நவீன அலுவலக சாதனங்கள்

அறிமுகம் ஒவ்வொரு அலுவலகத்திற்கும் அலுவலக வேலை தொடர்பாக, எழுது பொருட்களும், சாதனங்களும் தேவைப்படுகிறது. இவை அலுவலக அளிப்புகள் எனப்படுகின்றன. தடையில்லாத திறமையான அலுவலகச் செயல்பாட்டிற்கு எழுதுபொருட்களை சரியான முறையில் தேர்ந்தெடுத்து சேமித்து வைத்து வழங்குவது அவசியமாகும். இவை நன்றாக ஒழுங்கமைக்கப்பட்டு சரியான முறையில் செய்தால் மட்டுமே தரமான எழுதுபொருள்கள் வழங்கப்படும் மேலும் அளிக்கும் செலவும் குறையும்.

ஒரு புதிய தாளை உருவாக்குவதை விட மறுசுழற்சியில் தாள்களை உருவாக்க அதிக சக்தி தேவைப்படுகிறது. நாம் தாள்களை உருவாக்கும் செயல்பாட்டை மட்டும் நோக்கும் பொழுது குழைமத்திலிருந்து தயாரிப்பதை விட குப்பை தாள்களிலிருந்து புது தாள்களை செய்ய அதிக சக்தி தேவைப்படுகிறது. ஏனெனில் இதில் அதிகமான சுத்தப்படுத்தும் தேவை அடங்கி உள்ளது. ஆலை குழைமம் மரத்தில் விளைவதில்லை. அனைத்து சக்தி தேவைகளையும் ஈடுபடுத்தி மரத்தூள்களை குழைமம் ஆக்குவதை கணக்கிட்டால் மறு சுழற்சி முறையில் தாள்களை செய்வதால் சக்தியின் அளவு குறைகிறது.

மறுசுழற்சியில் தாள்களை செய்வது புதிய தாள்களை செய்வதைவிட அதிக அளவு மாசினை உருவாக்குகின்றது. கடந்த சில வருடங்களாகவே “முன் உணர்த்தும் அரசு அறிக்கைகள்” குறிப்பிடுவது என்னவென்றால் தற்பொழுது நாம் குப்பைகளை வெளியேற்றும் விதத்திலே குப்பைகளை வெளியேற்றிக் கொண்டிருந்தால் இன்னும் பத்து வருடங்களுக்குள்ளாகவோ (அ) அதற்கு முன்பாகவோ நாம் விளை நிலங்கள் அனைத்தையும் இழக்க நேரிடும் என்பதே ஆகும். ஆக தாள்களைச் செய்ய மரங்களை உபயோகிப்பதில் எந்தத் தவறும் இல்லை. மரங்களைத் தாள்களை உருவாக்க உதவும் பயிராகவும் புத்தாக்கம் செய்யும் வளமாகவும் கருதலாம்.

அலுவலக எழுதுபொருட்கள் மற்றும் அளிப்புகள் கட்டுப்பாட்டின் தேவை அலுவலக எழுதுபொருட்களையும் சாதனங்களையும் முழுமையாக கட்டுப்படுத்துவது அவசியமாகிறது. அதன் காரணங்கள் பின்வருமாறு,

செலவு :

எழுதுபொருட்களும் சாதனங்களும் அதிகமான மதிப்புள்ளவை. காலம் செல்லச்செல்ல எழுதுபொருள் சாதனங்கள் அதிகரித்துக்கொண்டே செல்கின்றன. அதற்காகும் செலவும் அதிகரித்துக்கொண்டே செல்கிறது. எழுதுபொருட்களும் சாதனங்களும் வாங்குவதற்கும் சேமித்துவைப்பதற்கும் வழங்குவதற்கும் ஆகும் செலவு அதிகமாக உள்ளது. சிலநிறுவனங்களில் எழுதுபொருள் சாதனங்கள் மட்டுமே அதிக செலவாகிறது. ஆதலால் எழுதுப் பொருட்களை கட்டுப்படுத்த வேண்டிய தேவை அனைத்து நேரங்களிலும் உள்ளது.

சரியான வகை விநியோகங்கள்

சரியான வகை எழுதுப்பொருட்களும், அளிப்புகளும் வாங்குவது இன்றியமையாததாகும். சரியாக எழுதப்படாத தாள், சரியில்லாத படித்தாள்கள், சரியான அளவில்லாத உறைகள் இன்னபிற வீணாகுவதுடன் ஒரு தவறான எண்ணத்தை பயன்படுத்துபவரின் மனதில் உருவாக்குவதோடு, வாடிக்கையாளர் மற்றும் பொதுமக்களும் பாதிக்கப்படுகின்றனர்.

கிடைப்பு நிலை

எழுதுபொருள் மற்றும் இதர சாதனங்கள் அனைத்து நேரங்களிலும் தேவையான அளவுகளிலும் கிடைக்கின்றன. அளவுக்கதிகமாக எழுதுப்பொருட்களை தேக்கி வைத்தலில் இரு பெரிய குறைபாடுகள் உள்ளன. முதலில் அதிகமாகத் தேக்கிவைக்க இடம் தேவைப்படுகிறது. இரண்டாவது, நிறுவனத்தினுடைய நிதி தேவையில்லாமல் இதில் முடங்குகிறது.

எழுதுபொருள் கட்டுப்பாடு ஏன் மேலாண்மையின் கவனத்தை ஈர்க்கவில்லை என்பதற்கு அதன் செலவு பணியாளர்களுக்கு வழங்கப்படும் சம்பளம், வாடகை, பொறிகள் மற்றும் இயந்திரங்களுக்கு ஆகும் செலவுதான் காரணம். வழங்குதலுக்கு ஆகும் செலவுதான் இதன் பின்னணிக்குக் காரணமாகும்.

எழுது பொருட்களை தேர்ந்தெடுக்கும் பொழுது கவனிக்கவேண்டிய காரணிகள் அலுவலக சாதனங்களைக் கொள்முதல் செய்வதும் அவற்றை வழங்குவதும்தான் அலுவலகத்தின் சீரான பணிக்கு காரணமாக திகழ்கிறது. நல்ல தரமும் தரவரிசையில் உள்ள எழுதுபொருட்களும் மட்டுமே அலுவலகத்தின் திறமையான பணிக்கு உதவும். ஒரு நிறுவனம் பெரிய / நடுத்தர / சிறிய அளவு நிறுவனமாக இருந்தாலும் எழுதுப் பொருட்களை கொள்முதல் செய்வது ஒரு முக்கியமான நடவடிக்கையாகும். அது பின்வரும் காரணிகளின் அடிப்படையில் உளளது.

எழுதுபொருட்களுக்கான கொள்முதல் மூலங்களைக் கண்டுபிடித்தல் :

கொள்முதலின் முதல் படியானது நம்பத்தக்க கொள்முதல் மூலங்களை கண்டு பிடித்தலாகும். எந்த விநியோகஸ்தரிடம் எழுதுப்பொருள் கொள்முதல் செய்யும் ஆணை வழங்க உள்ளோமோ, அவரை தேர்வு செய்த பிறகு, கொள்முதல்துறை சில காரணிகளை மனதில் கொள்ள வேண்டும்.

உற்பத்தித் திறன், விநியோகஸ்தரிடம் உள்ள நம்பிக்கை, விநியோகஸ்தரின் நிதி நிலைமை, விநியோகம் செய்யும் நிறுவனத்தின் மேலாண்மை, குறிக்கப்பட்ட விலை, பணம் செலுத்துவதற்கு உரிய நிபந்தனைகள், சரக்கை அனுப்புகையில் மேற்கொள்ளும் நிபந்தனைகள், பொருட்களை உற்பத்தி செய்தவற்கான குறிப்புகள். குறைவான விலைக்கு கொள்முதல் செய்தல்

மற்ற அனைத்து காரணிகளும் மாறாமல் இருக்கும் பட்சத்தில், அலுவலக எழுதுப் பொருளின் கொள்முதல் விலை குறைவானதாகவே இருத்தல் வேண்டும். ஆதலால் அலுவலக எழுதுப் பொருளை எந்த விநியோகஸ்தரிடம் வாங்குகிறோமோ அவரை நம்பத் தக்கவராகவும், உரிய எழுதுபொருட்களை உரிய நேரத்தில், உரிய விலைக்கு தருபவராகவும் இருக்கிறாரா என்று உறுதி செய்ய வேண்டும். ஒரு கொள்முதல் செய்யும் அலுவலர் அனைத்து வழிவகைகளையும் மனதில் கொண்டு சிறந்த விநியோகஸ்தரை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அதற்காக ஒரு பைசாவிற்கு கணக்குப் பார்த்து ஒட்டுமொத்தமாகக் கோட்டைவிடக்கூடாது.

சரியான அளவை கொள்முதல் செய்தல்

சரியான அளவுகளில் எழுதுப் பொருட்களை கொள்முதல் செய்வது அவசியமாகும். ஒவ்வொரு பொருளுடைய மிகுதியான நிலை, குறைந்த நிலை மற்றும் மறு ஆணை நிலையை முன்னதாகவே தீர்மானிக்க வேண்டும். சாதாரண சராசரி உபயோகம், பொருட்கள் கையிருப்பில் வைக்கப்பட வேண்டிய காலம், பொருட்களை வாங்கத் தேவைப்படும் காலம் போன்ற காரணிகளைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். பல்வேறு காரணங்களால் பொருட்களை சரியான அளவில் கொள்முதல் செய்வது அவசியமாகிறது.

