரியான பயிற்சி அளிக்கவேண்டும். துண்டு சுட்டகராதி:

இது ஒரு வகையான புலனாகும் சுட்டகராதியாகும். குறைவான பதிவுகள் சில வரிகளில் இருக்கும் இடத்தில் இது பயன்படுகிறது (பெயர், முகவரி இன்னபிற) இதில் ஒரு ஃபிரேம் உள்ளது. தாளின் உறுதியான துண்டுகள் எந்த வரிசையில் வேண்டுமானாலும் பொருந்தப்படலாம். ஒவ்வொரு துண்டும் ஒவ்வொரு பெயருக்கு ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. இந்த துண்டுகளைத் தாங்கும் ஃபிரேம்கள் சுவரில் பொருத்தப்படும் அல்லது சுழலும் வகையில் பொருத்தப்பட்டு எந்த இடத்தில் இருக்கும் சுட்டகராதியையும் எடுக்கும் வண்ணம் அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இத்துண்டுகளை பாதுகாத்து மற்றும் அழிவுகளிலிருந்து காப்பாற்ற செல்லுலாய்டு மூலமாக செய்யப்பட்ட கழற்றக்கூடிய மற்றும் வெளியே தெரியக்கூடிய வகையிலான உறைகளால் மூடப்பட்டுள்ளது.

சுழலும் சக்கர சுட்டகராதி:

இது ஒரு முன்னேற்றமடைந்த புலனாகும் அட்டை சுட்டகராதியாகும். அட்டைகள் சக்கரத்தின் சுற்றுப்புறத்தில் அடுக்கப்பட்டுள்ளன. ஒரு சக்கரத்தில் 1000 அட்டைகள் இருக்கும். அட்டைகளை உள்ளே சொருகுவதற்கும் வெளியே எடுப்பதற்கும் உலோகத்தால் ஆன கம்பி மூலம் எப்பொழுது வேண்டுமானாலும் செய்து கொள்ளலாம். சக்கரத்தில் உள்ள ப்ரேக்கின் மூலமாக அட்டைகளில் பதிவு செய்துக் கொள்ளலாம். இவ்வாறு அட்டைகளில் பதிவுகளைச் செய்யவும் அவற்றை தேவைப்படும் பொழுது தகவலுக்காக பார்க்கவும் சக்கர சுட்டகராதியை சக்கரத்திலிருந்து எடுக்காமலே செய்யலாம்.

நன்மைகள்

சக்கர சுட்டகராதி மூலமாக தகவல்களை துரிதமாகவும், எளிதாகவும் பெறலாம். இது நேரத்தையும், உழைப்பையும் சேமிக்கிறது. ஒரே சக்கரத்தில் பெரும்பாலான அட்டைகள் பொருத்தப்படுவதால் இது இடத்தை மிச்சப்படுகிறது. சக்கரத்திலிருந்து நீக்காமலேயே பதிவுகள் செய்யப்படலாம். புதிய அட்டைகளை சேர்க்கவும் பழையவைகளை சுலபமாக நீக்கவும் முடிகிறது. இவை மூலமாக சக்கர சுட்டகராதி தன்னுடைய இயக்கத்தில் நெகிழும் தன்மையை கொண்டுள்ளது. உகந்த சுட்டகராதி முறையைத் தேர்ந்தெடுத்தல் ஒவ்வொரு சுட்டகராதி முறையிலும் அதனுடைய நன்மை, தீமைகள் உள்ளன. சில முறைகள் நெகிழும் தன்மையற்றதாகவும் மற்றும் சில நெகிழும் தன்மையுடையதாகவும் விலை மிகுந்ததாகவும் உள்ளன. ஒரு உகந்த சுட்டகராதி முறையை தேர்ந்தெடுப்பதற்கு கீழ்காணும் முக்கியக் காரணிகள் அடிப்படையாக உள்ளன.

தகவல் தேவைப்படும் விதம் மற்றும் அளவு, ஒவ்வொரு முறையிலும் சாதனத்தின் விலை, ஒவ்வொரு முறையிலும் உழைப்பின் மதிப்பு, ஒவ்வொரு முறையிலும் தேவைப்படும் இடம், சேர்க்கவோ அல்லது நீக்கவோ உள்ள சாத்தியக்கூறுகள், சுட்டகராதியை பயன்படுத்துவதன் தேவை. ஆதாரம்: தமிழ்நாடு ஆசிரியர் கல்வியியல் ஆராய்ச்சி மையம்