அவற்றில் முக்கியமானது

பொருட்களின் ஒழுங்கான ஓட்டம் அலுவலகத்தின் பணிகளை சீராக நடைமுறைப்படுத்துவதையும், தாமதங்களையும், வேலை நிறுத்தங்களைக் களைவதையும் உறுதி செய்கிறது. எழுதுபொருள் வாங்குவதை, அதை சேமித்து வைப்பதில் ஏற்படும் இடர்களைக் கருத்தில் கொண்டு கவனிக்க வேண்டும். ஏனென்றால் பொருட்களை தேக்கி வைக்க இடம் தேவைப்படுகிறது. அதிகமான கொள்முதல் செய்வதால் அதிக இடம் தேவைப்படுகிறது. அது மிகுந்த செலவை ஒரு நிறுவன அமைப்புக்கு ஏற்படுத்துகிறது. பொருட்களை நிரம்ப தேக்கி வைப்பதால் அவை குறைந்த தேவைக்கு வழி வகுக்கும் (உ.ம்) தாள்கள் மஞ்சள் நிறத்தில் மாறி மங்கி பொடியாகி விடுகின்றன. அளவுக்கு அதிகமாக கொள்முதல் செய்வதன் மூலம் முதலீடு முடங்கிவிடுகிறது. ஏனென்றால் அது நிறுவனத்தின் ஒருமுக்கிய வளமாகும்.

விருப்பப்பட்ட தரத்தில் பொருட்களை கொள்முதல் செய்தல் :

'உரிய தரத்தில் பொருட்களை வாங்குவது மிகவும் அவசியமான ஒன்றாகும். நல்ல தரமான பொருட்கள் கொள்முதல் செய்வதன் மூலம், சிறந்த பணி நிறைவேற்றம், குறைந்த அளவு உபயோகம் மற்றும் குறைந்த அலுவலக செலவுகள் போன்ற பயன்களைப் பெறுவது உறுதியாகிறது. எந்த தரத்தில் பொருட்கள் வாங்கப்பட வேண்டுமென்பதை அவை எக்காரணத்திற்காக வாங்கப்படுகின்றன என்பதைத் தீர்மானிக்கும். (உம்) சில காலங்களுக்கு மட்டுமே பயன்படும் தாள்களை தேக்கி வைப்பதற்கு குறைந்த தரத்தையுடைய காகிதமே போதுமானது.

உரிய நேரத்தில் கொள்முதல் செய்தல்

பொருட்கள் உரிய நேரத்தில் வாங்கப்படுதல் வேண்டும். மறு ஆணை நிலை அல்லது குறைந்த பட்ச நிலையை அடைந்தவுடன் நேரத்தை வீணாக்காமல் பொருட்களை வாங்குவதற்கான ஆணையை பிறப்பிக்க வேண்டும். உரிய நேரத்தில் பொருட்களை வாங்குவதால் தாமதங்கள் மற்றும் பணியில் தடங்கல் போன்றவை அகற்றப்படுகிறது. சில பொருட்களை எந்த நேரத்தில் வாங்க வேண்டும் என்பதை சில காரணிகள் தெரிவிக்கின்றன.

அவை மறுஆணை நிலையை அடைதல், பொருட்களை விநியோகம் செய்ய விநியோகஸ்தர்கள் எடுத்துக் கொள்ளும் நேரம், சில பொருட்களுக்கு எதிர்காலத்தில் ஏற்படும் தட்டுப்பாடு முதலியனவாகும். அவ்வாறான பொருட்களை குறைந்தபட்ச நிலையை அடைவதற்கு முன்பாகவே வாங்கிவிடவேண்டும்.

கொள்முதல் ஒழுங்கமைப்பு மற்றும் மேலாண்மை அ) கொள்முதலை மையப்படுத்துவது அல்லது துறைப்படுத்துவது : ஒரு நிறுவனத்திற்கு நல்ல கவனத்துடன் ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கொள்முதல் திட்டம் அவசியமாகும். பொருட்களை ஏதேனும் இருவழிகளில் கொள்முதல் செய்யலாம்.

1. மையப்படுத்தப்பட்ட கொள்முதல் : மையக் கொள்முதல் முறை மூலமாக பொருட்கள் மைய கொள்முதல் துறையால் வாங்கப்படுகின்றன. இது தலைமை அலுவலகத்திலோ அல்லது பதிவு அலுவலகத்திலோ அமைந்துள்ளது. அரசுத் துறைகளை பொருத்த வரையில் இந்த பணிக்கான பொறுப்பு எழுதுபொருள் மற்றும் அச்சுத்துறை மேற்கொள்கிறது. மையக் கொள்முதலில் பல செயல்பாடுகள் அடங்கி உள்ளன. அவை பொருட்களை தேர்ந்தெடுத்தல், ஆணையிடுதல் மற்றும் பெறுதல் இன்னபிறவாகும்.

2. துறைமுறைக் கொள்முதல் : துறைமுறைக் கொள்முதல் முறையில் கொள்முதல் செயல்பாடுகள் மையப்படுத்தப்படாமல் உள்ளன. நிறுவனத்தில் உள்ள ஒவ்வொரு கிளை, பிரிவு அல்லது துறை தங்களுக்குத் தேவையான எழுதுப் பொருட்களை தாங்களே கொள்முதல் செய்ய ஏற்பாடு செய்து கொள்ள வேண்டும். ஒவ்வொரு துறை, பிரிவு அல்லது கிளையும் எழுதுப் பொருட்களை வாங்க, கொள்முதல் பிரிவு என்ற தனிப்பிரிவைக் கொண்டுள்ளது. வேறு வகையில் கூறினால் கொள்முதல் செய்வதற்கான அதிகாரமும், பொறுப்பும், துறைப்பிரிவாக்கம் செய்யப்பட்டுள்ளது.

எழுதுப் பொருட்களை கொள்முதல் செய்ய, மையப்படுத்தல் முறையா அல்லது துறைமுறைப்படுத்தல் முறையா? என்று உரிய கவனத்துடன் ஆராய்ந்து முடிவுகளை எடுக்க வேண்டும். ஏனென்றால் இருமுறைகளிலும் பல நன்மைகளும் குறைபாடுகளும் உள்ளன.

மையக்கொள்முதலின் நன்மைகள்

சிறப்புப் பணி

மையக்கொள்முதல் மூலம் நிறுவனம் அனைத்து கிடைப்பிலுள்ள பொருட்களையும் சரியாக மதிப்பீடு செய்து, வாங்குவதற்கு, சரியான பொருளைத் தேர்ந்தெடுப்பதோடு விநியோக மூலங்களையும் ஆய்வு செய்கிறது.

குறைந்த செலவு :

மையக்கொள்முதல் என்றால் மொத்தமாக வாங்குவதாகும். இதனால் செலவு மிச்சமாகிறது. மொத்தமாக வாங்கினால் ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் கொள்முதல் விலை குறைகிறது. மிகுந்த அளவுக்கு தள்ளுபடி கிடைப்பதுடன் கப்பல் வாடகை, காப்பீடு முதலியன சேமிக்கப்படுகின்றன.

நல்ல வரவுசெலவுக் கட்டுப்பாடு

மையக்கொள்முதல் மூலமாக நல்ல வரவு செலவுக்கட்டுப்பாடு ஏற்படுகிறது. ஏனென்றால், ஒரே கொள்முதல் அலுவலகம் கொள்முதலை கண்காணிக்கிறது.

படிவங்ளை தரமாக்குதலுக்கு வழி வகுக்கிறது

மையக் கொள்முதல் வாயிலாக படிவங்கள் தரமாக்கப்படுவது நிறுவனத்துக்கு ஒரு வரப்பிரசாதமாக அமைகிறது.

மையக்கொள்முதலின் குறைபாடுகள்

அமைப்பிற்கு மிகுந்த செலவினத்தை ஏற்படுத்துகிறது

மையக்கொள்முதலை ஒழுங்கமைக்க அலுவலக செலவுகள் மிகுதியாக உண்டாகிறது. ஏனென்றால் அதற்கென்றே தனிப்பணியாளர் மற்றும் இதர வசதிகள் அமைக்கப்பட வேண்டும். பல்வேறு துறைகள் கொண்ட ஒரு சிறிய அமைப்பு இவ்வகையான மையக் கொள்முதல் துறையை வைத்திருப்பது மிக்க செலவினத்தை உருவாக்கும்.

நெகிழ்வுத்தன்மை இல்லாமை

எழுதுப் பொருட்களின் கொள்முதலை மையப்படுத்துதல் மூலமாக நெகிழ்வுத்தன்மை பாதிக்கப்படுகிறது. மையப்படுத்தல் முலமாக பொருட்கள் அவசரமாக கோரப்படும் பொழுது சரியான பதில் கொடுக்கப்படமாட்டாது. கொள்முதல் மையப்படுத்தலால், தேவைப்படும் பொருட்கள் பற்றிய ஞானம் இல்லாமை, வாங்கப்படும் பொருட்களின் தரம், அந்தந்த துறையின் பயன்படுத்தலுக்கு உதவுமா இல்லையா என்று கூற இயலாது. பல்வேறு இடங்களில் பரவியுள்ள துறைகள் கொண்ட நிறுவனத்துக்கு பொருத்தமானதல்ல. (பிரிவுகள்/கிளைகள்/துறைகள்)

இம்முறை பொருட்களை உபயோகிக்கும் துறைகள் வெவ்வேறு இடத்தில் அமைந்திருக்கும் நிறுவனத்துக்கு பொருந்தாது (உ.ம்) துறைகள் பல நகரங்களில் இருக்கும் பட்சத்தில் இம்முறை பொருந்தாது.

துறைப்படுத்தப்பட்ட கொள்முதலின் நன்மைகள்

கொள்முதலை துறைப்படுத்துவதால் பல நன்மைகள் உண்டு. இதில் நெகிழ்வுத் தன்மை உள்ளதால் தாமதங்கள் தவிர்க்கப்படுகின்றன. ஒரு துறைக்குத் தேவையான சரியான எழுதுப் பொருட்கள் வாங்கப்படுகின்றன. அவர்களுடைய தேவைக்கேற்ப கொள்முதல் வழி சுருக்கப்படுகிறது. நிறுவனங்களுக்கு கொள்முதலை துறைப்படுத்துவது சிறந்த மற்றும் பொருந்தும் முறையாகும்.

துறைப்படுத்தப்பட்ட கொள்முதலின் குறைபாடுகள்

கொள்முதல் துறைப்படுத்துவது சில குறைபாடுகளை கொண்டதாகும். துறைப்படுத்தலால் கொள்முதல் பணியை ஒரு சிறப்புப் பணியாக்குவதற்கு அனுமதிப்பதில்லை. மேலும் மொத்தமாக வாங்குவதால் வரும் நன்மைகளை அனுபவிக்க இயலாது. நடைமுறையில் இரு முறைகளையும் கலந்து சிறந்த முடிவுகளை பெற எப்படி சாத்தியமோ அவ்வாறு செய்யவேண்டும்.

அலுவலகப் பொருட்கள் விநியோகிப்பதை மேலாண்மை செய்தல் சாப்ராவின் கூற்றுப்படி "அலுவலக பொருட்கள் விநியோகிப்பதை மேலாண்மை செய்வது என்பது அலுவலக பொருட்களின் பல்வேறு பணிகளில் தரங்களை நிர்ணயிப்பது, கொள்முதல் செய்வது, தேக்கி வைப்பது, வழங்குவது மற்றும் பொருட்களை கட்டுப்படுத்துவதாகும்”. இந்த வரைவிலக்கணம் அலுவலக பொருட்களின் செயல் எல்லையை மிகைப்படுத்தி கூறுகிறது.

அவையாவன.

பொருட்களை தரப்படுத்துதல் பொருட்களை கொள்முதல் செய்தல் பொருட்களை தேக்கிவைத்தல் பொருட்களை அளித்தல் பொருட்களின் உபயோகத்தை கட்டுப்படுத்தல் பொருட்களைத் தரப்படுத்துதல்

அலுவலகப் பொருட்களை வாங்கும் பொழுது அவை எந்த காரணத்துக்காக வாங்கப்படுகின்றன என்பதை பரிசீலனை செய்தல் வேண்டும். ஒவ்வொரு பொருளுக்கும் தரத்தை நிர்ணயிப்பது அவசியமாகும். தரப்படுத்துதல் என்றால் தேவையையோ அல்லது குறிப்பிட்டவைகளையோ தேவையின் அடிப்படையில் அலுவலகத்துக்கு தரமான பொருட்களை வழங்குவதாகும். மாறும் அலுவலக தேவைக்கும், தொழில்நுட்பத்துக்கும் பொருந்தக் கூடிய வகையில் அவ்வப்பொழுது தரத்தை மாற்றம் செய்யவேண்டும். பொருட்களை தரப்படுத்துதல் மூலமாக கீழ்க்கண்ட பயன்கள் கிடைக்கப்பெறுகின்றன.

அலுவலகத்தின் பல்வேறு பிரிவுகளிலுள்ள சரியான தேவைகளைத் தெரிந்து கொள்ள கொள்முதல் அலுவலருக்கு உதவுகிறது. பல பொருட்களின் தரத்தை சீராக வைத்துக்கொள்ள உதவுகிறது. தரமான பொருட்கள் கொள்முதல் செய்யப்படுவதால் நஷ்டம் தவிர்க்கப்படுகிறது. அதிக கொள்முதலால் பல நன்மைகள் பெறப்படுகின்றன. அலுவலக செயல்பாடுகளின் திறமை அதிகரிக்கப்படுகிறது. பொருட்களை கொள்முதல் செய்தல்

அலுவலக எழுதுப்பொருள் வாங்கும் பணி கொள்முதல் அலுவலர் எனப்படும் பணியாளரோடு மையப்படுத்தப்பட வேண்டும். கொள்முதலுக்கு பின்பற்றப்படும் நடைமுறை, வாங்கப்படும் பொருளின் தேவையை சார்ந்துள்ளது. பொருள்கள் அதிக அளவில் தேவைப்படும் பட்சத்தில் ஒப்பந்தப்புள்ளி முறை பின்பற்றப்படுகிறது. மற்றவைகளுக்கு நேரடி ஆணை விநியோகஸ்தர்களிடம் தரப்படுகிறது.

கொள்முதல் நடைமுறை

கொள்முதல் முறை மையப் படுத்தப்பட்டாலும் துறைப் படுத்தப்பட்டாலும் எழுதுப்பொருட்கள் மற்றும் இதர பொருட்கள் வாங்க ஒரு அறிவியல் நடைமுறை தேவைப்படுகிறது.

எழுதுப்பொருட்களை கொள்முதல் செய்யும் நடைமுறை

1 கொள்முதல் வேண்டுதல்

2. விலைப்புள்ளிகளை வரவேற்றல்

3. விநியோகிப்பாளர்களை தேர்ந்தெடுத்தல்

4. ஆணை அளித்தல்

5. தொடர் நடவடிக்கை

6. பொருட்களைப் பெறுதல்

7. கணக்குகளைப் பராமரித்தல்

8. பொருட்களை தேக்கிவைத்தல்

9. பாதுகாத்தல்

கொள்முதல் தேவை விண்ணப்பம் :

கொள்முதல் விண்ணப்பம் என்பது பொதுவாக ஒரு சம்பிரதாயமான அச்சிடப்பட்ட படிவமே ஆகும். கொள்முதல் துறை இம்மாதிரியான கொள்முதல் வேண்டுதல்களை நிறுவன அமைப்பின் பல துறைகளிலிருந்து பெறுகிறது. கொள்முதல் வேண்டும் விண்ணப்பம் இரு நகல்களில் எழுதப்படுகிறது. அசல் நகல் கொள்முதல் செய்யும் துறைக்கும் மற்றொன்று கொள்முதல் வேண்டுபவரிடம் வைக்கப்படுகிறது.

விலைப்புள்ளிகளை அழைத்தல்

கொள்முதல் வேண்டுதலை பெற்றவுடன் எழுதுப் பொருட்களின் மூலங்களை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். பொதுவாக கொள்முதல் துறை பல விநியோகஸ்தர்களின் பட்டியலை அனைத்து தேவைப்படும் பொருட்களுக்கும் வைத்திருப்பர். நிறுவனத்தின்தன்மை, குறைந்த விலை, நல்ல தரம், துரிதமாகக் கொணர்தல், நம்பகமான அளிப்பு குறிப்பானையின்படி வழங்கப்பட்ட பொருட்கள், இன்ன பிறவற்றை மனதில் கொண்டு விலைப்புள்ளிகள் அழைக்கப்படுகின்றன.

விநியோகஸ்தர்களைத் தேர்ந்தெடுத்தல்

விலைப்புள்ளிகளைப் பெற்ற பிறகு அவை குறிப்பிட்ட நேரத்தில் திறக்கப்பட்டு அவைகளை ஒப்பிடும் பட்டியல் தயாரிக்கப்படுகிறது. விநியோகஸ்த்துக்கான கால அளவுகளும், நிபந்தனைகளும் ஒன்று அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட விநியோகிப்பாளர்களிடம் பேரம் பேசப்படுகிறது. இது விலைப்பட்டியல்களையும், பொருட்களின் மாதிரிகளையும் பரிசோதித்த பின்னரே இப்பணி செய்யப்படுகிறது. இறுதியாக நிறுவனத்துக்கு சாதகமான ஒரு அளிப்பவரே தேர்ந்தெடுக்கப்படுகிறார்.

ஆணை அளித்தல்

விலைப்புள்ளிகளை அளிப்பதற்கான கால அளவை ஒப்பிட்ட பின்னர் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட நிறுவனங்களிடம் அதற்குரிய படிவத்தில் பொருட்களுக்கான பெறுதல் ஆணை அளிக்கப்படுகிறது. அந்த ஆணையில் பல்வேறு பொருட்களுக்கான ஆணை, தேவையான அளவு, ஒத்துக்கொள்ளப்படும் விலை, பணம் செலுத்துவதற்கான கால அளவுகள், ஒப்படைக்கும் முறை மற்றும் ஒப்படைக்கும் தேதி, பொருட்களை பெறுதலுக்கான ஆணை, கொள்முதல் துறையின் அலுவலர் அல்லது அலுவலக மேலாளரால் கையொப்பமிடப்பட வேண்டும்.

பின்தொடர் நடவடிக்கை

பொருட்களை பெறுவதற்கான ஆணை அளிக்கப்பட்ட பின்பு, அதை சரியான வகையில் பின்தொடர்ந்து அளிப்புகளை சரியான நேரத்தில் பெறவேண்டும். பொருட்கள் பெறப்படுவதில் ஒழுங்கீனமோ, தாமதமோ ஏற்பட்டால் விநியோகம் செய்பவருக்கு நினைவூட்டுகள் அனுப்பப்பட வேண்டும். உரிய நேரத்தில் பொருட்களை விநியோகம் செய்யாத விநியோகஸ்தர்களை பட்டியலில் இருந்து நீக்குதல் வேண்டும்.

எழுதுபொருட்களை பெறுதல்

பெரிய நிறுவனங்களில் பொருட்களுடன் அனுப்பீட்டு குறிப்பு மூன்று நகல்களில் வாடிக்கையாளர்களுக்கு தரப்படுகிறது. பொருட்களை பெற்றவுடன் அதற்கு பொறுப்பானவர் பொருட்களை அனுப்பீட்டு குறிப்புடன் ஒப்பிடுகிறார். அதற்குப் பிறகு அதன் ஒரு பிரதியை விநியோகிப்பாளருக்கு திருப்பி அளிக்கிறார்.

கணக்குகளை பராமரித்தல்

கடன் பட்டியல் பொருட்கள் அனுப்பப்படும் பொழுதோ அல்லது ஒன்று அல்லது இரண்டு நாட்களுக்கு பிறகோ அனுப்பப்படும். விலைப்பட்டியல் அனுப்பப்பட்ட பிறகு அவை பொருட்களுடன் சரிபார்க்கப்படும். பட்டியலில் உள்ள குறிப்புகள் பொருட்களோடு சரிப்பார்த்த பின்பு அவை சரியானதாக இருந்தால் அவை பதிவேடுகளின் உரிய பக்கங்களில் பதியப்படுகின்றன. பொருட்கள் திருப்திகரமான நிலையில் இருந்தால் பட்டியல், கொள்முதல் அலுவலரால் கையொப்பமிடப்பட்டு கணக்கியல் துறைக்குப் பிற செயல்பாடுகளைச் செய்ய அனுப்பப்படுகிறது. சில நேரங்களில் சரக்கு கண்காணிப்பாளர் பொருட்களைப் பெற்ற குறிப்பை தயார்செய்து பட்டியல்களை செலுத்துவதற்கு, பதிலாக அனுப்புகிறார்.

சேமித்து வைத்தல்

பொருட்களை சரிப்பார்த்து பதிவேடுகளில் பதிவுகள் செய்த பின்னர், அவை கிடங்குக்கு அனுப்பப்படுகின்றன. சரக்காப்பாளர் பொருட்களை பராமரித்து தேவைப்படும் பொழுது அளிக்கிறார்.

பராமரித்தல்

எழுதுப்பொருட்களையும் மற்ற பொருட்களையும் பராமரிக்க சரக்குத்துறை பல விதங்களையும், முறைகளையும் பின்பற்றி வருகிறது.

அளிப்புகளை தேக்கிவைத்தல்

மையக் கொள்முதல் முறை மூலமாக அலுவலக பொருட்கள் மிகுந்த அளவில் கொள்முதல் செய்யப்படுகின்றன. பொருட்களை தேக்கி வைக்க தகுந்த ஏற்பாடுகள் செய்யப்பட வேண்டும். மையசரக்ககம் மூலமாக பொருட்களை பெறவும், தேக்கி வைக்கவும் மற்றும் அலுவலக பொருட்களை அளிக்கவும் பொறுப்பு அளிக்கப்பட வேண்டும். அறைகள், தொட்டிகள் போன்றவை பலவிதமான அலுவலகப் பொருட்களைத் தேக்கிவைக்குமாறு இருத்தல் வேண்டும்.

பொருட்களை வைக்கும் முறையை அவற்றை கையாளுவதில் உள்ள கடினம், அவற்றை அடிக்கடி உபயோகித்தல், எடுத்துச் செல்லும் அளவு இன்னபிற காரணிகள் தீர்மானிக்கின்றன. ஒவ்வொரு பொருளும் எளிதில் அமைய ஏதுவாகவும், தெளிவான அடையாளத்தினை குறிப்புகள் அல்லது குறியீட்டு எண்கள் பெற்றிருக்கவேண்டும். பொருட்களை எளிதில் கண்டுகொள்ள கீழ்க்காணும் அறிவுரைகள் பின்பற்றப்பட வேண்டும்

அனைத்து ஒரே மாதிரியான பொருட்களும் ஒரே இடத்தில் வைக்கப்படவேண்டும். எழுதுப்பொருட்களை பிரித்து குறியீடு இட வேண்டும். அடிக்கடி கேட்கப்படும் எழுதுப்பொருட்கள் விநியோக இடத்துக்கு அருகேயுள்ள அலமாரியில் வைக்கப்படவேண்டும். அதிக எடையுள்ள எழுதுப் பொருட்கள் கொண்ட பொட்டலங்கள் கீழ் அலமாரியில் வைக்கப்படவேண்டும். அதிக விலையுள்ள பொருட்களுக்கு அதிகளவு பாதுகாப்பு வழங்கப்பட வேண்டும். சரக்ககத்திலுள்ள அனைத்துப் பொருட்களுக்கும் சுட்டகராதி தயார் செய்யப்பட்டு அவை இருக்கும் இடமும் குறிக்கப்பட வேண்டும். அனைத்து பெறுதல்களும் அளிப்புகளும் தொட்டி அட்டைகளில் பதியப்பட வேண்டும். தொட்டி அட்டை பெட்டகம்

அதிக சரக்கிருப்பு அல்லது குறைந்த சரக்கிருப்பை தவிர்த்தல் வேண்டும். ஆதலால் சரியான பதிவுகளை தொட்டி அட்டைகள் மூலமாக பராமரிக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு விதமான பொருளுக்கும் ஒரு தொட்டி அட்டை பராமரிக்கப்பட வேண்டும். தொட்டி அட்டையை வாங்கும் பொருளின் அளவுக்கு பற்று வைத்து பின்னர் அப்பொருட்களை பல துறைகளுக்கு வழங்கும் அளவுக்கு வரவு வைக்க வேண்டும். ஒவ்வொரு முறை பொருட்களை பெறும் பொழுதும், அளிக்கும் பொழுதும் மீதம் உள்ள பொருட்களின் அளவு குறிக்கப்பட வேண்டும். அப்பொழுதுதான் மீதம் உள்ள பொருட்களின் அளவை எப்பொழுது வேண்டுமானாலும் பார்த்துக் கொள்ளலாம். அட்டைகளில் பதிவுகள் ஏற்றப்பட்டு சரக்காப்பாளரால் வைக்கப்படுகிறது. தொட்டி அட்டைக்கும், பொருட்களின் அளவுக்கும் ஏதாவது வித்தியாசம் இருப்பின் அவரே அதற்கு பொறுப்பாவார். இதனால் இரண்டுக்கும் எந்த வேறுபாடும் இருத்தல் கூடாது. மற்றும் அவைகளின் மீதிகள் சமமாக இருத்தல் வேண்டும். தொட்டி அட்டைகளில் சரியான இடங்களில் பொருட்களின் மிகுதியான அளவு மற்றும் குறைந்த அளவு குறிக்கப்பட்டு இருக்கும்.

எழுதுப் பொருட்களை அளித்தல்

எழுதுப்பொருட்களை தேவைப்பட்டவருக்கு அளிப்பதில் ஒரு முறையான நடைமுறையை ஒவ்வொரு நிறுவனமும் பின்பற்ற வேண்டும். சரக்காளர் பலவகையான பொருட்களை தேவைப்படுபவரின் கேட்பாணையின் அடிப்படையில் வழங்க வேண்டும். ஒவ்வொரு பொருளும் வழங்கப்பட்ட பின்பு தொட்டி அட்டையில் சரக்காளரால் பதிவுகள் செய்யப்படவேண்டும். பொருட்கள் முதலில் வந்தவற்றை முதலில் வெளியேற்றுதல் என்ற அடிப்படையில் வழங்கப்படுகின்றன. அவ்வாறு செய்தால்தான் பொருட்களை பலவிதமான சேதப்படும் வாய்ப்புகளிலிருந்து காத்துக்கொள்ள இயலும்.

எழுதுப்பொருட்களின் தேவையைக் கட்டுப்படுத்தல்

எழுதுப்பொருட்களின் பராமரிப்பையும் உபயோகத்தையும் கட்டுப்படுத்தும் வகையில் கீழ்க்காணும் அறிவுரைகள் பின்பற்றப்பட வேண்டும்.

எழுதுப்பொருட்களை மைய இடத்தில் தேக்கி வைக்க வேண்டும் மற்றும் அதன் கட்டுப்பாட்டை ஒருபொறுப்பான நபரிடம் அளித்தல் வேண்டும். எழுதுப்பொருட்கள் அங்கீகரிக்கப்பட்ட வேண்டுதலின் பெயரில்தான் எழுதுப்பொருட்களை விநியோகிக்கப்பட வேண்டும். எழுதுப் பொருட்களை சரியான முறையில் பயன்படுத்துவதற்கான பொறுப்பை, வேண்டுதல் விண்ணப்பதில் கையெழுத்திட்டவர்மீது வைக்கவேண்டும். விநியோகம் சிறிய அளவுகளில் செய்தல் வேண்டும். கிடங்கில் இருக்கும் பொருட்களுக்கு அவ்வப்பொழுது சரிபார்த்தலை மேற்கொள்ள வேண்டும். எழுதுப் பொருட்கள் மற்றும் இதரவைகளை உபயோகப்படுத்த பணியாளர்களுக்கு பயிற்சியளித்தல் வேண்டும். பல்வேறு பொருட்களை கையாள உரிய ஆலோசனைகள் அளிப்பதன்மூலம் வீணாக்குதல் தடுக்கப்படுகிறது. விநியோகம் செய்யும் பொழுது பொருட்களை அனாவசியமாக உபயோகித்தலைத் தடுக்க பிரிவுவாரியாக விநியோகக் கணக்குகளை வைத்தல் வேண்டும். கிடங்குகளில் எழுதுப்பொருட்களைக் கட்டுப்படுத்தும் முறைகள் எழுதுப்பொருட்களை கிடங்குகளில் கட்டுப்படுத்த பல வழிகள் உள்ளன. அவை

சரக்கு நிலைகளை நிர்ணயம் செய்தல்

பல்வேறு எழுதுப்பொருட்களின் சரக்கு நிலைகளான குறைந்த நிலை, மிகுந்த நிலை, மறு ஆணை நிலை இன்ன பிற முறைகளில் நிர்ணயம் செய்தல் வேண்டும். இந்நிலைகள் முந்தைய அனுபவம், உபயோகிக்கும் அளவு, ஆணைகளையிடுவதற்கு எடுக்கப்படும் நேரம் மற்றும் புதிய விநியோகங்கள் வரத்து இன்ன பிறவற்றின் அடிப்படையில் நிர்ணயம் செய்யப்படல் வேண்டும். எந்த ஒரு பொருளின் அளவும் குறைந்த அளவை மீற அனுமதிப்பதில்லை. மேலும் மறு ஆணை நிலை அடைந்தவுடன் ஒரு புது ஆணை இடப்படுகிறது. இதன் மூலமாக பணியாளர்கள் குறைந்த அளவை அடைய இயலாது. நிலைகளை நிர்ணயம் செய்தவன் மூலம் தேவைக்கதிகமான சரக்குத் தேக்கம் மற்றும் குறைந்தளவு சரக்குத் தேக்கத்தை தவிர்த்து சரக்கு கொள்முதல் செய்ய புதிய ஆணைகளை சரியான நேரத்தில் பிறப்பிக்கவேண்டும்.

இரட்டை தொட்டிமுறை

இரட்டை தொட்டி முறையை பயன்படுத்துவதன் மூலம் சில அளவில் சரக்கினை தேக்கி சரக்கில்லாத நிலையை தவிர்க்கும் முறையாகும். தொட்டி "A வில் விநியோகம் முழுவதும் பயன்படுத்தப்பட்டால் அதற்கு புதியதாக பொருட்கள் வாங்க ஆணை பிறப்பிக்கப்பட வேண்டும். தொட்டி 'B' யில் உள்ள சரக்கு முழுவதுமாக பயன்படுத்தப் படுவதற்கு முன்னால் தொட்டி "A" நிரப்பப்பட வேண்டும். மாறாக மறுஆணை நிலை அளவை குறித்த பதிவு செய்யப்படுவதன் மூலம் சரக்கு குறித்த மறுஆணை நிலை அடைந்தவுடன் புதிய விநியோகத்துக்கு ஆணை பிறப்பிக்க வேண்டும்.

சரக்கெடுத்தல்

மூன்று முறைகளில் சரக்கெடுக்கப்படுகிறது. (அவ்வப்பொழுது, தொடர்ச்சியாக மற்றும் உரிய கால அளவுகளில்) அவ்வப்பொழுது சரக்கெடுத்தல் என்பது பொருட்களை பெறும் பொழுதும், வழங்கும்பொழுதும் எண்ணிக்கை அளவு கணக்கெடுக்கப்படுகிறது. இம்முறை விலை மிகுந்த பொருட்களை பெறும்பொழுதும், கிடங்குகளிலிருந்து விநியோகம் செய்யும் பொழுதும் பின்பற்றப்படுகிறது. தொடர்ச்சியான சரக்கெடுக்கும் முறையில் குறிப்பிட்ட பொருட்கள் எண்ணப்பட்டு தினந்தோறும் சரிப்பார்க்கப்பட்டு முழு சரக்கும் குறிப்பிட்ட காலங்களில் சரிப்பார்க்கப்படுகிறது. குறிப்பிட்ட காலங்களில் சரக்கெடுக்கும் முறை மூலமாக அனைத்துப் பொருட்களில் சரக்கும் சரிப்பார்க்கப்பட்டு நிதியாண்டின் இறுதியில் எண்ணப்படுகிறது. ஒருமுறை அல்லது மூன்று முறைகளையும் சேர்த்து நிறுவனத் தேவைகளுக்கு ஏற்ப உபயோகப்படுத்திக் கொள்ளலாம்.

படிவம்

“ஒரு அலுவலகப்படிவமானது தேவையான செய்திகள் மற்றும் அறிவுரைகளை நிரப்புவதற்கு ஒதுக்கப்படும் இடங்கள் கொண்ட அச்சடிக்கப்பட்ட காகிதமாகும். தகவல் மற்றும் விவரங்கள் தனிப்பட்டவர்களுக்கும் துறை அல்லது நிறுவனத்துக்கு அளிக்கப்பட வேண்டும்’ ஜார்ஜ் ஆர். டெர்ரி யின் வார்த்தைகளில் “படிவமென்பது அச்சடிக்கப்பட்ட தாள்கள் அல்லது அட்டைகளின் பக்கங்கள். இதன் மூலமாக தகவல் பெறப்படுவதோடு, பெறப்படும் தகவல் அதே போல் தேவையானவர்களுக்கும் தரப்படுகிறது.’ இதன் மூலமாக நேரமும், உழைப்பும் ஒவ்வொரு தடவையும் சேமிக்கப்படுவதுடன் அலுவலக படிவங்களில் தகவல் அந்தந்த இடத்துக்கு தகுந்தவாறு அச்சடிக்கப்படுகிறது.

அலுவலகப் பணிக்கு தேவையான படிவங்கள் அலுவலகப் பணிக்கு தேவையான படிவங்கள் வசீகரமற்றதாகவும், பயனுள்ளதாகவும் இருத்தல் வேண்டும். அச்சிடப்பட்ட ஒன்று அல்லது இரு படிவங்களின் மூலமாகத்தான் அலுவலக வாலாயங்கள் மையப்படுத்தப் பட்டுள்ளது. நிறைய படிவங்களை உபயோகப்படுத்துவதன் மூலம் காகிதப் பணி மற்றும் அலுவலக செயல்பாட்டுகளின் அளவு உயர்கிறது. படிவங்களின் சரியான வடிவமைப்புக்கும் உபயோகித்தலுக்கும், திறமையான கட்டுப்படுத்தலுக்கும், சரியான கவனத்தை செலுத்துதல் வேண்டும்.

தேவை

கீழ்க்கண்ட தேவைகளை படிவங்கள் நிறைவேற்றுகின்றன.

எவ்வகையான தகவல் சேமிக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் தகவலளிக்கப்பட வேண்டும் என்பது தெளிவாகிறது. தகவலின் ஒவ்வொரு கூறுக்கும் தேவையான குறித்த இடம் தரப்பட்டு, தகவல்களை உள்ளீடு செய்யவும், பதனப்படுத்தவும் மற்றும் பிற்காலத்தில் பயன்படுத்தவும் உதவுகிறது. தரமான மற்றும் அதே தகவல்களை மறுபடியெடுத்தலின் தேவையை தவிர்ப்பதன் மூலம் உற்சாகமற்ற தன்மை குறைக்கப்படுகிறது. இவை நிறைய படிவங்களை எடுத்தலின் பயனை வசதிப்படுத்தும் நடைமுறைகளை எளிதாக்குகிறது. பதிவேடுகளை கண்டு கொள்ளவும், கோப்பிடுதலை வசதிப்படுத்தவும், பிற்காலத்துக்கு பயனளிக்கவும் உதவுகிறது. பொறுப்புக்களை நிர்ணயம் செய்ய வசதிப்படுத்துகிறது. ஒரே விதமான படிவங்கள் ஒரே மாதிரியான அலுவலகப் பணிக்கு உபயோகப்படுவதால் சீராக்கத்துக்கு உதவி புரிகிறது. எளிதான மற்றும் துரிதமான பிற்கால தேவைக்கு வழிவகுக்கிறது. அலுவலகப் படிவங்களின் நன்மைகள்

அலுவலகப்படிகளின் முக்கியமான நன்மைகள் கீழ்வருமாறு உள்ளன.

அலுவலக நடைமுறைகளை குறைத்தல்

அலுவலக படிவங்கள் அலுவலக நடைமுறைகளை குறைப்பதோடு அலுவலக முறைகளை உருவாக்க உதவுகிறது. வேலைப்பளுவை குறைப்பதோடு அலுவலகப் பணியின் செலவையும் குறைக்கிறது.

நேரத்தை சேமித்தல்

அலவலகப் படிவங்களால் தரமான மற்றும் ஒரே மாதிரியான தகவலை மறுபடியெடுத்தலின் தேவை தவிர்க்கப்படுகிறது. இதன் மூலமாக நேரம் சேமிக்கப்படுகிறது.

தவறுகளின் வாய்ப்புக்களைக் குறைக்கிறது

படிவங்களை கையாளுபவர்களுக்கு எவ்விதமான தகவல் சேகரிக்கப்பட வேண்டும் என்று முன்கூட்டியே தெரிவதால் தவறுகள் மற்றும் தப்பிதங்கள் ஏற்படும் வாய்ப்புக்கள் குறைக்கப்படுகின்றன.

பதிவேடுகளை பராமரித்தல்

படிவங்கள் மூலமாக வியாபார பதிவேடுகளின் கோப்புகள் பராமரிக்கப்படுவதுடன் வருங்கால தேவைக்கு பயன்படுகிறது.

தனிப்பட்ட பொறுப்புக்களை நிர்ணயிக்க உதவுகிறது

பொதுவாக படிவங்களில் தகவல்களை சேகரிப்பவருடைய கையொப்பம் இருப்பதால் தனிப்பட்ட பொறுப்பை நிர்ணயம் செய்ய உதவுகிறது.

திட்டமிடுதலுக்கு வழிவகுக்கிறது

படிவங்கள் பதிவேடுகளை பாதுகாக்க உதவுவதால் அமைப்பின் சரியாக திட்டமிடலுக்கு வழிவகுக்கிறது.

நல்ல மனித உறவுகளை ஏற்படுத்துதல்

பணியாளர்கள் தங்களுடைய பணி, கூலிகள் மற்றும் போனஸ் இன்ன பிறவற்றின் காகித பதிவுகளை கட்டாயமாக வைத்திருப்பதால் அவர்களுடைய நிறுவன நம்பிக்கை உயர்வதோடு, நல்ல மக்கள் தொடர்புக்கு வழிவகுக்கிறது.

அலுவலக செயல்பாடுகளின் செலவுகளைக் குறைக்கிறது

படிவங்கள் மூலமாக மனித மற்றும் இயந்திரப் பணி குறைக்கப்படுவதோடு பணியாளர்களின் திறமையும் வேலை வெளிப்பாடும் அதிகரிக்கிறது. இதனால் படிவங்களின் தேவை அலுவலக செயல்பாடுகளின் செலவை குறைக்கிறது.

தகவல்களை முறையுடன் பதிவு செய்ய இயல்கிறது

படிவங்கள், சரியான மற்றும் தேவையான தகவல்களை தரவும், பதிவுகளை முறையான வகையில் பதியவும் ஒரு உபகரணமாக விளங்குகிறது.

நல்ல வாடிக்கையாளர் வசதி

படிவங்களை பயன்படுத்துவதன் மூலம் வாடிக்கையாளர்களின் பதிவேடுகளை மிகவும் சுலபமாக பராமரிக்க முடிகிறது. இதன் மூலமாக வாடிக்கையாளர்களுக்கு அந்நிறும அமைப்பு நல்ல முறையில் சேவை செய்ய முடிகிறது.

படிவங்களை வடிவமைத்தலின் தத்துவங்கள் படிவங்கள் உரிய முறையில் வடிவமைக்கப்பட்டால்தான் அவைகளின் பயன்பாடு சரியான காரணத்துக்கு பொருந்தும். படிவங்களை வடிவமைக்க கீழ்க்கண்ட தத்துவங்களைக் கடைபிடிக்க வேண்டும்.

பயன்பாட்டுத் தத்துவம்

தேவையிருந்தால் மட்டுமே ஒரு படிவத்தை முன்னேற்றம் செய்ய வேண்டும். படிவத்துக்கான பயன்பாடு சில காரணங்களால் விளைவதாகும். அவை : தகவல்களை முறையாக பதிவு செய்ய வேண்டும், ஒரே தகவலை பல முறை பதிவு செய்வதை தவிர்க்க வேண்டும், செய்த பணிக்கு பொறுப்பை நிர்ணயித்தல்

தரப்படுத்தும் தத்துவம்

படிவங்களை தரப்படுத்துவன் மூலம் செலவு குறைவதோடு குழப்பத்துக்கான வாய்ப்புகள் நீக்கப்படுகின்றன. கீழ்க்கண்டவைகளுக்காக படிவங்களை தரப்படுத்த வேண்டும்.

காகிதத்தின் தரம், அச்சிட வேண்டிய படிகளின் எண்ணிக்கை, தாளின் நிறம், தயாரிக்க வேண்டிய முறை மற்றும் இன்னபிற. மையப்படுத்தும் கட்டுப்பாட்டுத் தத்துவம்

படிவங்களின் வடிவமைப்பு, பயன் மற்றும் படிவங்களைப் புதுப்பித்தல் போன்றவை வடிவமைப்பதற்கு பொறுப்பாக உள்ள செயலாண்மையரால் மையக் கட்டுப்பாடு செய்யப்படும். இது செய்யப்படவில்லை என்றால் புதுப் படிவங்கள் தொடர்ச்சியாக சேர்க்கப்படுவதுடன் பழைய மற்றும் காலாவதியான பயனற்ற படிவங்களும் இருந்து குழப்பத்தை விளைவிக்கும்.

கணிணி முறைகளோடு இணைக்கும் தத்துவம்

படிவங்களை வடிவமைக்கும் பொழுது அவை கணிணி முறைகளோடு பொருந்தும் வண்ணம் வடிவமைக்க வேண்டும். இதனால் தகவல் இருமுறை பதிவு செய்யப்படுவது தவிர்க்கப்படுகிறது.

விவரங்களை எளிதாக உள்ளிடு செய்யும் தத்துவம்

படிவங்களை வடிவமைக்கும் பொழுது அவை எளிதான முறையில் உள்ளே ஏற்றுவதற்கு வசதியாக இருத்தல் வேண்டும்.

பல முறை பயன்படுத்தும் தத்துவம்

ஒரு படிவத்தை ஒரு காரணத்துக்கு மேல் உபயோகப்படுத்தும்படி இருத்தல் வேண்டும். இது படிவங்களை நல்ல முறையில் கட்டுப்படுத்தி அவற்றை தயாரிப்பதிலும், அச்சடிப்பதிலும் சிக்கனத்தைக் கடைப்பிடிக்க உதவுகிறது.

அடையாளம் காணும் தத்துவம்

படிவங்களை எளிதாக அடையாளம் கண்டு கொள்ளும் வகையில் வடிவமைக்க வேண்டும். உதாரணமாக அலுவலக மேலாளர் பல வகையான நிறக் காகிதங்களையும், பல வகையான வண்ண மைகளையும் அந்தந்த பயன்பாட்டுக்கு தகுந்தவாறு படிவங்களை அச்சிடப் பயன்படுத்துகின்றனர்.

படிவங்களை கட்டுப்படுத்துதல் மேலாண்மை கட்டுப்படுத்தலில் படிவங்களைக் கட்டுப்படுத்துவது முக்கியப் பங்கு வகிக்கிறது. இதன் மூலமாக படிவங்களை உருவாக்கும் மற்றும் பதனப்படுத்தும் செலவு குறைக்கப்படுகிறது.

படிவங்களை கட்டுப்படுத்துவதன் முக்கிய நோக்கங்கள்

பலவகை படிவங்களின் தொடர்ச்சியான விநியோகம் நிறுவனத்தின் படிவங்களை சிக்கனமாக பயன்படுத்துதல் அலுவலகப் பணியினை குறைத்தல் படிவங்களின் எண்ணிக்கை பயன்பாட்டைக் குறைத்தல் ஏற்கனவே நிலுவையில் உள்ள படிவங்கள் திருப்திகரமாக இல்லையென்றால் அவற்றை மாற்றம் செய்தல் வேண்டும். தேவைப்படும் பொழுது மறு ஆய்வுசெய்தல் உண்மையான, தேவையுள்ள புதுப்படிவங்களை அறிமுகம் செய்தல் அலுவலக முறைகளுக்குத் தேவையான படிவங்களை தக்க வைத்து அவைகளை உபயோகித்தல் புதுப் படிவங்களை அறிமுகப்படுத்தும் தேவை உள்ளதா என்று ஆய்வு செய்தல் அல்லது பழைய படிவங்களை புதுப்பிக்கவேண்டும். படிவங்களை வடிவமைக்கும் பொழுது உபயோகிக்க பயன்படும் நேரத்தை கட்டாயமாக மதிப்பீடு செய்தல் வேண்டும். உபயோகத்தில் உள்ள அனைத்து வகை படிவங்களையும் மறுஆய்வு அவ்வப்பொழுது செய்வதன்மூலம் அதன் தற்போதைய பயன்பாடு தெளிவாகிறது பொருந்தாத மற்றும் காலாவதியான படிவங்களை அப்புறப்படுத்தி, ஒரே காரணத்துக்காக பயன்படும் பலவிதமான படிவங்களை தொகுத்து உண்மையிலேயே தேவைப்படும் படிவங்களை மட்டும் அறிமுகம் செய்வது. நீண்ட காலமாக உபயோகிக்கப்படாத படிவங்களை அப்பொறுப்பிலுள்ள அலுவலருடைய ஒப்புதல் பெற்றபின் அப்புறப்படுத்த வேண்டும். மேலும் பெற்ற ஒப்புதலை படிவ புத்தகத்தில் 'காலாவதியானது' என்று தேதியுடன் குறிக்கவேண்டும். படிவங்களை கட்டுப்படுத்தும் படிகள் அல்லது நிலைகள் மைய அதிகாரத்தை உருவாக்குதல்

பெரிய நிறுவனங்களில் படிவங்களை கட்டுப்படுத்த மைய அதிகாரத்தை உருவாக்குதல் முதல் படியாகும். படிவங்களைக் கட்டுப்படுத்தும் துறையை உருவாக்கி அதற்கு படிவக் கட்டுப்பாட்டு கண்காணிப்பாளர் பொறுப்பேற்கிறார்.

படிவங்களைக் கட்டுப்படுத்தும் துறையின் முக்கிய பணிகளாவன

புதுப்படிவங்களை அறிமுகம் செய்தல் தற்போதைய படிவங்களை மாற்றம் செய்தல் தேவையற்ற படிவங்களை நீக்குதல் இரண்டோ அல்லது அதற்கு மேலேயுள்ள படிவங்களை தொகுத்தல் படிவங்களின் உள்ளடக்கங்களை தீர்மானித்தல் படிவங்களின் உருவாக்கத்தை வடிவமைத்தல் படிவங்களை சேமித்து வைத்தல் மற்றும் விநியோகித்தல் படிவங்களின் பதிவேட்டை தயாரித்தல்

அலுவலகத்தில் பயன்பாட்டிலுள்ள ஒவ்வொரு படிவங்களின் குறைந்தது இரண்டு படிகளை பதிவேட்டில் ஒட்ட வேண்டும். படிவ பதிவேட்டிலுள்ள அனைத்து படிவங்களின் பட்டியல் அல்லது சுட்டகராதி தயார்செய்தல் வேண்டும்.

அலுவலகத்தின் வாலாயங்களை பட்டியலிடுதல்

படிவங்களின் வடிவமைப்பும் உபயோகமும் அலுவலக நடைமுறைகளுக்கும் வாலாயங்களுக்கும் தொடர்புடையதாகும். எனவே அலுவலக நடைமுறைகளின் பட்டியலை தயாரிப்பது அவசியம்.

படிவங்களை ஆய்வு செய்தல்

படிவங்களை குறிப்பிட்ட கால இடைவெளிகளில் ஆய்வு செய்து அவற்றில் எவற்றை நீக்க வேண்டும் என்று முடிவெடுக்க வேண்டும் அல்லது மற்ற படிவங்களோடு தொகுக்கப்பட வேண்டும் அல்லது புதுப்பிக்க வேண்டும். இந்நிலையில் புதிய படிவங்களுக்கான வேண்டுதல்களோ அல்லது சுழற்றியிலுள்ள படிவங்களை மறுபடி வடிவமைப்பது போன்ற கருத்துக்களை அந்தந்த துறைகளிலிருந்து பெற வேண்டும்.

வடிவமைத்தல் மற்றும் தயாரித்தல்

அலுவலகப் படிவங்களை வடிவமைத்தல் மற்றும் தயாரித்தலில் சிக்கனத்தை கடைப்பிடித்து அலுவலக செயலாற்றலில் திறமையைப் பேண வேண்டும். படிவக் கட்டுப்பாட்டுக் கண்காணிப்பாளர் எந்த வகையில் படிவங்களை அச்சடிக்க வேண்டும் என்பதை தீர்மானிக்கிறார்.

வழக்கொழிவான படிவங்களை நீக்குதல்

படிவங்களை அப்புறப்படுத்துவதற்கு முன்னர் அப்படிவங்களை உபயோகிக்கும் துறையின் தலைவர் எழுத்து மூலமாக அப்படிவம் காலாவதியாகிவிட்டது என்று சான்று தர வேண்டும். அதன்பின் தேவையற்ற படிவங்களை சம்மந்தப்பட்ட அலுவலரின் சரியான ஒப்புதலோடு அப்புறப்படுத்த வேண்டும்.

படிவங்களின் வகைகள் படிவங்களை பொதுவாக இவ்வாறு பகுக்கலாம்.

பணி (அ) செயல் அடிப்படையில் வகைப்படுத்தலாம். (உ.ம்) கொள்முதல் படிவம், விற்பனைப் படிவம், கணக்கீட்டு அல்லது தொடர்பு படிவம். படிவங்களை மேலும் வெளி ஒப்பந்த படிவங்கள் (உ.ம்) ஆணைகள், விலைப்பட்டியல், இன்ன பிற) என்று வகைப்படுத்தலாம். உள் அலுவலக படிவங்கள் (உ.ம்) வேண்டுதல் படிவங்கள், கணக்கீட்டுப் படிவங்கள் மற்றும் அறிக்கை படிவங்கள், இன்னபிற படிவங்கள் ஒரு நகலுள்ள படிவங்களாக இருக்கலாம். (எங்கு உண்மை நகல் மட்டும் தேவைப்படுகிறதோ அங்கு மட்டும் ஒரு நகல் படிவம் பயனில் உள்ளது (உ.ம்) வேலைக்கான விண்ணப்பம்) பல நகல் படிவங்கள் ஒரு எழுத்தை மட்டும் கொண்டதாகும். இதனால் தவறுகள் குறைக்கப்படுவதோடு துறை ஒருங்கிணைப்பை மேம்படுத்தி நேரத்தைக் குறைக்கிறது. படிவங்களை வடிவமைக்கும் பொழுது பரிசீலிக்க வேண்டிய காரணிகள் படிவ வடிவமைத்தலை ஆளும் கோட்பாடுகளில் கூடுதலாக சில காரணிகளையும் படிவம் வடிவமைக்கும் பொழுது மனதில் இருத்திக் கொள்ள வேண்டும்.

தேவைக்கு உகந்தது

படிவங்களை வடிவமைக்கும் பொழுது அவைகள் தேவைக்கு உகந்ததாக உள்ளதா என்று தீர்மானிக்க வேண்டும். ஒரு படிவத்தின் காரணம் அலுவலகப் பணிகளை எளிமைப்படுத்துவதாகும்.

உபயோகிக்க எளிதானது

படிவங்கள் பயன்படுத்த எளிதானவாறு வடிவமைக்கப்பட வேண்டும். அவை கையாலோ அல்லது கருவிகள் / கணிணிகள் மூலமாக பயன்படுத்தப்பட்டாலும் எளிதாக இருத்தல் வேண்டும்.

வடிவம் எளிமையாக இருத்தல் வேண்டும்

உபயோகிப்பவருடைய பணியை எளிமையாக்கி துரிதமாக முடிக்க வழிவகுக்கிறது. எளிமை என்றால் தெளிவான வரிசைத் தலைப்புகள், சிறிய மற்றும் தெளிவான அறிவுரைகள் உபயோகித்தலுக்கும், எண்ணிடுவதற்குத் தகுந்த இடத்தையும் கொடுக்க வேண்டும்.

படிவத்தின் அளவு

படிவம் சரியான அளவில் இருக்க வேண்டும் என்பது அவசியமாகிறது. படிவத்தை உபயோகிக்கும் காரணத்தை முன்னிட்டுத்தான் அதனுடைய அளவு இருக்கும். மற்ற காரணிகளான அகலமான வரிசைகள், உள்ளிடுகளின் விவரம், இன்ன பிற விவரங்கள், படிவத்தின் மேல் பகுதியில் அதற்கென்று விடப்பட்ட பகுதியிலும் கொடுக்கப்பட வேண்டும்.

தலைப்பும் எண்ணும்

ஒவ்வொரு படிவத்துக்கும் தலைப்பு மற்றும் எண் மேலே அச்சிடப்பட வேண்டும். தலைப்பு சிறியதாகவும், எளிமையாகவும் இருத்தல் வேண்டும்.

எழுத்தின் அளவு மற்றும் நடை

படிவங்கள் சரியாக அச்சிடப்பட வேண்டும். எழுத்தின் அளவு மற்றும் நடை அதன் உபயோகத்தைப் பொறுத்திருக்கும். இவை எளிமையாக இருந்தால்தான் படிக்க எளிதாக இருக்கும். மேலும் படிவங்களை அழகாகவும், திருத்தமாகவும் வைத்திருக்க அதிக கவனம் செலுத்தப்பட வேண்டும்.

உகந்த தாள்களை உபயோகித்தல்

தகுந்த தாள்களை உபயோகிப்பதற்கான தேவையுள்ளது. பயன்படுத்தும் காகிதத்தின் வகையை தேர்ந்தெடுக்கும் பொழுது சில காரணிகளன கையாளும் வகை, தேவைப்படும் தோற்றம், படிவத்தை பராமரித்து வைக்கக் கூடிய கால அளவு மற்றும் எழுத, தட்டச்சு செய்ய அல்லது அச்சிட விரும்பும் அச்சு முதலியனவாகும்

துளையிடுதல்

படிவங்களில் சில செயல்பாடுகளான துளையிடுதல், கீறுதல் மற்றும் பிரித்தலை செய்ய வசதி இருத்தல் வேண்டும். ஆதலால் படிவங்களை வடிவமைக்கும் போது சரியான கருத்துருக்கள் கொடுக்கப்பட்டு பின்பற்றச் செய்ய வேண்டும். தாள்களுக்கு துளையிடுவதற்கு கையினால் துளையிடும் துளைப்பானை உபயோகிக்க வேண்டும். அலுவலகத்தில் கீறுதல் (ஸ்கோரிங்) என்பது ஒரு படிவத்தில் புள்ளிகளால் கோடிட்டு அப்படிவத்தை மடிக்கச் செய்வதாகும். (பெர்ஃபொரேஷன்) எளிதாகப் பிரித்தல் என்பது படிவத்தை உபயோகிப்பவர் அதை படிவ புத்தகத்திலிருந்து பூர்த்தி செய்த பிறகு பிரிக்க உதவுவதாகும்.

படிவத்தொகுப்புகள்

நவீன அலுவலகத்தின் நடைமுறை அம்சமானது ஒரு செயல்பாட்டில் பலபடிவங்களை ஒன்று சேர்த்து தட்டச்சு செய்வதாகும். ஆதலால் பலபடிவ தொகுப்புக்களை ஒன்று சேர்ப்பதன்மூலம், பல படிகளை ஒரே எழுத்து முறை மூலம்பூர்த்தி செய்ய வசதிப்படுத்த ஏதுவாக இருத்தல் வேண்டும். படிவங்களை தொகுக்க பல வழிகள் உள்ளன. அவை

தொடர் எழுதுப் பொருள் இது ஒரு உழைப்பை மிச்சப்படுத்தக் கூடிய சாதனமாகும். இதில் விலை பட்டியல்கள் மற்றும் கணக்கிடும் படிவங்கள் தொடர்ச்சியான முறையில் அச்சிடப்பட்டுள்ளன.

தொடர் எழுதுப்பொருள் பின்வரும் வகைகளில் உள்ளது.

உருளை எழுதும் பொருள் தொடர்ச்சியாக உள்ளே மடிக்கப்பட்ட எழுதுப்பொருள் (Continuouslnterfold Stationery) படியெடுக்கும் தாள்களை கொண்ட கட்டுகள் அல்லது உருளைகள் (Carbon backing sheets or rolls) விசிறி மடிப்பு தொடர் எழுதுப்பொருள் (Fanfoldstationery) தொடர் எழுது பொருளின் நன்மைகள்

நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது

தொடர்ச்சி எழுதுப் பொருளை அச்சடிக்க உபயோகிக்கும் பொழுது படியெடுக்கும் தாள்களை உள்ளே வைக்க வேண்டிய பிரச்சினையில்லை மற்றும் அனைத்து படிவங்களும் முறைப்படி அடுக்கப்பட்டு உள்ளனவா என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். இதனால் நேரம் மிச்சமாகிறது.

சீரான மற்றும் சுத்தமான பணி

தொடர்ச்சியான எழுதுப்பொருள் பயன்பாட்டின் மூலமாக சீரான மற்றும் தூய்மையான பணி நடைபெறுகிறது. தொடர்ச்சியான எழுதுப்பொருள் மூலமாக எழுது பொருள் வீணாவது குறைக்கப்படுகிறது. ஏனென்றால் தாள்கள் முன்னதாகவே படியெடுக்கும் தாள்களால் இணைக்கப்பட்டு உள்ளன.

வீணாவதைத் தடுக்கிறது

காகிதங்கள் கார்பன் தாள்களுடன் இணைக்கப்படுவதால் வீணாவது குறைக்கப்படுகிறது.

தொடர் எழுது பொருளின் குறைபாடுகள்

திருத்தங்களை தொடர் எழுதுப் பொருளில் செய்வது மிகவும் கடினம் ஏனென்றால் இவற்றில் பல எண்ணிக்கையிலான படிவங்கள் ஒவ்வொரு தொகுப்பிலும் உள்ளன மற்றும் மிக்க திறமையான தட்டச்சு செய்பவரை நியமித்து அதிக ஊதியத்தை வழங்க வேண்டும். இவை தாள் படியெடுக்கும், தாள்களை உள்ளடக்கிய படிவங்களின் குறைபாடாகும். தொடர்ச்சியான எழுதுப்பொருள் மிகவும் விலை உயர்ந்ததாகும். சில நேரங்களில் கடைசி நகல்மிக்க தெளிவில்லாமல் உள்ளது. உதிரித்தாள் பேரேட்டுமுறை உதிரித்தாள் பேரேடு நீண்டநாள் இருக்கக்கூடிய ஒரு மேலுறையையோ அல்லது ஒரு இணைப்பையோ கொண்டது. இதில் தடித்த பேரேடு பின்புறம் விரிவடையுமாறு உள்ளது மற்றும் பல தாள்களை தாங்கும் வசதியும் இதில் உள்ளது. இதன் இடதுபுறத்தில் அகலமான இடம் விடப்பட்டுள்ளதால் தாள்களை ஒன்றோடொன்று இணைக்க உதவுகிறது. இம்மாதிரியான இணைப்பான்கள் சந்தையில் கிடைக்கின்றன. இதனுடைய சிறப்பு அம்சமானது இப்பேரேட்டை பூட்டும் வசதியுள்ளது ஆதலால் ஒரு தாளை அகற்றவோ அல்லது நுழைக்கவோ செய்ய வேண்டுமானால் அந்த இணைப்பானின் பொருப்பாளரினுடைய உதவி இல்லாமல் செய்ய இயலாது.

ஒவ்வொரு தனி கணக்குக்கும் ஒரு தனித்தாள் ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது. பெரிய கணக்குகளுக்கு பல பக்கங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன. கணக்குகளை எந்த முறையில் வேண்டுமானாலும் அடுக்கவோ மற்றும் எந்த விதத்திலோ அதாவது எழுத்து, எண் மற்றும் இடவாரியாகவும் அடுக்கச் செய்யலாம். துரிதமாக கணக்குகளை பார்வை செய்ய சுட்டகராதியை உபயோகிக்கலாம்.

உதிரித்தாள் பேரேட்டு முறையின் நன்மைகள்

காலமான மற்றும் முடிவுற்ற கணக்குகளை எப்பொழுது வேண்டுமானாலும் அகற்றி நடைமுறை கணக்குகளை மட்டுமே வைத்தல். உதிரித்தாள் பேரேடு தொடர்ச்சியாகவும், நிரந்தரமாகவும் இருப்பதால் புதிய பேரேடுகளை ஒவ்வொரு ஆண்டு தொடக்கத்தில் ஆரம்பிக்க வேண்டிய தேவையில்லை. புதிய தாள்களை சேர்ப்பதும் காலாவதியான கணக்குகளை அகற்றுவதும் எக்காரணத்தைக் கொண்டும் பேரேட்டின் வரிசையை பாதிப்பதில்லை. கணக்குகளை சரிப்பார்க்கும் பொழுது பேரேட்டை பல பேருக்கு பகிர்ந்து கொடுப்பதன் மூலம் அதனுடைய மீதிகள் துரிதமாக கணக்கிடப்படுகின்றன. இது இணைக்கப்பட்ட பேரேட்டில் சாத்தியமற்றதாகிவிடுகிறது. மாற்று இணைப்பான் பழைய பதிவுகளை வைக்கவும் மற்றும் நடப்பு பேரேட்டின் வரிசைக் கிரமமாக இருப்பதால் மொத்த காலத்துக்கும் ஒரு தொடர்ச்சியான கணக்குப் பதிவேடு கிடைக்கிறது. இது மொத்த பேரேட்டில் சாத்தியப்படாத ஒன்று ஏனெனில் இதில் கணக்கின் முழுமையான பதிவேட்டை பார்க்க விரும்பினால் பல பேரேடுகளை புரட்ட வேண்டியிருக்கும் மற்றும் பதிவுகள் பல தனிப்பக்கங்களில் பரவியிருக்கும். உதிரித்தாள் பேரேட்டு முறையின் குறைபாடுகள்

தாள்கள் காணாமல் போகலாம் அல்லது காரணமில்லாமல் தொலைந்து போகலாம். இதனால் கணக்குகளை மீண்டும் பல புத்தகங்களில் இருந்து மறுபடியும் எழுத வேண்டிய கட்டாயம் ஏற்படுகிறது. தாள்கள் வேண்டுமென்றே சேதப்படுத்தப்படலாம் அல்லது ஒரு தவறை செய்யவோ அல்லது ஏற்கனவே செய்த தவறை மறைக்கவோ தாள்களை மாற்றி வைக்கலாம். பணிசார்ந்த இதர பொருட்களின் தேவையும் உள்ளது. இவை அலுவலக விநியோகங்கள் என்று அழைக்கப்படுகின்றன. பல வகையான மற்றும் தரமான பொருட்கள் அவ்வப்பொழுது தேவைப்படுகின்றன. அலுவலக எழுதுப்பொருள் மற்றும் அளிப்புகளை கட்டுப்படுத்தும் தேவை. எழுதுப்பொருட்களை தேர்ந்தெடுக்கும் பொழுது பரிசீலிக்க வேண்டிய காரணிகள் அளிப்புகளின் மூலங்களைக் கண்டுப்பிடித்தல், குறைந்த விலையில் விரும்பிய தரத்தில் கொள்முதல், சரியான அளவில் சரியான நேரத்தில் கொள்முதல் செய்தல் ஆதாரம்: தேசிய திறந்த நிலைப்பள்ளி நிறுவனம்